Executive Assistant CFO (RvB)
Site Unica, exclusief via Kiem Select
Kiem Select is per direct op zoek naar een executive assistant voor de CFO van de Unica Groep, die als centrale figuur en drijvende kracht voor dit lid van de Raad van Bestuur werkzaam is. Jouw doel is om hem effectief en efficiënt zijn werk te kunnen laten doen d.m.v. een scherpe blik en proactieve werkhouding. Jouw werkgeluk ligt in het optimaal ondersteunen van anderen, zodat zij hun werk goed kunnen doen.
Unica is een van de grootste technische dienstverleners in Nederland, die altijd in ontwikkeling is en snel groeit. Groeien en dicht bij elkaar blijven is hierbij essentieel. De Raad van Bestuur bestaat uit een CEO, CFO en COO. Hier komen alle lijnen van de bedrijven en aandeelhouders samen. Dit maakt het tot een dynamische werkomgeving met veel interne en externe contacten/stakeholders. De communicatie (schriftelijk en mondeling) met aandeelhouders verloopt in het Engels, dus goede kennis en beheersing van deze taal is onontbeerlijk.
Elk lid van de RvB heeft een eigen executive assistant. Binnen dit secretariaatsteam wordt hecht samengewerkt, maar je bent zelfstandig in jouw functioneren. Elkaar bij afwezigheid vervangen of bijspringen als de werkdruk hierom vraagt, is een vanzelfsprekendheid.
Als executive assistant van de CFO moet je up-to-date zijn in jouw vak. Door zijn brede portefeuille bekleed je een centrale positie binnen het secretariaat. De CFO is als lid van de RvB tevens verantwoordelijk voor Business Services (Finance, IT, HRM, Legal, Inkoop etc). Jouw scope is daarmee breed en gevarieerd. Kwalitatief hoogwaardige ondersteuning verlenen is voor jou vanzelfsprekend. Organiseren, plannen en structureren van werkzaamheden verricht je met de nodige souplesse zodat alles op rolletjes loop, waarbij effectiviteit de rode draad vormt. Daarnaast is het evident voor jou dat je integer en discreet werkt en handelt. Organisatiesensitief en -verbindend ben je de ogen en oren van de CFO en zijn vertrouwenspersoon.
Waar houd jij je dagelijks mee bezig?
- Je ondersteunt en ontzorgt de CFO en werkt zelfstandig op hoog niveau. Dit doe je op zowel inhoudelijk als organisatorisch vlak, ingeplande werkzaamheden en bij ad hoc opdrachten/projecten. Regelmatig werkoverleg met de CFO is hierbij een must met daarnaast elkaar up-to-date houden over de gang van zaken buiten deze overleggen om.
- Je biedt ondersteuning bij het organiseren, voorbereiden (en evt. notuleren) van diverse vergaderingen en overleggen zoals bijv. voor RvC-vergaderingen in overleg met General Counsel en tevens speel je een rol bij de autorisatie van grote aanbestedingen en investeringen door de CFO.
- Standaard secretariële zaken zoals eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten, agendabeheer, e-mailafhandeling, opstellen en beheren van (vertrouwelijke) documenten en correspondentie, telefoonafhandeling, geregistreerde gegevens up-to-date houden, organisatie bijeenkomsten (bijv. m.b.t. Business Services), waarbij jij een centrale rol vervult (van voorbereiden van agenda t/m eventuele persoonlijke aanwezigheid).
- Meelezen en anticiperen op e-mail van de CFO en fungeren als sparringpartner met je eigen inbreng. En tevens controle en meelezen van verschillende juridische en bancaire documenten.
Welke talenten breng je hiervoor mee?
- Zelfstandig denken, werken en handelen, punctueel.
- Proactief met een gezonde helicopterview om het overzicht te behouden en te bewaken.
- Integer, discreet en gevoel voor (politieke) verhoudingen.
- Het is geen uitdaging voor je om onder werkdruk de complexiteit van jouw taken uit te voeren en te beheersen.
- Flexibiliteit in denken en doen binnen de samenwerkingen die je aangaat m.b.t. het werken voor en met de bestuurder (works both ways).
- Een goed gevoel voor humor.
- Open en eerlijk kunnen samenwerken met daarbij het talent om goed (direct) te kunnen communiceren.
Wat is er nodig aan gewenste kennis en werkervaring?
- Een (secretariële) hbo-vakopleiding.
- Up-to-date kennis van Office365; Teams, Word, Outlook, Excel, PowerPoint, etc.
- Uitstekende kennis van de Nederlandse én Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
- Minimaal 5 jaar werkervaring in een soortgelijke functie.
Wat biedt het financiële plaatje en arbeidsvoorwaarden?
- Salaris is marktconform.
- Hybride werken in overleg vanwege de werklast van de CFO (bijv. 4 dagen werken, 1 dag thuis).
- Vakantie: 25 vakantiedagen en 13 ADV-dagen (parttime na rato).
- Pensioen via het Pensioenfonds Metaal waarbij de werkgever 2/3 van jouw premie betaalt.
- Ontwikkelings- en doorgroeimogelijkheden. Toegang tot een breed scala aan opleidingen en cursussen. De werkgever biedt ruime doorgroeimogelijkheden waarbij graag invulling wordt gegeven aan persoonlijke ambities.
NB:
- Voor aanname door de opdrachtgever vindt een strenge screening plaats.
- Unica heeft deze werving- en selectieprocedure uitbesteed aan Kiem Select. Mocht je zelf willen solliciteren, dan wordt jouw cv direct naar Kiem Select doorgestuurd.
- Stuur daarom jouw cv maar ook een Engelstalige motivatie naar info@kiemselect.nl als je mee wilt doen aan de werving- en selectieprocedure.
Om te solliciteren op deze vacature stuur je je sollicitatie naar info@kiemselect.nl
Volg ons