De rol die iedereen ziet… en de last die niemand ziet

Voor veel mensen lijkt de rol van een directiesecretaresse duidelijk: je regelt, organiseert en houdt alles draaiende. Maar wie dit werk écht doet, weet dat er achter die zichtbare taken een laag zit waar bijna niemand het over heeft. Een verborgen last die ontstaat doordat je vaak meer meekrijgt dan je leidinggevende of collega’s doorhebben. Je voelt spanningen nog vóór iemand ze benoemt en je hoort soms dingen die je met niemand kunt delen.

Soms neem je vertrouwelijkheid mee naar huis, soms spanning, soms gewoon een knoop in je maag. En dan zeggen mensen: “Dat hoort toch bij je rol?” Maar is dat eigenlijk wel zo vanzelfsprekend?

De verantwoordelijkheden van een directiesecretaresse reiken veel verder dan wat er in een functieprofiel staat. Het is prachtig werk, maar er zit ook een deel bij dat niemand ziet. Juist dat deel vraagt soms om extra aandacht.

1. Wat deze last zo uniek maakt

Achter de zichtbare verantwoordelijkheden van een directiesecretaresse zit een laag die je pas echt leert kennen als je het werk doet. In jouw rol hoor en zie je vaak meer dan je van tevoren had verwacht. Soms helpt die extra informatie in je werk, maar soms zorgt het juist voor meer druk.

1.1 Toegang tot informatie die anderen niet hebben

Je bent aanwezig bij gesprekken die vertrouwelijk zijn of waar gevoelige onderwerpen spelen. Je kunt niet altijd delen wat je weet, maar het blijft wel bij je.

1.2 Vertrouwen en nabijheid

Je bent vaak de eerste persoon bij wie je leidinggevende aanklopt. Niet alleen met vragen over de planning, maar ook met zorgen, twijfels of frustraties. Die nabijheid geeft je veel invloed, maar vraagt ook emotionele ruimte.

1.3 Invloed achter de schermen

Veel beslissingen lopen via jou, of langs jou. Je bent de stille schakel die dingen laat gebeuren. Het is mooi om die rol te hebben, maar het betekent ook dat je soms spanningen of meningen opvangt waar jij geen invloed op hebt, maar die wel impact hebben.

2. De situaties waar niemand je op voorbereidt

In geen enkele vacaturetekst staat wat je in dit vak echt tegenkomt. Je groeit erin, je rolt erin en voor je het weet ben je de persoon die gevoelige informatie opvangt, spanning aanvoelt en veel meer meeneemt dan je had gedacht.

2.1 Bedrijfspolitiek en spanningen die je aanvoelt

Een blik, een korte mail, een opmerking tussen neus en lippen door… Soms weet jij dat er iets speelt, nog voordat anderen het doorhebben. Je blijft professioneel, maar je staat wel middenin die dynamiek, of je dat nu wilt of niet.

2.2 Persoonlijke kwesties die bij jou terechtkomen

Je leidinggevende is ook maar een mens. Soms vertelt hij of zij meer dan nodig is. Jij luistert, want dat hoort bij je rol, maar ondertussen voelt het soms alsof je een halve coach bent in plaats van een directiesecretaresse.

2.3 Vertrouwelijkheid die soms schuurt

Sommige dingen had je liever niet geweten: gevoelige informatie over collega’s, relaties, fouten of politieke beslissingen die nog niet gedeeld mogen worden. Je kunt er niets mee, maar je draagt het wel.

2.4 Als iets jou persoonlijk raakt

Sommige opmerkingen blijven hangen. Soms omdat ze onverwacht zijn, soms omdat ze over iemand gaan die je graag mag en soms omdat je ze simpelweg niet los kunt laten.

2.5 Wanneer iemand over een grens gaat

Je zit soms bij gesprekken waar iets gebeurt dat niet helemaal klopt. Je blijft professioneel, maar je voelt wel dat het iets met je doet.

2.6 Situaties waar je geen invloed op hebt, maar die je wel voelt

Conflicten binnen het MT, frictie tussen teams of een besluit waarvan je weet dat het impact gaat hebben, je zit dicht op het vuur. En dat voel je.

3. De emotionele gevolgen van ‘te veel weten’

3.1 De rol die met je meegaat naar huis

Je kunt je laptop dichtklappen, maar je hoofd sluit niet altijd mee af. Soms merk je het pas thuis: spanning in je schouders, minder energie of gedachten die blijven rondzoemen.

3.2 Twijfels die blijven hangen

Je vraagt je af of je iets had moeten zeggen of juist moeten laten. Of je te loyaal was. Of je je grens duidelijk genoeg hebt bewaakt. Die interne dialoog kost energie.

3.3 Professioneel blijven terwijl het schuurt

Mensen zien jou als rustig, stabiel en georganiseerd. Maar dat betekent niet dat het altijd moeiteloos gaat. Soms vraag je veel van jezelf om professioneel te blijven wanneer iets vanbinnen knelt.

4. De balans tussen loyaliteit en integriteit

4.1 Loyaliteit als kracht én valkuil

Loyaliteit is misschien wel een van de sterkste eigenschappen van directiesecretaresses. Je denkt mee, je beschermt, je begrijpt wat er speelt en je staat vaak dichter bij je leidinggevende dan wie dan ook. Die nabijheid maakt je rol waardevol, maar kan er ook voor zorgen dat je meer op je schouders neemt dan gezond voor je is.

Soms merk je pas achteraf dat je te loyaal bent geweest, of dat je informatie hebt gedragen die eigenlijk niet bij jou hoorde. Het gebeurt niet bewust, maar vaak omdat je betrokken bent en je werk goed wilt doen.

4.2 Integriteit als je innerlijke kompas

Je eigen waarden helpen je bepalen waar jouw grenzen liggen. Integriteit gaat niet alleen over het juiste doen, maar vooral over trouw blijven aan jezelf. Als iets schuurt, is dat een signaal. Dat betekent niet dat je niet betrokken bent, maar juist dat je professioneel genoeg bent om te voelen waar je verantwoordelijkheid eindigt.

Grenzen aangeven hoeft niet groot of zwaar te zijn. Het kan klein en rustig: “Dit voelt niet helemaal goed voor mij” of “Ik denk dat dit buiten mijn rol valt”. Door dat in een vroeg stadium te benoemen, blijft de samenwerking helder en voorkom je dat je iets draagt dat eigenlijk niet van jou is.

De echte balans zit in het midden: loyaal zijn zonder jezelf te verliezen. Dat is geen zwakte, maar vakvolwassenheid.

5. Hoe je jezelf beschermt

Met alle verantwoordelijkheden die je als directiesecretaresse hebt en de nabijheid tot alles wat speelt, is het belangrijk dat je niet alleen geeft, maar ook zorgt voor voldoende ruimte voor jezelf. Bescherming betekent hier niet afstand nemen van je werk, maar bewust omgaan met wat je binnenlaat. Juist die keuze maakt de last een stuk lichter.

5.1 Bewust kiezen welke informatie je wél en niet oppakt

Als directiesecretaresse pik je vaak meer op dan nodig is. Door jezelf af te vragen welke informatie je écht nodig hebt om je werk goed te doen, voorkom je dat je dingen draagt die niet van jou zijn. Minder ruis geeft je meer rust en overzicht.

5.2 Herkennen wanneer iets je raakt

Soms komt iets onverwacht binnen. Door op dat moment stil te staan bij wat je voelt, voorkom je dat spanning zich vastzet. Alleen al erkennen dat iets je raakt, haalt een groot deel van de druk weg.

5.3 Kleine gesprekken die lucht geven

Je hoeft niet te wachten tot iets groot wordt om het te benoemen. Een zin als: “Er blijft iets hangen, kunnen we dit even bespreken?” voorkomt dat je weken met een knoop rondloopt. Zulke mini-gesprekken halen de spanning uit de lucht voordat het groter wordt.

5.4 Herstelmomenten bewust inbouwen

Na een dag vol prikkels helpt het om heel even los te komen. Een korte wandeling of een paar minuten stilte geeft je brein de kans om te ontladen, zodat je minder mee naar huis neemt.

6. Wat organisaties beter kunnen doen

Jij kunt veel zelf opvangen, maar een deel ligt simpelweg bij de organisatie. Zodra leidinggevenden beter begrijpen wat de rol van een directiesecretaresse écht vraagt, wordt het werk automatisch lichter en voel je je minder alleen in wat je draagt.

6.1 Duidelijke afspraken over jouw rol

Onduidelijkheid zorgt al snel voor spanning. Als je leidinggevende helder uitspreekt wat wel en niet bij jouw rol hoort, geeft dat rust én voorkomt het dat jij dingen oppakt die eigenlijk niet bij jou zouden moeten liggen.

6.2 Een plek waar je iets kwijt kunt

Alleen al weten dat je ergens terecht kunt — bij je leidinggevende, HR of een vertrouwenspersoon — haalt een groot deel van de druk van je schouders. Je hoeft het niet allemaal in stilte te dragen.

6.3 Letten op situaties die te dichtbij komen

Soms kom je als directiesecretaresse nét iets te dicht bij spanningen of gevoelige kwesties. Leidinggevenden die alert zijn en je daar actief tegen beschermen, maken het werk meteen veiliger en prettiger.

6.4 Oog hebben voor de emotionele kant van jouw rol

Veel van wat jij doet, speelt zich af achter de schermen. Als een leidinggevende dat ziet en erkent, voelt dat als steun. Het maakt je werk niet lichter, maar wel minder zwaar om alleen te dragen.

7. Wat jij kunt doen om je rol in balans te houden

Als directiesecretaresse sta je dicht bij alles wat speelt. Dat maakt het werk betekenisvol, maar soms ook zwaar. En juist daarom is het belangrijk dat je helder maakt wat jij wél en niet kunt dragen.

Begin eens met een open gesprek met je leidinggevende. Vertel hoe jij het liefst werkt, wat jou energie geeft en wat juist te veel is. Deel wat jouw non-negotiables zijn en wat je nodig hebt om je rol goed en gezond te houden. Zo voorkom je dat je de onzichtbare last in stilte draagt.

Dit lijkt misschien klein, maar het maakt een wereld van verschil. Het zorgt voor duidelijkheid, voorkomt misverstanden en geeft jou de ruimte om grenzen aan te geven voordat ze bereikt worden.

Je werk is belangrijk, maar jouw welzijn net zo. Jij bepaalt waar jouw grens ligt, en helder zijn daarover is geen luxe maar gewoon gezond.