Effectief notuleren: zo pak je het slim aan

Notuleren… voor de een gaat het vanzelf, voor de ander is het elke keer weer een uitdaging. Toch is het een van de belangrijkste taken in een vergadering: jij legt vast wat er besloten is, wie welke actie oppakt en zorgt dat er later geen misverstanden ontstaan. Maar hoe zorg je dat jouw verslag niet te lang of te ingewikkeld wordt, en dat iedereen er écht iets aan heeft? Het geheim zit in effectief notuleren: goed voorbereiden, slim werken tijdens de vergadering en direct afronden daarna.

Hoe begin je met effectief notuleren?

Effectief notuleren begint al ruim vóórdat de vergadering start. Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat je tijdens het overleg beter kunt luisteren en sneller de kern kunt vastleggen. In dit artikel nemen we je mee door de drie fases van notuleren: voor, tijdens en na de vergadering.

Voor de vergadering

Stap 1: Blijf je vaardigheden ontwikkelen

Goed notuleren is een vaardigheid die je met de tijd steeds verder kunt aanscherpen. Hoe meer ervaring je opdoet en hoe vaker je feedback vraagt, hoe beter je wordt.

• Volg een korte training of workshop om nieuwe technieken te leren.
• Oefen door een nieuwsartikel in drie kernpunten samen te vatten.
• Vraag feedback van je manager: “Helpt dit verslag jou bij het opvolgen van acties, of mis je iets?”
• Wissel tips uit met collega’s die ook regelmatig notuleren.

Zo hou je je vaardigheden actueel en merk je dat effectief notuleren steeds makkelijker en sneller gaat.

Stap 2: Bereid je slim voor

Een beetje voorwerk bespaart je tijdens de vergadering veel stress.

• Check de agenda en bedenk per punt wat het doel is: informeren, besluiten of brainstormen?
• Vraag de voorzitter: “Wat verwacht je van punt 3 op de agenda: alleen een update of ook een besluit?”
• Denk alvast na welke onderdelen je in je verslag wilt opnemen (bijvoorbeeld: besluiten, acties en mededelingen).
• Maak een ruwe opzet zodat je straks tijdens de vergadering alleen nog hoeft in te vullen.

Met zo’n voorbereiding weet je vooraf waar je extra goed moet opletten en waar je sneller doorheen kunt.

Stap 3: Maak je voorbereiding makkelijker met slimme hulpmiddelen

Slimme hulpmiddelen zorgen ervoor dat je niet vanaf nul hoeft te beginnen. Ze geven structuur en besparen tijd.

• Sjablonen gebruiken: werk met een vast format in Word of OneNote waarin de standaardonderdelen al klaarstaan. Vul de agendapunten alvast in vóór de vergadering, zodat je tijdens het overleg alleen nog hoeft aan te vullen wat er is besproken, besloten en afgesproken.
• Acties bijhouden: gebruik Excel of een gedeelde takenlijst (bijv. Planner of To Do) waarin je acties koppelt aan namen en deadlines.
• Direct delen: werk in OneNote of Teams zodat collega’s tijdens de vergadering kunnen meekijken of aanvullen.
• AI slim inzetten: gebruik ChatGPT of Copilot niet als notuleerder, maar als redacteur. Typ per agendapunt drie korte zinnen (kern van de discussie, besluit, actie + naam) en vraag AI daarna via deze prompt:
  • “Maak van deze drie korte zinnen goedlopende notulen met de kern van de discussie, het besluit en de actie. Zorg dat de namen van de verantwoordelijken erin blijven staan.”

Zo maak jij het jezelf een stuk makkelijker en houd je ook de regie over wat er wel en niet in het verslag komt.

Tijdens de vergadering

Stap 4: Effectief notuleren tijdens de vergadering

Zo luister en schrijf je tegelijk

Effectief notuleren draait vooral om goed luisteren en filteren.

• Noteer besluiten en acties, niet het hele gesprek.
• Schrijf steekwoorden in plaats van complete zinnen.
• Moet je details vastleggen? Zet je opname-app aan en luister later terug.

Voorbeeld: in plaats van te schrijven “Peter vertelde dat hij misschien contact opneemt met leverancier X omdat de levertijd mogelijk langer wordt”, noteer je:
Actie: Peter checkt levertijd leverancier X (volgende week terugkoppelen).

Stap 5: Houd structuur in je aantekeningen

Zorg dat je notities meteen logisch zijn.

• Gebruik bullets en witruimte voor overzicht.
• Zet bij elke actie een naam en deadline.
• Splits besluiten en discussiepunten.

Voorbeeld:

• Besluit: nieuwe huisstijl wordt ingevoerd vanaf januari.
• Actie: Marieke stuurt ontwerpvoorstellen rond (uiterlijk 15 november).

Stap 6: Gebruik een vast format voor je notulen

Notulen zijn het duidelijkst als je steeds dezelfde indeling gebruikt. Een veelgebruikte en praktische manier is werken met een verslag op onderwerp. Daarbij volg je de agenda van de vergadering en noteer je per punt wat er is besproken, besloten en afgesproken.

Voorbeeld notulen (verslag op onderwerp)

Vergadering: Bestuur X
Datum: ……
Locatie: Vergaderruimte B

Aanwezig: voorzitter, penningmeester, secretaris, leden A, B en C
Afwezig: lid D (met kennisgeving), lid E (zonder kennisgeving)

1. Opening en vaststellen agenda

De voorzitter opent de vergadering om 10.00 uur en heet iedereen welkom.

2. Notulen vorige vergadering (datum)

Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld.

Naar aanleiding van

Punt 3: de offerte van leverancier Y is ontvangen, wordt besproken in de volgende vergadering.
Punt 5: het interne communicatieplan is inmiddels gedeeld met alle afdelingen.

3. Actielijst

Actie 12 (evaluatie training): besloten dat HR een korte enquête onder deelnemers uitzet.
Actie 15 (nieuw intranet): IT maakt voor eind maart een planning voor de uitrol.

4. Ingekomen post

Uitnodiging netwerkbijeenkomst branchevereniging
Aankondiging landelijke actieweek

5. Mededelingen

De secretaris meldt dat de nieuwe medewerker voor de afdeling X volgende maand start en aansluit bij het overleg.

6. Project X

Besloten dat er een externe adviseur wordt benaderd voor een voorstel.
Actie: lid A maakt een shortlist en koppelt terug in april.

7. Rondvraag

Lid B vraagt om meer duidelijkheid over het budget voor communicatie. Wordt meegenomen naar de volgende vergadering.

8. Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering om 11.30 uur en bedankt iedereen voor de aanwezigheid.

Met dit format volg je altijd de agenda, werk je gestructureerd en krijgen je notulen een vaste, herkenbare stijl. Dat maakt ze voor iedereen prettig om te lezen en terug te vinden.

Stap 7: Weet ook wat je níet moet doen

Minstens zo belangrijk als weten wat je wél moet doen, is weten wat je beter kunt vermijden. Hier gaat het vaak mis:

• Te letterlijk opschrijven: je hoeft geen woordelijk verslag te maken. Dit leest onnodig zwaar.
  • Dus niet: “Jan zegt dat hij misschien gaat kijken naar het voorstel…”
  • Maar wel: “Actie: Jan bekijkt het voorstel en koppelt terug (volgende week).”
• Onnodige details opnemen: grapjes, zijsporen of persoonlijke meningen horen er niet in.
• Geen namen koppelen aan acties: zonder verantwoordelijkheid raakt de actielijst onduidelijk.
• Alles in lange lappen tekst zetten: maak je verslag scanbaar met bullets en witruimte.

Na de vergadering

Stap 8: Maak je verslag écht bruikbaar

Een verslag dat niemand leest, is zonde van je werk. Effectief notuleren betekent dat je verslag niet alleen compleet is, maar ook praktisch inzetbaar voor je collega’s.

En zo zorg je daarvoor:

• Maak besluiten en acties snel vindbaar: werk bijvoorbeeld met een aparte actielijst naast je notulen, of markeer besluiten en acties duidelijk per agendapunt.
• Zorg dat acties zichtbaar blijven: gebruik een gedeelde actielijst (in Teams, Planner of Excel) waarin collega’s taken kunnen afvinken.
• Maak gebruik van terugkoppelingen: vraag in de volgende vergadering expliciet of acties uit de vorige notulen zijn opgevolgd. Zo laat je zien dat je verslag waarde toevoegt.
• Vraag om feedback: check bij je voorzitter of collega’s of het verslag handig is: “Zijn de besluiten en acties zo duidelijk, of moet ik het anders structureren?”

Voorbeeld: stuur na een MT-vergadering naast de notulen ook een aparte actielijst rond via Teams. Zo kan iedereen meteen zien wat er moet gebeuren, zonder het hele verslag door te nemen.

Stap 9: Rond het snel af

Hoe sneller je verslag klaar is, hoe waardevoller het is.

• Plan na de vergadering direct 30 minuten om het af te maken.
• Check namen en afspraken zorgvuldig.
• Verstuur dezelfde dag nog.

Voorbeeld: stel meteen een reminder in Outlook: “Notulen verzenden – 16.00 uur.” Zo weet je zeker dat ze dezelfde dag de deur uitgaan.

Notulen opslaan en terugvinden

Effectief notuleren stopt niet bij het versturen van je verslag. Net zo belangrijk is dat notulen later makkelijk terug te vinden zijn. Zorg daarom voor een vaste plek waar je alle notulen bewaart:

• Digitaal archief: gebruik SharePoint, OneDrive of een gedeelde map zodat iedereen altijd de laatste versie kan vinden.
• Consistente naamgeving: kies een duidelijke structuur, bijvoorbeeld “Notulen_MT_2025-03-15”.
• Beveiliging: bij vertrouwelijke vergaderingen (zoals OR of directie) is het slim de toegang te beperken tot betrokkenen.

Zo voorkom je zoekwerk en weet je zeker dat notulen ook na maanden of jaren nog terug te vinden zijn.

Wat als het toch uitgebreid(er) moet?

Soms kom je er niet onderuit: bepaalde vergaderingen – zoals een ondernemingsraad of een bestuursvergadering – vragen om een volledig en gedetailleerd verslag. Ook dan kun je effectief notuleren door slimme keuzes te maken:

• Gebruik een tool met transcriptiefunctie: bijvoorbeeld Microsoft Teams, maar er zijn er meerdere (zie ook ons artikel over AI-tools voor notuleren). Zo kun je achteraf terugzoeken wat er letterlijk is gezegd.
• Maak er een geheel van met AI: gebruik ChatGPT of Copilot om de transcriptie om te zetten in goedlopende notulen met een duidelijke structuur en kernachtige formuleringen.
• Werk met duidelijke kopjes: volg de agenda en zorg dat besluiten en acties direct herkenbaar zijn.
• Knip lange stukken op: gebruik bullets of korte alinea’s zodat ook een uitgebreid verslag overzichtelijk blijft.
• Combineer uitgebreid en beknopt: maak naast je volledige verslag ook een korte actielijst. Zo kan iedereen snel zien wat er gedaan moet worden.
  Zo blijft je verslag volledig waar dat nodig is, maar houd je het toch leesbaar en bruikbaar voor de lezers.

Met deze aanpak wordt notuleren geen tijdrovende klus meer, maar een vaardigheid waarmee je je hele team vooruithelpt en jezelf als professional sterker neerzet.