Change management in de praktijk

Veranderingen zijn meestal niet het probleem. Nieuwe systemen, aangepaste processen of een andere manier van samenwerken zijn vaak logisch en goed doordacht. Toch zie je in de praktijk dat change management regelmatig vastloopt. Collega’s blijven werken zoals ze gewend zijn, afspraken verwateren en het ‘nieuwe’ voelt vooral als extra gedoe.

Als secretaresse herken je dit waarschijnlijk. Jij bent vaak degene die uitleg geeft over nieuwe afspraken, collega’s helpt als iets niet duidelijk is en merkt wanneer iedereen toch weer terugvalt op de oude manier van werken. Zonder dat het zo genoemd wordt, ben je dan al bezig met change management.

Dat ligt zelden aan onwil. Veel vaker gaat het mis in de manier waarop verandering wordt ingevoerd en begeleid. Te snel, te groot of te weinig afgestemd op wat mensen nodig hebben. In dit artikel lees je waarom change management vaak vastloopt en wat in de dagelijkse werkpraktijk juist wél werkt.

Wat is change management?

Change management gaat over het begeleiden van mensen tijdens verandering. Niet alleen over wat er verandert, maar vooral over hoe mensen die verandering ervaren. Want een nieuw systeem of werkproces is één ding, maar wat het betekent voor iemands werkdag is vaak iets heel anders.

In de praktijk draait change management om vragen als:

• Wat betekent dit voor mij?
• Wat moet ik anders doen?
• Wat blijft hetzelfde?
• Wat als ik het oude prettiger vond?

Als deze vragen onbeantwoord blijven, ontstaat weerstand. Niet omdat mensen tegen verandering zijn, maar omdat ze houvast missen.

Waar komt change management vandaan?

Change management komt oorspronkelijk uit de wereld van organisatiekunde en verandermodellen. Het idee was om verandering overzichtelijk te maken met stappen en fases. In de praktijk blijkt alleen dat verandering zelden netjes volgens een model verloopt. Mensen hebben hun eigen tempo, vragen en onzekerheden. Juist daarom werkt change management vooral als je het menselijk en praktisch houdt, in plaats van strak volgens een theorie.

Waarom change management zo vaak mislukt

In veel organisaties zie je hetzelfde patroon terug. De verandering is bedacht, de planning ligt klaar, maar de praktijk blijft achter. Dat heeft vaak weinig te maken met de inhoud van de verandering en alles met hoe mensen worden meegenomen.

1️⃣ Het waarom is niet duidelijk genoeg

Er wordt uitgelegd wat er verandert, maar niet waarom. Of het waarom blijft vaag en abstract. Zonder duidelijk doel voelt verandering al snel als “weer iets extra’s”.

2️⃣ Er wordt te snel geschakeld

Besluiten zijn genomen en de organisatie wil door. Maar medewerkers hebben tijd nodig om te wennen. Wat voor de één logisch is, moet voor de ander nog landen.

3️⃣ Weerstand wordt gezien als tegenwerking

Twijfel of kritiek wordt soms weggezet als negativiteit. Terwijl weerstand vaak juist laat zien dat iemand betrokken is en wil begrijpen wat er gebeurt.

4️⃣ Iedereen moet tegelijk mee

In theorie efficiënt, in de praktijk onrealistisch. Mensen hebben verschillend tempo, verschillende vragen en verschillende behoeften.

Weerstand is geen probleem, maar een signaal

Bij change management wordt weerstand vaak gezien als iets dat overwonnen moet worden. Maar weerstand vertelt meestal iets anders: iemand voelt zich onzeker, niet gehoord of niet meegenomen.

Uitspraken als “dit werkt toch niet”, “waarom moet dit ineens anders?” of “we deden het eerst ook zo” zijn vaak geen tegenwerking, maar een uitnodiging tot gesprek. Door die signalen serieus te nemen, voorkom je dat weerstand zich vastzet.

Wat wél werkt bij verandering

Succesvol change management zit zelden in grote plannen of uitgebreide communicatiecampagnes. Het zit juist in kleine, consequente keuzes.

1️⃣ Maak verandering klein en concreet

Grote veranderingen voelen overweldigend. Door ze op te delen in kleine stappen, worden ze behapbaar. Richt je op wat vandaag verandert, wat nog niet hoeft en wat hetzelfde blijft.

2️⃣ Herhaling is noodzakelijk

Wat jij al meerdere keren hebt gehoord, hoort een ander misschien voor het eerst. Herhalen is geen teken dat mensen niet luisteren, maar dat verandering tijd nodig heeft.

3️⃣ Benoem wat goed gaat

De aandacht gaat vaak uit naar wat nog niet werkt. Door ook te benoemen wat al wél lukt, vergroot je vertrouwen en motivatie.

4️⃣ Geef ruimte om te wennen

Niet iedereen hoeft meteen enthousiast te zijn. Tijd, duidelijkheid en herhaling doen vaak meer dan overtuigen.

Change management in het dagelijks werk

Change management gebeurt zelden alleen tijdens officiële overleggen of verandertrajecten. In de praktijk speelt verandering zich vooral af in het dagelijks werk. Juist daar wordt zichtbaar of een verandering echt landt.

Denk aan collega’s die terugvallen op de oude werkwijze, vragen die steeds opnieuw worden gesteld of afspraken die anders worden geïnterpreteerd dan bedoeld. Dat zijn geen tekenen dat verandering mislukt, maar signalen dat mensen nog zoeken naar houvast.

Praktijkvoorbeeld: verandering op het secretariaat

Binnen het secretariaat wordt afgesproken om voortaan met één centrale werkwijze te werken voor het verwerken van afspraken en aanvragen. Het doel is meer overzicht en minder dubbel werk. De afspraken zijn gedeeld en iedereen is geïnformeerd.

In de weken daarna merk je dat collega’s toch deels terugvallen op hun eigen manier van werken. De één houdt nog een persoonlijk overzicht bij, de ander slaat informatie op in oude mappenstructuren. Niet uit onwil, maar omdat dat vertrouwd voelt en in de praktijk sneller lijkt te gaan.

Ook als je geen leidinggevend secretaresse bent, speel je hier een rol. Je hoeft geen besluiten te nemen of collega’s aan te sturen. Je invloed zit juist in hoe je zelf met de verandering omgaat.

Door het goede voorbeeld te geven en consequent volgens de nieuwe werkwijze te blijven werken, maak je de verandering zichtbaar en concreet. Je helpt collega’s praktisch als ze vastlopen, beantwoordt vragen zonder te corrigeren en benoemt rustig waarom afspraken zijn gemaakt.

Zo ontstaat er meer duidelijkheid binnen het secretariaat en groeit het vertrouwen in de nieuwe werkwijze. Verandering wordt daarmee stap voor stap onderdeel van de dagelijkse routine.

Jouw rol in change management

Je hoeft geen manager of projectleider te zijn om invloed te hebben op verandering. Als secretaresse zit je dicht op de dagelijkse praktijk. Je hoort wat er speelt, merkt waar het schuurt en ziet waar onduidelijkheid ontstaat. Door signalen op te vangen, vragen bespreekbaar te maken en rust te brengen in communicatie, draag je bij aan change management zonder dat dit een formele taak hoeft te zijn. Juist die rol wordt vaak onderschat, terwijl hij in de praktijk veel impact heeft.