Competenties voor goed projectmanagement

Projectmanagement wordt vaak geassocieerd met grote projecten, strakke planningen en vaste rollen. Toch zitten veel van de bijbehorende vaardigheden juist verstopt in ondersteunend werk. Niet in theorie, maar gewoon in de dagelijkse praktijk. Overzicht houden, schakelen tussen mensen, deadlines bewaken en zorgen dat afspraken worden nagekomen: het zijn allemaal vaardigheden die daar een vaste plek in hebben.

Binnen projectmanagement worden deze vaardigheden vaak gebundeld onder de noemer projectmanagement competentie. Het gaat daarbij niet om een functietitel, maar om het vermogen om werkzaamheden gestructureerd te organiseren en te sturen. In de praktijk bestaat dit uit meerdere competenties voor goed projectmanagement, die verrassend goed aansluiten bij ondersteunend werk.

Welke competenties horen bij goed projectmanagement?

Goed projectmanagement draait niet om één losse vaardigheid. Het gaat om een combinatie van competenties die samen zorgen voor structuur, voortgang en overzicht. In vacatures en functieprofielen zie je dit vaak terug als projectmanagement competentie, maar daaronder vallen in werkelijkheid meerdere concrete vaardigheden.

Het gaat niet om vaste methodes of modellen, maar om hoe je je werk organiseert, keuzes maakt en afstemt met anderen.

De belangrijkste competenties voor goed projectmanagement

1️⃣ Plannen en prioriteren

Plannen gaat niet alleen over agenda’s vullen, maar vooral over keuzes maken. Wat vraagt nu aandacht en wat kan later? In ondersteunend werk zie je dit terug in het slim indelen van werkzaamheden, het bewaken van deadlines en het helpen stellen van realistische prioriteiten.

2️⃣ Overzicht en structuur aanbrengen

Zonder overzicht raakt werk versnipperd. Structuur aanbrengen is daarom één van de belangrijkste projectmanagement competenties. Denk aan het bijhouden van actielijsten, het ordenen van informatie en weten wat de stand van zaken is. Juist in een omgeving waar veel tegelijk speelt, zorgt dit voor rust.

3️⃣ Communicatie en afstemming

Projectmanagement draait voor een groot deel om afstemming. Met collega’s, managers en andere betrokkenen. In ondersteunend werk betekent dit helder communiceren, afspraken verduidelijken en zorgen dat informatie op de juiste plek terechtkomt.

4️⃣ Voortgang en deadlines bewaken

Een belangrijke competentie voor goed projectmanagement is het bewaken van voortgang. Niet door te controleren, maar door tijdig te signaleren. Acties opvolgen, herinneringen sturen en aangeven wanneer iets dreigt te schuiven, voorkomt onnodige stress en last-minute werk.

5️⃣ Signaleren van risico’s en knelpunten

Goed projectmanagement betekent ook vooruitkijken. Waar kan het vastlopen? Wat vraagt extra aandacht? In ondersteunend werk gebeurt dit vaak automatisch: je ziet dat een planning te krap wordt of merkt dat informatie ontbreekt. Door dit op tijd te benoemen, help je het werk vooruit.

6️⃣ Verwachtingen managen

Misschien wel de meest onderschatte projectmanagement competentie. Verwachtingen managen gaat over duidelijkheid creëren. Wat is haalbaar, wat niet, en wanneer kan iemand iets verwachten? Door hier scherp op te zijn, voorkom je misverstanden en teleurstellingen.

Waarom deze competenties zo goed passen bij ondersteunend werk

Ondersteunend werk verloopt zelden volgens een vaste lijn. Agenda’s veranderen, prioriteiten verschuiven en omstandigheden vragen om bijsturing. Juist in die dynamiek komen competenties voor goed projectmanagement goed tot hun recht.

Als secretaresse of support professional werk je vaak aan meerdere trajecten tegelijk, met verschillende belangen en verwachtingen. Projectmatig werken helpt om overzicht te houden en rust te bewaren, zonder dat je daarvoor een aparte rol of titel nodig hebt.

Hoe versterk je deze competenties in je dagelijkse werk?

Het versterken van competenties voor goed projectmanagement hoeft niet te betekenen dat je méér gaat doen. Het zit vooral in bewuster werken en duidelijker handelen in wat je al doet.

1. Maak expliciet wat je nu vaak automatisch doet

Veel projectmanagement competenties gebruik je al zonder erbij stil te staan. Door ze bewust te benoemen, ga je er gerichter mee werken.

Bijvoorbeeld:

• je houdt actielijsten bij
• je bewaakt deadlines
• je stemt af tussen verschillende mensen
• je signaleert wanneer iets dreigt vast te lopen

Sta af en toe stil bij vragen als:

• Wat bewaak ik hier eigenlijk?
• Welke keuzes maak ik in prioriteiten?
• Waar stuur ik op bij?

Alleen al deze bewustwording versterkt je professionele houding.

2. Werk met duidelijke en actuele actielijsten

Een actielijst is meer dan een geheugensteuntje. Het is een hulpmiddel om overzicht en regie te houden.

Let daarbij op:

• wie waarvoor verantwoordelijk is
• wat de deadline is
• wat de actuele status is

Door acties concreet vast te leggen, maak je voortgang zichtbaar en voorkom je dat werk blijft liggen.

3. Maak afspraken concreet en check ze

Een belangrijke projectmanagement competentie is verwachtingen managen. Dat begint bij heldere afspraken.

In plaats van:
“Dat pakken we later wel op”

kun je bijvoorbeeld zeggen:
“Zullen we dit volgende week oppakken? Ik zet het alvast op de actielijst.”

Door afspraken te concretiseren, creëer je duidelijkheid en rust.

4. Benoem knelpunten op tijd

Projectmatig werken betekent ook vooruitdenken. Zie je dat iets niet haalbaar wordt of dreigt te vertragen? Benoem dat dan zo vroeg mogelijk.

Bijvoorbeeld:

• “Als dit deze week niet lukt, schuift ook de rest van de planning.”
• “Ik merk dat er nu te veel tegelijk loopt. Zullen we de prioriteiten bijstellen?”

Dit laat zien dat je meedenkt en voorkomt stress achteraf.

5. Reflecteer kort en praktisch

Je hoeft geen uitgebreide evaluaties te doen. Een korte terugblik helpt al.

Stel jezelf bijvoorbeeld af en toe deze vragen:

• Wat liep soepel?
• Waar ging het mis?
• Wat zou ik de volgende keer anders aanpakken?

Zo ontwikkel je je projectmanagement competenties stap voor stap, zonder extra druk.

6. Maak je rol en bijdrage zichtbaar

Tot slot: laat ook zien wat je doet. Niet om jezelf op de borst te kloppen, maar om duidelijk te maken waar je waarde zit.

Dat kan door:

• in gesprekken met je manager te benoemen hoe je overzicht bewaakt
• je werkzaamheden concreter te beschrijven
• projectmatige taken expliciet te noemen op je cv of LinkedIn

Zo wordt zichtbaar dat je niet alleen ondersteunt, maar ook structuur, voortgang en regie brengt.

Projectmatig werken zit vaak al in je werk

Projectmanagement klinkt soms als iets groots, maar in ondersteunend werk zit het juist in de kleine momenten. De mail die jij wél even doorzet. De afspraak die jij wél concreet maakt. De deadline die jij wél op tijd signaleert. Dat is regie. Niet omdat je overal de leiding over hebt, maar omdat je structuur brengt waar het anders vaag blijft. En precies daarin schuilt jouw kracht: je zorgt dat werk vooruitgaat, ook als niemand dat expliciet zo noemt.