Slim plannen is niet voorspellen, maar betere beslissingen nemen

Wie in een ondersteunende rol werkt, weet het maar al te goed: plannen is vaak topsport. Je kunt nog zo’n strakke agenda maken, maar in de praktijk loopt het bijna altijd anders. Een vergadering die uitloopt, een manager die een onverwachte afspraak tussendoor krijgt of een collega die ziek uitvalt. Plannen gaat dus niet over de toekomst voorspellen, want dat lukt niemand, maar over slim plannen en betere keuzes maken. En precies daar kun jij als secretaresse of managementondersteuner echt het verschil maken.

Goed plannen betekent dat je vooruitkijkt, maar ook dat je slim omgaat met ad-hoc zaken, prioriteiten en de middelen die je hebt. Met een paar simpele stappen en door slim te plannen, maak je het jezelf én je manager een stuk makkelijker.

Vijf manieren om betere keuzes te maken

Benieuwd hoe je dat in de praktijk aanpakt? Hieronder vind je vijf manieren die je direct kunt toepassen om slimmer te plannen en betere keuzes te maken in je werk.

1. Zorg altijd voor een plan B (en C)

Een planning die in beton gegoten is? Werkt zelden. Flexibiliteit is je grootste kracht. Stel jezelf bij elke afspraak de vraag: wat als dit niet lukt of anders loopt?

• Kan de vergadering ook online doorgaan als iemand niet op kantoor is?
• Kun je de afspraak verschuiven zonder dat alles in elkaar stort?
• Wie kan er inspringen als je manager ineens niet kan?

Als jij alternatieven klaar hebt liggen, houd je de regie, ook als de dag anders loopt dan gepland. Dat geeft niet alleen jou rust, maar ook je manager.

2. Maak keuzes samen met duidelijke afspraken

Er komt elke dag meer werk voorbij dan je in je planning kwijt kunt. Daarom is het handig om samen met je manager afspraken te maken over wat wél en niet voorrang krijgt. Zo voorkom je dat alles ineens een spoedje lijkt.

Handige vragen die je daarbij kunt stellen:

• Wat levert dit project of deze afspraak op?
• Moet dit echt vandaag, of kan het ook later?
• Wat gebeurt er als we dit uitstellen?

Door dit kort te bespreken, maak je meteen duidelijk waarom je iets wel of niet oppakt. Noteer het eventueel in Teams of in de agenda, zodat iedereen dezelfde verwachtingen heeft.

3. Stel prioriteiten en houd het overzicht

Een volle agenda lijkt misschien productief, maar vaak betekent het vooral drukte zonder focus. Jij helpt je manager juist door te filteren wat echt belangrijk is.

Handige manieren om dat te doen:

• Kies aan het begin van de week de drie belangrijkste punten waar de focus op moet liggen.
• Gebruik de agenda ook als focuslijst, niet alleen om tijden in te vullen.
• Durf “nee” te zeggen of taken door te schuiven als er simpelweg geen ruimte is.

Zo breng je rust en overzicht. Met slim plannen zorg je dat je manager zijn energie besteedt aan de zaken die er echt toe doen, in plaats van overal een beetje aandacht aan te geven.

4. Check dingen vooraf en voorkom gedoe

Plannen gaat niet alleen over alles in de agenda zetten, maar ook over vooruitdenken. Organiseer je een event of vergadering? Check dan van tevoren even of alles werkt: de locatie, de techniek en bijvoorbeeld de catering.

Werk daarnaast met een simpele checklist. Daarmee zie je snel of je iets vergeten bent en voorkom je stress op het laatste moment. En loopt er toch iets mis? Dan kun je sneller schakelen omdat je de mogelijke risico’s al in je achterhoofd had.

5. Communiceer duidelijk en stem verwachtingen af

Een planning werkt pas als iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Vaak gaat het mis doordat afspraken vaag zijn of omdat mensen iets anders aannemen dan jij bedoelde.

Zo houd je het helder:

• Bevestig afspraken altijd kort zwart-op-wit, bijvoorbeeld via mail of Teams.
• Check af en toe of iedereen nog hetzelfde beeld heeft, zeker bij projecten die langer lopen.
• Wees eerlijk over wat haalbaar is: past het niet in de planning, zeg dat dan meteen.

Met duidelijke communicatie en slim plannen voorkom je misverstanden en last-minute stress. Jij zorgt dat iedereen weet waar hij of zij aan toe is – en dat maakt jou de schakel die alles bij elkaar houdt.

Plannen is lef hebben

Plannen draait niet om voorspellen. Het draait om slim kiezen, flexibel blijven en durven filteren. Hoe onzekerder de situatie, hoe belangrijker jouw rol als ondersteuner wordt.

Uiteindelijk gaat het er niet om dat alles perfect loopt, maar dat je kunt schakelen als het anders gaat dan verwacht. En daar ben jij vaak de spil in.

Tip om meteen mee te nemen: blok elke week een kwartiertje om de agenda en prioriteiten te checken. Vraag jezelf: waar zitten de risico’s en welke alternatieven hebben we? Zo’n klein moment van reflectie kan je later een hoop stress besparen.