Bestuurssecretaresse (m/v) – 36 uur p/w Amstelveen

Als secretaresse ben je de extra ogen, oren en handen van het bestuur en ontzorg je de bestuurder volledig. Op het ene moment ben je nog bezig met het voorbereiden of afhandelen van de stukken voor een vergadering, op het volgende moment bewaak je de agenda van de bestuurder of beantwoord je de diverse telefoontjes of organiseer je een vergadering of een bijeenkomst. Die mix van verantwoordelijkheden en taken maken deze functie interessant én afwisselend.

Hoe druk het ook is, jouw professionele houding zorgt ervoor dat je vriendelijk blijft. Kwaliteit is voor jou belangrijk. Je denkt actief mee met de bestuurder, zoekt naar oplossingen voor problemen en zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes georganiseerd is. Hoofd- en bijzaken kun je goed onderscheiden, net zoals het stellen van prioriteiten. Je beschikt over de nodige organisatie sensitiviteit en weet wanneer en hoe je moet reageren. Natuurlijk ga je integer om met vertrouwelijke informatie.

Dit is het werk

• Je voert zelfstandig complex agendabeheer (veel ad-hoc) en zorgt ervoor dat stukken voor afspraken beschikbaar en geordend zijn. Je weet creatieve oplossing in de agenda te vinden en daarbij vind je de juiste balans tussen afspraken die prioriteit hebben en tijdsbesteding van de bestuurder.
• Je bewaakt het email-verkeer van de bestuurder, prioriteert deze en handelt deze zoveel mogelijk zelfstandig af.
• Je registreert, verdeelt en archiveert de ingekomen post en verwerkt en archiveert de uitgaande post.
• Je beheert een digitaal systeem voor papierloos vergaderen voor Raad van Bestuur en Managementteam en Raad van Commissarissen.
• Je organiseert en bereidt vergaderingen voor (zoals ondersteuning bij de agendavoorbereiding), waaronder de vergaderingen van Raad van Commissarissen, Raad van Bestuur/Managementteam en het Landelijk Huurdersplatform.
  je registreert, verzorgt de afhandeling van en archiveert besluiten van de diverse overleggen.
• Je organiseert ook (meerdaagse) bijeenkomsten. Daarbij ondersteun je ook bij het opstellen en/of aanpassen van presentaties in bijvoorbeeld PowerPoint.
• Je signaleert mogelijkheden tot verbetering in de werkmethoden binnen het secretariaat en de (administratieve) organisatie.

Wat we je bieden

Een stabiele baan in een dynamische organisatie, waarbij je effect hebt op het wooncomfort van 60.000 mensen: die vind je alleen bij Woonzorg Nederland. We hebben een goed arbeidsvoorwaardenpakket, met oog voor werken, gezondheid en privé:

• een bruto maandsalaris van minimaal € 3.357, – en maximaal € 4.098, – o.b.v. 36 uur (schaal H volgens Cao Woondiensten);
• de mogelijkheid om 36 uur in vier dagen te werken;
• in eerste instantie een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar;
• ruimte voor persoonlijke groei door aantrekkelijke opleidingsmogelijkheden;
• tijd- en plaatsonafhankelijk werken;
• bijdrage sport en bewegen;
• reiskostenvergoeding/ thuiswerkvergoeding;
• een goede pensioenregeling;
• een open cultuur waarin ieders unieke kwaliteit en persoonlijkheid worden omarmd.

Wie we zoeken voor deze functie

• Hbo werk- en denkniveau; een secretariële opleiding of bureaumanagement en ervaring op dit niveau
• Goede kennis en beheersing van de Nederlandse taal
• Digitaal vaardig (o.a. Office 365, Teams, iBabs, Valid Sign, hybride vergaderfaciliteiten, relatiebestanden beheer)
• Flexibiliteit; omdat je goed moet kunnen schakelen tussen de verschillende taken
• Prioriteiten stellen; omdat je er tegen kunt dat je planning omgegooid wordt, omdat iets anders meer prioriteit krijgt
• Een dienstverlenende houding en communicatieve vaardigheden. Je bent in staat om, zowel in- als extern, op verschillende niveaus, mondeling en digitaal, op de goede toon te communiceren
  Collegiaal, samen met je collega’s zorg je ervoor dat het secretariaat optimaal het bestuur en MT ondersteunt

Waar je gaat werken

Woonzorg Nederland is de grootste landelijke woningcorporatie voor senioren en mensen met een zorgvraag. We dragen zorg voor bijna 60.000 mensen in 29.000 zelfstandige huurwoningen en 15.000 eenheden in verpleeghuizen. Seniorenhuisvesting is een van de grootste uitdagingen van de komende jaren. Woonzorg Nederland is expert op dit gebied. We ontwikkelen aantrekkelijke woonvormen voor senioren. We gaan uit van vitaliteit en gezondheid en zoeken continu naar nieuwe oplossingen die bijdragen aan langer zelfstandig wonen en het beperken van het beroep op de schaarse zorg. Die handschoen pakken we samen met (zorg-)partners op. Het vraagt inzicht, overtuiging, enthousiasme en creativiteit. De maatschappij is toe aan nieuwe oplossingen en wij willen daar een belangrijke rol in spelen.

Jij gaat aan de slag in het team Secretariaat. Je werkt samen met vier andere enthousiaste collega’s die het bestuur en het Managementteam ondersteunen. Binnen het team verzorg jij de ondersteuning van de bestuursvoorzitter van Woonzorg Nederland bij al zijn activiteiten en vervang je elkaar daar waar nodig.

Wil je solliciteren?

Ben je enthousiast om meteen te solliciteren? Upload dan hier je CV met motivatie.

Meer informatie

Nog vragen voordat je solliciteert? Kris Spionjak, bestuurssecretaris, geeft graag antwoord op je vragen via 06-51799419

De vacature is zowel intern als extern geplaatst. Bij gelijke geschiktheid genieten interne kandidaten voorrang.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld