Hoewel de meesten van ons al lang weer teruggekeerd zijn naar kantoor, blijven virtuele vergaderingen nog wel bestaan. In dit artikel delen we een aantal handig tips die je kunt gebruiken bij het notuleren van online meetings.
…is toch echt een goede voorbereiding. Veel deelnemers aan een vergadering hebben geen idee van wat er allemaal bij komt kijken. We geven je alvast een aantal tips voor de voorbereiding én uitwerking.
We werken wéér thuis. Alle vergaderingen zetten we digitaal voort. Als notulist ken je de basis van het notuleren: goed voorbereiden, luisteren, samenvatten, noteren en verwerken. Die basis alleen al kan best een pittige opgave zijn tijdens een online vergadering. Je hebt daarnaast ook nog deze extra vaardigheden nodig als virtueel notulist.
Het is gemakkelijk om je tijdens een vergadering te focussen op wie wat gezegd heeft. En de meeste deelnemers aan een vergadering willen ook graag dat je hun naam noteert en precies vastlegt wat ze hebben gezegd. Zo ziet iedereen dat ze een toegevoegde waarde hebben geleverd aan de vergadering.
Er is geen gebrek aan advies over hoe je geweldige online vergaderingen kunt houden, veelgemaakte fouten kunt voorkomen en hoe je jouw aanwezigheid kunt verhogen. Om ervoor te zorgen dat iedereen met zijn of haar volle aandacht bij de vergadering aanwezig is, kan je als organisator de vergadering beginnen met een check-in: een eenvoudige en effectieve manier om een bijeenkomst te beginnen. Kenmerkend voor een goede check-in zijn goede vragen. Hierbij enkele praktische tips voor een effectieve check-in:
De opkomst van Zoom gaat hand in hand met Zoom-moeheid, dat lusteloze gevoel na de zoveelste videovergadering. Weet je dat Zoom-directeur Eric Yuan soms zelf ook last heeft van Zoom-moeheid? Zijn persoonlijk record staat zelfs op 19 Zoom-vergaderingen per dag! Is het een record dat sommige mensen misschien wel kunnen verslaan?
Het is maandagochtend en je maakt je planning voor de week. Je ziet dat er donderdag weer een vergadering op de planning staat. Eigenlijk weet je al genoeg, het gaat weer een week worden vol frustraties, chaos en omslachtig werk.
In een aantal eerdere (blog)artikelen zijn we ingegaan op Microsoft Teams. In dit artikel gaan we in op een ander veelgebruikt online vergaderprogramma, namelijk Zoom. Hierbij nog een 3-tal extra praktische tips!
Digitaal vergaderen is de laatste jaren, maar zeker de laatste maanden, in een stroomversnelling terechtgekomen. Steeds meer bedrijven nemen stappen om het vergaderproces te digitaliseren. Dit is het gevolg van het groeiend aantal mogelijkheden die digitale transformatie biedt, maar ook het gevolg van een veranderende werksituatie door Corona. Vergaderingen vinden namelijk steeds vaker plaats op afstand.
Kijk jij ook weleens versuft naar de klok tijdens een vergadering, hopende dat de wijzers spontaan wat sneller gaan tikken? Met deze tips is je vergadering een stuk sneller afgelopen…
Recente reacties op artikelen