Slimmer werken begint met een goed systeem

Iedereen wil graag efficiënter werken, maar in de dagelijkse hectiek is dat makkelijker gezegd dan gedaan. Je bent de hele dag bezig met mails, afspraken en ad-hoc vragen, en aan het eind van de dag voelt het alsof je vooral hebt gereageerd in plaats van gestuurd. Een goed systeem of vaste werkwijze kan dat veranderen. Met drie simpele hulpmiddelen, zoals formulieren, sjablonen en checklists, breng je structuur in je werk en houd je meer rust en overzicht.

Waarom een vaste werkwijze werkt

Een systeem is niets anders dan een slimme manier van werken die je helpt om herhaalde taken sneller en op dezelfde manier te doen. Het voorkomt dat je telkens opnieuw moet nadenken over de volgorde of de aanpak. Bovendien geeft het rust: je weet wat er moet gebeuren, wat al klaar is en wat nog aandacht vraagt.

Voor ons secretaresses is dat onmisbaar. Veel taken keren elke week terug, zoals vergaderingen, rapportages, facturen of personeelszaken. Door vaste formats en stappen te gebruiken, werk je slimmer, niet harder.

Formulieren: je houvast bij terugkerende informatie

Formulieren geven structuur aan informatie die je regelmatig verzamelt of doorgeeft. Ze zorgen ervoor dat je niets vergeet en dat iedereen dezelfde gegevens aanlevert.

Praktische voorbeelden:

• Aanvraagformulier: voor bijvoorbeeld vergaderruimtes, IT-middelen of visitekaartjes. Zo weet iedereen precies wat nodig is en voorkom je onvolledige aanvragen.
• Declaratieformulier: handig om reiskosten of kleine uitgaven op een vaste manier te registreren.
• Verlof- of ziekmeldformulier: zodat alle meldingen eenduidig en compleet binnenkomen.
• Evaluatieformulier: na een evenement of training, om ervaringen en verbeterpunten te verzamelen.
• Actiepuntenformulier: om besluiten en opvolging uit vergaderingen overzichtelijk bij te houden.

Slimme tip: gebruik Microsoft Forms of een gedeeld OneNote-notitieblok om formulieren digitaal beschikbaar te maken. Zo staat alles centraal en up-to-date.

Sjablonen: sneller werken met een professioneel resultaat

Een sjabloon is een document dat je één keer goed opzet en daarna steeds opnieuw gebruikt. Dat scheelt tijd, voorkomt fouten en zorgt voor een eenduidige, verzorgde uitstraling.

Praktische voorbeelden:

• Maak een vaste vergaderagenda
  Gebruik een standaardagenda met vaste rubrieken zoals voortgang, actiepunten en nieuwe onderwerpen. Zo hoeft niemand zich af te vragen waar we zijn in de bespreking en blijft elk overleg kort en gestructureerd.
• Notulen-sjabloon
  Maak een template met vaste kopjes voor datum, aanwezigen, besluiten en actiepunten. Zo hoef je niet elke keer opnieuw te bedenken hoe je de notulen opbouwt, je vult alleen nog de inhoud in.
• E-mailtemplates of Snelle stappen in Outlook
  Werk je met terugkerende e-mails? Dan kun je kiezen uit twee handige opties:
  • Een e-mailtemplate gebruik je voor standaardberichten, zoals een herinnering of bevestiging.
  • Een Snelle stap automatiseert de handeling eromheen, zoals het doorsturen van berichten of het openen van een nieuwe mail met vaste ontvanger of onderwerp.
    Gebruik ze apart of samen: het template zorgt voor de inhoud, de Snelle stap voor de snelheid.

Checklists: kleine stappen, groot overzicht

Een checklist lijkt eenvoudig, maar het is een van de meest effectieve hulpmiddelen om grip te houden op je werk. Je vergeet niets, werkt elke keer op dezelfde manier en kunt snel inspringen als iemand anders de taak overneemt.

Praktische voorbeelden:

• Voorbereiding van een overleg: van ruimte boeken tot agenda rondsturen en stukken verzamelen, één vaste lijst voorkomt stress op het laatste moment.
• Onboarding van nieuwe medewerkers: noteer alle stappen, van laptop en toegangspas tot welkomstmail. Zo weet je zeker dat alles geregeld is vóór hun eerste werkdag.
• Maandelijkse controles of rapportages: gebruik een checklist voor terugkerende deadlines, zodat je niets vergeet in drukke weken.

Tip: Maak je checklists in OneNote of Microsoft To Do. Je kunt ze delen met collega’s en eenvoudig afvinken.

Digitale systemen: grip op tijd en informatie

Naast formulieren, sjablonen en checklists helpen digitale systemen je om orde te houden in alle informatie en deadlines die door je handen gaan. Een goed ingericht systeem voorkomt dat belangrijke taken over het hoofd worden gezien.

Praktische voorbeelden:

• Herinneringssysteem: stel automatische meldingen in voor terugkerende deadlines, zoals maandrapportages of kwartaaloverzichten. Zo blijf je op tijd, ook als je agenda volloopt.
• Archiefsysteem: werk met vaste regels over waar je documenten opslaat, hoe je ze benoemt en wanneer je ze opruimt. Dat maakt terugzoeken makkelijker en houdt je digitale omgeving overzichtelijk.

Een systeem is geen doel op zich

Formulieren, sjablonen en checklists zijn handige hulpmiddelen om slimmer te werken, maar ze nemen het denken niet van je over. Jij bepaalt wat belangrijk is, waar de prioriteiten liggen en hoe je het werk wilt aanpakken. Deze systemen helpen je alleen om dat op een gestructureerde manier te doen. Ze geven overzicht, zorgen voor rust en maken het makkelijker om afspraken na te komen en taken op tijd af te ronden. Door vaste werkwijzen te combineren met jouw inzicht en ervaring, ontstaat een manier van werken die echt bij jou past. Zo maak je niet alleen je werkdag overzichtelijker, maar ook een stuk aangenamer.