Hoe AI je helpt om procedures sneller en slimmer te maken

Administratieve procedures zijn belangrijk, maar ze voelen vaak als iets wat je later wel een keer doet. Tussen alle mails, meetings en ad-hoc vragen door is het moeilijk om tijd te vinden om processen goed vast te leggen. En zodra je echt begint, duikt ineens dat stemmetje op dat alles perfect moet zijn. AI-tools kunnen juist hier enorm helpen. Ze maken het vastleggen van procedures en het documenteren van administratieve processen veel eenvoudiger.

Gelukkig hoeft het allemaal niet meer zo tijdrovend te zijn. Met AI en moderne apps kun je procedures sneller, duidelijker en overzichtelijker opbouwen. Niet omdat AI jouw werk overneemt, maar omdat het je helpt om te starten, te ordenen en structuur aan te brengen. Zo wordt documenteren een stuk minder gedoe.

Waarom procedures maken met AI je tijd gaat besparen

Een procedure schrijven kost even tijd, maar daarna levert het vooral rust op. Dit zijn de belangrijkste voordelen:

• minder fouten of misverstanden
• minder herhaalvragen aan jouw bureau
• sneller inwerken van nieuwe collega’s
• één duidelijke manier van werken voor het hele team
• minder dingen die alleen jij in je hoofd hebt zitten

Zeker in ondersteunende functies, waar jij vaak de vraagbaak bent, geeft dat enorm veel lucht.

1. Ideeën snel vastleggen: gewoon beginnen (mag rommelig zijn)

De grootste drempel bij procedures schrijven is de gedachte dat het meteen compleet moet zijn. Terwijl een procedure vaak begint met een losse schets. AI en spraakfuncties maken dat begin een stuk makkelijker. Je kunt:

• dicteren in Word of OneNote
• spraak-naar-tekst op je telefoon gebruiken
• korte memo’s inspreken

Het hoeft niet mooi te zijn, als je maar begint. Zeker bij administratieve processen waarbij snelheid belangrijk is.

Voorbeeld: Je loopt van de ene naar de andere meeting en dicteert: “Stappen voor verlof aanvragen: formulier openen, afdeling kiezen, ter goedkeuring versturen.” Later laat je AI hier een nette procedure van maken. Binnen een minuut heb je een basis.

2. Documenteren terwijl je werkt

Sommige procedures leg je het makkelijkst vast door te laten zien wat je doet, vooral bij digitale processen. Dat kan bijvoorbeeld zo:

• je scherm opnemen met Loom
• ShareX of Movavi gebruiken voor gratis schermopnames of screenshots
• Annotaties en screenshots maken tijdens het proces
• Teamstranscripties downloaden
• AI-transcriptietools zoals Otter.ai gebruiken

Zo leg je een proces vast terwijl je toch al bezig bent. Ideaal voor procedures die je stap voor stap wilt documenteren.

Voorbeeld:
Je moet een procedure maken voor het bestellen van kantoorartikelen. In plaats van achteraf een handleiding te typen, start je Loom, ShareX of ScreenRec, doorloopt het bestelproces zoals je altijd doet en vertelt kort wat je ziet en waarom je klikt. De opname vormt de basis en AI zet jouw uitleg later om in een duidelijk stappenplan met screenshots.

3. Van ruwe notities naar een heldere procedure

AI is bijzonder sterk in structuur aanbrengen in rommelige input. Of je nu losse gedachten, notities of transcripties hebt: AI zet ze om in een duidelijk document. Met tools zoals ChatGPT, Copilot of Gemini kun je:

• checklists laten maken
• stappenplannen laten opstellen
• sjablonen genereren
• tekst laten herschrijven
• ruwe input laten structureren

Voorbeeld:
Je geeft AI drie punten/stappen over onboarding. AI maakt er een gestructureerde checklist van die jij alleen nog hoeft te verfijnen.

Let op: altijd een menselijke check doen. Jij kent de praktijk van jouw organisatie.

4. Maak procedures visueel

Niet iedereen verwerkt informatie op dezelfde manier. Een procedure wordt vaak veel duidelijker wanneer je beeld toevoegt. Denk aan:

• screenshots met pijltjes of notities
• stroomschema’s via Lucidchart, Miro of MindMeister
• automatisch gegenereerde handleidingen via Scribe
• korte instructievideo’s in Loom of PowerPoint

Voorbeeld:
Bij het indienen van declaraties kun je een flowchart gebruiken om te laten zien welke kosten wel of niet gedeclareerd mogen worden en welke goedkeuring nodig is. Met een korte video laat je zien hoe je een bon uploadt en indient in het systeem. Zo weet iedereen precies welke stappen ze moeten volgen.

5. Vindbaarheid is alles: kies één centrale plek

Een procedure is pas nuttig als iedereen hem kan vinden. Kies daarom één vaste plek voor je documentatie, zoals Microsoft Teams, SharePoint of OneNote of Google Drive. Zorg dat dit de enige plek is waar procedures worden opgeslagen. Geen losse mappen, bijlagen in mailtjes of verouderde versies op laptops.

Hoe AI hierbij helpt:
AI helpt je vooral bij het terugvinden van de juiste versie. Via Copilot in Microsoft 365 kun je zoeken in SharePoint, Teams en OneDrive zonder zelf te klikken. Je typt bijvoorbeeld: “Zoek de nieuwste declaratieprocedure” of “Laat alle documenten zien over onboarding.” Copilot vindt de juiste bestanden, ziet waar nog dubbele of oude versies staan en geeft overzicht. Dit maakt het vastleggen én terugvinden van procedures veel efficiënter.

Tip: vermijd het rondsturen van pdf’s. Die raken kwijt en verouderen snel.

6. Procedures makkelijk up-to-date houden

Je hoeft procedures niet steeds helemaal opnieuw te schrijven. Kleine updates zijn vaak genoeg, zeker met AI. AI helpt je om tekst te moderniseren, verouderde stappen te herkennen, instructies te verduidelijken en inconsistenties op te sporen. Zo blijft je documentatie actueel zonder dat het veel tijd kost.

AI maakt procedures niet perfect, maar wel veel makkelijker

AI vervangt jou niet. Jij weet hoe processen lopen en waar collega’s soms vastlopen. Maar AI haalt wel de grootste drempels weg: het lege scherm, het opstarten en het netjes opschrijven. Met AI worden procedures niet alleen sneller gemaakt, maar vooral begrijpelijker, toegankelijker en makkelijker bij te houden voor jou en je team.

Wil je nog meer ideeën om je werk slimmer en overzichtelijker te organiseren? In Slimmer werken begint met een goed systeem vind je ook nog praktische tips die hierbij aansluiten.