Project charter: wat is het eigenlijk en wanneer heb je het nodig?

Een project begint vaak met veel energie. Er is een idee, er wordt een planning genoemd en iedereen wil graag aan de slag. Maar al snel komen de eerste vragen. Wat is nu precies het doel? Wie doet wat? En wanneer vinden we dat het project is geslaagd? Als die basis niet duidelijk is, ontstaan er al snel misverstanden. Extra overleggen, losse mailtjes en onduidelijkheid over verwachtingen. Een project charter, ook wel project starter genoemd, helpt om dat te voorkomen.

In dit artikel lees je wat een project charter is, wanneer je het gebruikt en vooral wat jij als secretaresse hiermee kunt. Praktisch, herkenbaar en direct toepasbaar.

Wat bedoelen we hier met een project charter?

De term project charter wordt op verschillende manieren gebruikt. In methodes zoals Lean of Six Sigma is het vaak een uitgebreid document met analyses, meetbare doelen en financiële onderbouwing. Dat past vooral bij grote verander- of verbetertrajecten met veel stakeholders.

Hier kiezen we bewust voor een praktische project starter: een overzichtelijk startdocument dat helpt om projecten helder te laten beginnen, zonder extra projectmanagementlagen of uitgebreide analyses.

Wat is een project charter (of project starter)?

Een project charter is een kort en overzichtelijk document waarin je de belangrijkste afspraken van een project vastlegt. Het geeft richting en zorgt dat iedereen vanaf het begin hetzelfde beeld heeft.

In de praktijk gebruik je het als houvast. Je legt vast waarom het project wordt gestart, wat het doel is, wie betrokken zijn en wat er wel en niet binnen het project valt. Zo voorkom je dat iedereen vanuit eigen aannames aan de slag gaat.

Je kunt het zien als een compacte samenvatting van het project. Iets wat je er makkelijk even bij pakt als iemand vraagt hoe het project ook alweer bedoeld was.

Wanneer heb je een project starter / charter nodig?

Je hoeft echt niet te wachten tot een project groot of ingewikkeld wordt. Juist bij kleinere trajecten werkt een project starter heel prettig. Denk aan de invoering van een nieuwe tool, een interne verbetering of verandering, een communicatie- of marketingactie, een HR-project of een samenwerking met een externe partij.

Zodra meerdere mensen betrokken zijn en je afspraken moet maken over doelen, rollen en planning, is een project starter eigenlijk al handig.

Wat zet je in het document?

Een project charter hoeft geen uitgebreid document te zijn. Eén of twee pagina’s is vaak al voldoende. Het gaat vooral om heldere afspraken aan de voorkant. Dit zijn de onderdelen die je vrijwel altijd opneemt:

1. Doel van het project
Wat willen we bereiken met dit project? Formuleer dit zo concreet mogelijk, in gewone taal.

2. Aanleiding
Waarom is dit project gestart? Wat is de vraag of het probleem dat opgelost moet worden?

3. Scope: wat hoort erbij en wat niet
Wat valt binnen het project en wat juist niet? Dit voorkomt dat het project onderweg steeds groter wordt.

4. Betrokkenen en rollen
Wie zijn betrokken en wie doet wat? Denk aan de projectleider, het projectteam en de besluitvormer(s).

5. Globale planning
Geen detailplanning, maar wel richting. Wat zijn belangrijke momenten en wanneer verwachten we afronding?

6. Randvoorwaarden en afspraken
Alles wat belangrijk is om het project goed te laten verlopen, zoals beschikbare tijd, budget, communicatie-afspraken en afhankelijkheden.

Het doel van deze onderdelen is niet om alles dicht te timmeren, maar om verwachtingen helder te maken en rust te creëren bij de start van het project.

De rol van de secretaresse

De inhoudelijke verantwoordelijkheid van een project ligt bij de projectleider. Jij zorgt ervoor dat de project starter duidelijk, compleet en overzichtelijk wordt vastgelegd. Op basis van de input van de projectleider werk je het document uit en breng je structuur aan.

Tijdens startoverleggen gebruik je de project starter als houvast. Ontbreekt er nog informatie? Zijn afspraken concreet genoeg? En is voor iedereen duidelijk wat de volgende stap is? Door dit meteen vast te leggen, help je het project georganiseerd van start te gaan.

Praktische tips om een project charter te maken

Houd het document kort en overzichtelijk. Gebruik duidelijke, gewone taal en check of alle betrokkenen hetzelfde beeld hebben. Zorg voor één definitieve versie en deel die actief met het team, zodat de project starter ook echt wordt gebruikt.

Wil je een project starter niet alleen in tekst vastleggen, maar ook overzichtelijk en visueel opzetten? Dan zijn deze tools heel logisch om te gebruiken als secretaresse:

1. Trello
Werkt met borden, kolommen en kaarten en is ideaal voor overzicht in doelen, scope, rollen en planning.
Lees meer over Trello

2. Miro
Een digitaal whiteboard voor startoverleggen en brainstorms, handig om samen structuur aan te brengen.

3. Canva
Ideaal om een project starter netjes en professioneel vorm te geven en te delen als pdf of document. Wil je weten hoe Canva werkt? Lees dan ook het artikel: Zo start je met Canva

Voorbeeld van een project starter (project charter)

Waarom een goede projectstart het verschil maakt

Een duidelijke projectstart zorgt voor rust. Iedereen weet waar het project over gaat, wat de verwachtingen zijn en wie waarvoor verantwoordelijk is. Dat voorkomt losse vragen, extra overleggen en onduidelijkheid onderweg.

Juist daar maak jij als secretaresse het verschil. Door afspraken scherp vast te leggen en overzicht te creëren, help je het project vanaf het begin in de juiste richting. Niet door meer te doen, maar door slimmer te organiseren.