De notulen

Notuleren: het klinkt simpel, maar het vraagt om scherpte, structuur én overzicht. Jij bent degene die tijdens de vergadering luistert, filtert, samenvat en zorgt dat er na afloop een helder verslag ligt. Geen gemakkelijke klus, maar wel een belangrijke. In dit artikel lees je alles over het maken van goede notulen: van voorbereiding tot een overzichtelijke en professionele uitwerking. Of je nu notuleert tijdens een strak bestuursoverleg of een creatieve brainstorm: deze tips helpen je op weg.

Jij als notulist: meer dan alleen notuleren

Tijdens de vergadering zit jij als notulist scherp mee te luisteren, meestal dicht bij de voorzitter (bij voorkeur aan de linkerkant). Jij houdt de lijn in de gaten, filtert de belangrijkste punten uit het gesprek en zorgt ervoor dat alles later helder terug te lezen is.

Na afloop:

• verstuur je de notulen naar alle aanwezigen;
• krijgen zij de kans om eventuele opmerkingen door te geven;
• worden de notulen tijdens de volgende vergadering officieel vastgesteld.

Praktische tip: Stem vooraf even af met de voorzitter. Zijn er vertrouwelijke onderwerpen? Of gevoelige formuleringen die extra aandacht verdienen? Dan kun jij daar tijdens het notuleren al rekening mee houden.

Een goede agenda: zo stel je die op

Vaak krijg je vóór de vergadering al input van deelnemers. Ze leveren hun punten aan, en de voorzitter bepaalt wat er wel of niet op de agenda komt.
Tijdens de vergadering is er nog ruimte voor last-minute toevoegingen bij het punt: Vaststellen agenda.

De meest voorkomende agendapunten:

1. Opening
   De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom.
2. Vaststellen agenda
   De agenda wordt doorgenomen en eventueel aangevuld met extra punten.
3. Goedkeuren notulen vorige vergadering
   De notulen van de vorige vergadering worden besproken en formeel vastgesteld.
4. Mededelingen
   De voorzitter of deelnemers delen relevante informatie of updates.
5. Ingekomen stukken
   Brieven, memo’s of andere documenten die van belang zijn voor de vergadering.
6. Wat verder ter tafel komt (W.v.t.t.k.)
   Losse of onverwachte punten die deelnemers alsnog willen bespreken.
   Extra tip: Dit punt lijkt vaak vrijblijvend, maar kan verrassend belangrijke onderwerpen opleveren. Denk aan spontane mededelingen, signalen uit het team of zaken die nét buiten de officiële agenda vallen maar wel urgent zijn. Noteer bij dit agendapunt altijd wie iets inbrengt, waar het over gaat en of er vervolgacties uit voortkomen. Wil je weten hoe je dit handig en overzichtelijk noteert? Lees dan: Alles wat je moet weten over W.v.t.t.k. en het notuleren ervan
7. Rondvraag
   Korte gelegenheid voor deelnemers om vragen te stellen of opmerkingen te maken.
8. Datum volgende vergadering
   Samen wordt een datum voor het volgende overleg vastgesteld.
9. Sluiting
   De voorzitter sluit de vergadering officieel af.

Wat jouw rol écht belangrijk maakt

Je bent als secretaresse niet alleen degene die ‘alles noteert’. Je zorgt voor:

• duidelijkheid;
• het vasthouden van afspraken;
• het voorkomen van misverstanden;
• én je bewaakt de voortgang van acties.

Kortom: jij zorgt ervoor dat vergaderingen ook ná afloop nog waarde hebben. Zonder goede notulen blijven ideeën hangen en raken besluiten zoek.

Notuleren bij verschillende soorten vergaderingen

Afhankelijk van het soort overleg, pas je jouw manier van notuleren aan. Hieronder een paar voorbeelden:

Bestuursvergadering

• Meer formeel en strategisch.
• Belangrijk om besluiten helder te formuleren.
• Gebruik bijvoorbeeld: “Besluit B-2025/06: het voorstel wordt aangenomen.”

Projectoverleg

• Praktisch en taakgericht.
• Leg vast wie wat doet en vóór wanneer.
• Werk eventueel met een losse actielijst.

Brainstormsessie

• Minder gestructureerd, veel losse ideeën.
• Vat samen per thema of onderwerp.
• Zet concrete suggesties en ideeën apart van actiepunten.

Teamoverleg

• Vaak informeel.
• Focus op updates en gemaakte afspraken.
• Houd het kort, maar duidelijk.

HR-gesprek of beoordelingsvergadering

• Vertrouwelijker van aard.
• Overleg vooraf of (en wat) er in het verslag mag komen.
• Werk met algemeen taalgebruik waar nodig.

Wat doe je bij discussies?

Soms verloopt een vergadering rustig. Maar op andere momenten… niet bepaald. Dan is het extra belangrijk dat jij als notulist kalm blijft en objectief en neutraal blijft notuleren. Een paar herkenbare situaties:

Als er ruzie over het budget is…

• Vat beide standpunten dan samen zonder oordeel. Noteer het vervolg.
• Bijvoorbeeld: “Er ontstaat discussie over de budgetverdeling. De voorzitter stelt voor de cijfers apart te bespreken. Input wordt uiterlijk 10 juni verwacht.”

Als er kritiek op het beleid is…

• Vat de zorgen samen en leg vast wat ermee gebeurt.
• Voorbeeld: “Er worden zorgen geuit over het thuiswerkbeleid. De voorzitter neemt dit mee naar het MT.”

Bij een eindeloos monoloog…

• Vat de kern kort samen. Laat herhalingen weg.
• Voorbeeld: “Het belang van tijdige communicatie wordt benadrukt.”

Als er geen besluit wordt genomen…

• Geef duidelijk aan dat het onderwerp blijft liggen.
• Bijvoorbeeld: “Besluitvorming wordt uitgesteld. Teamleden leveren input voor 20 juni.”

Hoe maak je een actielijst of besluitenlijst?

Een goede actielijst of besluitenlijst maakt het verslag meteen een stuk bruikbaarder. Zeker als deelnemers weinig tijd hebben om alles door te nemen. Door deze lijsten toe te voegen, geef je in één oogopslag inzicht in wat er is afgesproken en wie wat moet doen.

De actielijst

In een actielijst zet je alle afspraken die tijdens de vergadering zijn gemaakt. Belangrijk is dat je per actie noteert:

• Wat moet er gebeuren?
• Wie is verantwoordelijk?
• Wanneer moet het afgerond zijn?

Meer weten? Lees dan het artikel: Hoe een actielijst zorgt voor effectief vergaderen

Besluitenlijst

In de besluitenlijst zet je helder op een rij welke besluiten er genomen zijn. Denk aan:

• Een concreet besluit dat met het hele team is genomen;
• Eventuele toelichting of achtergrondinformatie;
• Datum waarop het besluit is genomen.

Tip: Zet acties en besluiten altijd apart in je verslag. Een duidelijke indeling in twee aparte tabellen of kopjes zorgt voor overzicht én voorkomt verwarring.

Notuleren met AI-tools

Tegenwoordig kun je AI-tools inzetten om het notuleren een stuk eenvoudiger te maken. Een handige functie hiervoor is de transcriptie in Microsoft Teams. Hiermee neem je het overleg op, en Teams zet het automatisch om in een uitgeschreven verslag.

• Meer weten? Lees ook: De transcriptie-functie in Teams

Er zijn ook externe AI-tools zoals Otter.ai of Fireflies.ai. Deze tools nemen het gesprek op, zetten het om in tekst én maken zelfs een samenvatting voor je.

Maak je liever zelf aantekeningen? Dan kun je daarna ChatGPT of Microsoft Copilot inschakelen om je notulen te herschrijven of snel de spelling te controleren.

• Twijfel je welke tool het beste bij jouw werkwijze past? Lees dan: Copilot of ChatGPT: welke helpt jou beter met notuleren?

Let op: gebruik je AI, check dan altijd goed de output. Soms worden zinnen verkeerd geïnterpreteerd of belangrijke details overgeslagen. Jij blijft de eindredacteur!

Tot slot: jouw verslag maakt het verschil

Jij als notulist speelt een grotere rol dan je misschien denkt. Met een helder verslag leg je niet alleen vast wat er besproken is, maar help je je collega’s ook echt verder. Je voorkomt misverstanden, zorgt dat acties opgevolgd worden en houdt iedereen betrokken bij de voortgang. Of het nu gaat om een formele bestuursvergadering of een spontaan teamoverleg, dankzij jouw notulen blijft iedereen op koers.