Zo werkt SharePoint
SharePoint is een platform van Microsoft dat je kunt gebruiken om documenten centraal op te slaan, te bewerken en te delen. Zie het als een soort van (kennis)bibliotheek of intranet. Het is volledig geïntegreerd met Office 365.
Nice to know: als je ook gebruik maakt van Teams, dan werkt SharePoint daar naadloos mee samen. Dat wil zeggen dat voor het onderdeel documenten in Teams, gebruik wordt gemaakt van SharePoint. Je kunt vanuit Teams dus ook bestanden openen in SharePoint en andersom ook.
In dit blog hebben we een aantal praktische tips voor je op een rij gezet.
Een bestand delen
- Selecteer het bestand dat je wilt delen door het cirkelpictogram voor de bestandsnaam aan te klikken/vinken
- Klik dan op het delen icoontje:
- Nu krijg je de mogelijkheid om een mail te sturen met de link naar het document. Je kunt er ook een kort bericht voor de ontvanger in typen.
Het delen opheffen
Heb je een document gedeeld met bijvoorbeeld externen en wil je dat op een later moment weer opheffen?
- Selecteer dan het bestand door het cirkelpictogram voor de naam van het bestand te selecteren. Klik op de 3 puntjes
- Kies dan voor ‘toegang beheren’
- Als je niet alle opties kunt zien, dan klik je nog een keer op de 3 puntjes, achter de gedeelde link
- Klik op het kruisje achter de naam van de persoon om het delen te stoppen
Een melding aan je team sturen
Als je een nieuwe bestand in een SharePoint bibliotheek zet dan kan je je team daarvan ook op de hoogte brengen. Dat doe je zo:
- Voeg het bestand toe.
- Er verschijnt een melding in het scherm met de mogelijkheid om het te melden aan een team
- Klik op de link “Uw team een melding sturen”
- Volg de stappen en dan krijgen de geadresseerden vervolgens een (e-mail)bericht met een melding dat er een nieuw document beschikbaar is. Er zit ook meteen een link bij naar het betreffende bestand.
Een document uitchecken
Als je even als enige in een document wilt werken, bijvoorbeeld omdat je onderweg bent (en dus misschien ook even offline aan het werk bent), dan is het verstandig om in SharePoint het document even uit te checken. Dat doe je door op de 3 puntjes te klikken en vervolgens de drukken op “Meer” en dan op “Uitchecken”. Zo voorkom je dat er toch 2 verschillende versies van een document in omloop zijn.
Heb jij nog meer handige SharePoint tips?
Deel ze via het formulier onder dit artikel!
Je input wordt gewaardeerd!
Bron: wikipedia, Microsoft
Recente reacties op artikelen