Managementassistent, team Handel

Managementassistent, team Handel
32 tot en met 36 uur

Als managementondersteuner (managementassistent) van team Handel ondersteun en ontzorg je het managementteam (MT) door het verrichten van coördinerende en secretariële werkzaamheden.

Je bent verantwoordelijk voor het agendabeheer, plant vergaderingen, bijeenkomsten en persoonlijke afspraken met in- en externe contacten, handelt e-mailberichten af en je bent een vraagbaak op alle fronten voor alle medewerkers van het team. Tevens assisteer je de teamvoorzitter met het verzamelen en maken van managementinformatie. Je bent de ogen en oren van de teamvoorzitter zodat zij kan inspelen op de behoefte van het team.

Je stelt prioriteiten door verzoeken om een afspraak in te schatten op de urgentie, de gevoeligheid en het belang daarvan. Het gaat erom dat jij de schaarse tijd van de leidinggevenden zo efficiënt mogelijk organiseert en hen voor de voorbereiding van deze afspraken attendeert op de te ondernemen acties. Het betreffen qua inhoud en belang verschillende onderwerpen over managementinformatie en de medewerkers van het team. Sommige onderwerpen hebben een vertrouwelijk karakter. De wijze waarop je in contact treedt met collega’s en externe relaties is belangrijk voor het imago van het team en daarmee de rechtbank Den Haag.

Voor de vergaderingen verzamel je de stukken, stel je de agenda op en zorg je ervoor dat de leden van de vergadering de stukken ontvangen. Je notuleert vergaderingen en je stelt actie- en besluitenlijsten op. Je bewaakt de voortgang van de uitvoering van de acties. Als je merkt dat de voortgang stagneert, neem je initiatief om anderen daarop te attenderen of kom je met voorstellen voor een oplossing.

Hiërarchisch gezien rapporteer je aan de teamvoorzitter en heb je een directe functionele relatie met de MT-leden. Je werkt nauw samen met je collega managementondersteuner bij team Handel.

Rechtbank Den Haag en team Handel

De rechtbank Den Haag beslecht geschillen, berecht strafbare feiten en houdt toezicht op kwetsbare organisaties en personen. Er werken 220 rechters bij de rechtbank. Zij worden bijgestaan door ruim 700 medewerkers die of administratief, juridisch of op het gebied van bedrijfsvoering ondersteuning bieden bij het rechtspreken.

Team Handel bestaat uit de secties bodem, intellectuele eigendom, kort geding en administratie. Het team heeft ruim 100 medewerkers.

Wat we je bieden

Een functie vol mogelijkheden om je kennis verder uit te breiden en je persoonlijke ontwikkeling te stimuleren. Onze arbeidsvoorwaarden zijn uitstekend geregeld volgens de CAO Rijk:

• Een salaris in schaal 7 (minimaal € 2.734,10 en maximaal € 3.529,72 op basis van 36 uur per week);
• Verlof van 144 vakantie-uren bij een werkweek van 36 uur;
• Een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd (bovenwettelijke vakantie-uren en eventuele leeftijdsuren). Met dit keuzebudget kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen;
• Pensioenopbouw volgens het ABP;
• Goede regelingen voor ouderschapsverlof, studiefaciliteiten en vergoeding woon-werkverkeer;
• Vergoedingen conform de CAO Rijk voor het inrichten van je thuiswerkplek of verduurzaming van je woning.

Wat we van je vragen

Je bent proactief, flexibel, stressbestendig en accuraat, kortom een positief en daadkrachtige persoon die rustig blijft en overzicht houdt over de vele onderwerpen en daaruit volgende acties. Met je vriendelijke en duidelijke communicatie zorg je ervoor dat alles op rolletjes verloopt. Je kunt goed plannen en organiseren. Je bent service- en klantgericht. Integriteit en discretie staan bij jou hoog in het vaandel. Je hebt verder:

• mbo werk- en denkniveau 4;
• Een afgeronde secretariële opleiding;
• Aantal jaren werkervaring als managementondersteuner;
• Ervaring met het werken met MS Office met name Word, Excel en Outlook;
• Aantoonbare ervaring in notuleren en in agendabeheer;
• Goede typevaardigheid en cijfermatig inzicht;
• Affiniteit met civiel recht;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.

Interesse?

Ben je gemotiveerd en enthousiast over het bovenstaande, dan nodigen we je uit om je interesse kenbaar te maken. Solliciteer via de button. Dit kan tot en met 17 mei 2024. Je brief richt je aan mevrouw mr. M. Dam, teamvoorzitter.

Heb je eerst nog inhoudelijke vragen? Stel je vraag dan aan de teamvoorzitter via telefoonnummer 06 13 92 59 78.
Vragen over de sollicitatieprocedure kan je stellen via wervingenselectie.rb.denhaag@rechtspraak.nl.

Let op: sollicitaties via genoemde e-mailadressen worden niet in behandeling genomen.

Bijzonderheden:

• Heb je geen vaste arbeidsovereenkomst bij het Rijk, dan wordt in eerste instantie een tijdelijke dienstbetrekking geboden voor één jaar, met uitzicht op een vaste arbeidsovereenkomst.
• De selectiegesprekken vinden plaats op 28 mei 2024. Indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek, dan ontvang je deze via de e-mail, kort voor de gespreksdatum. Controleer hiervoor eventueel je SPAM-box.
• Een assessment en/of een taaltoets kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure.
• De vacature wordt zowel in- als extern opengesteld.
• Voor een uitgebreide beschrijving van de taken wordt verwezen naar het bijbehorende functieprofiel van managementondersteuner (schaal 07) zoals dit is beschreven in het functiegebouw Rijk.
• Ben je een verplicht Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat (VWNW)? Geef dit dan duidelijk aan bovenaan je brief. Wij ontvangen graag een bewijsstuk van je VWNW-status, bijvoorbeeld een besluit. Alleen dan kunnen we je sollicitatie in behandeling nemen. Verder informatie over VWNW.
• Indien een VWNW-kandidaat heeft gereageerd dan vindt eerst het gesprek met de VWNW-kandidaat plaats voordat we verder gaan met de reguliere gesprekken. We verzoeken je hiermee rekening te houden.
• Wij verzoeken je uitsluitend te reageren, indien je aan de gestelde functie-, opleidings- en ervaringseisen voldoet.
  Online screening, bijvoorbeeld via zoekmachines en ‘social networks’, kan onderdeel zijn van het selectieproces.
• We streven ernaar de organisatie een afspiegeling te laten zijn van de maatschappij, waarin iedereen de tijd en ruimte krijgt zich te ontwikkelen.
• We vragen je altijd een Verklaring Omtrent Gedrag te overhandigen bij indiensttreding.

Binnen de Rechtspraak weten we heel goed zelf onze kandidaten te bereiken. We reageren daarom ook niet op acquisitie of aanbiedingen van bureaus of tussenpersonen. Doorplaatsing en/of overname van deze vacature is niet toegestaan. De Rechtspraak besteedt nadrukkelijk aandacht aan divers en veelzijdig samengestelde teams.