Wat is Microsoft Viva en wat kan je er zoal mee?

In veel organisaties speelt Microsoft Teams een grote rol in de werkdag. Toch merken medewerkers dat informatie vaak versnipperd is: nieuws staat in de mail, protocollen in SharePoint, trainingen op externe websites en documenten in allerlei Teams-kanalen. Microsoft Viva brengt al deze onderdelen samen in één centrale omgeving. Microsoft Viva is onderdeel van Microsoft 365 en helpt organisaties om communicatie, kennis, welzijn en leren overzichtelijk te bundelen. In dit artikel lees je wat Microsoft Viva is, waarom organisaties het gebruiken, waar je de onderdelen vindt en hoe jij het slim kunt inzetten.

Waarom gebruiken organisaties Microsoft Viva?

Veel teams werken niet meer allemaal op dezelfde plek. Daardoor is het extra belangrijk dat informatie makkelijk te vinden is en dat iedereen met dezelfde documenten en updates werkt. Microsoft Viva helpt daarbij op een heel praktische manier. Het brengt alles samen en zorgt voor wat meer rust in de digitale werkdag.

Organisaties kiezen voor Viva omdat:

• informatie minder versnipperd raakt
• interne communicatie duidelijk blijft
• kennis makkelijker terug te vinden is, ook voor nieuwe medewerkers
• trainingen gewoon in Teams staan
• werkdruk en focustijd beter in balans blijven

Viva bundelt alles op één plek en past daardoor goed bij de manier waarop we tegenwoordig samenwerken.

Waar vind je Microsoft Viva in Teams?

Microsoft Viva staat vaak al standaard klaar in Teams. Je hoeft het niet te installeren. Je moet alleen weten waar je moet kijken.

Viva in de linkerbalk van Teams

In de linkerbalk zie je alle apps die je regelmatig gebruikt. Als jouw organisatie Viva heeft ingeschakeld, verschijnen hier vaak onderdelen zoals:

• Viva Insights
• Viva Learning
• Viva Connections
• Viva Topics

Klik op een icoon om de app te openen.

Zie je de Viva-apps nog niet?

Dan staan ze waarschijnlijk nog niet vastgepind. Klik op:

• Apps (onderaan in de linkerbalk)
• de drie puntjes (…)

Typ vervolgens “Viva” in de zoekbalk. Je ziet dan direct welke Viva-onderdelen beschikbaar zijn. Met Vastmaken (Pin) plaats je een app blijvend in de linkerbalk.

Let op: niet elk Viva-onderdeel staat standaard aan

Organisaties bepalen zelf welke Viva-modules worden gebruikt. Daarom kan het zijn dat jij alleen Insights of Learning ziet, terwijl Connections of Topics ontbreken.

De vier hoofdonderdelen van Microsoft Viva

Viva Connections: alle bedrijfsinformatie op één plek

Viva Connections werkt als een modern intranet in Teams. Je vindt er nieuws, protocollen, interne links, HR-informatie en handleidingen. Alles staat centraal, in de huisstijl van de organisatie. Het geeft jou en je collega’s meer rust. Iedereen weet waar belangrijke documenten en updates staan, waardoor jij als secretaresse of support professional minder vaak dezelfde vragen krijgt. Nieuwe collega’s kunnen zichzelf sneller wegwijs maken en jij hoeft niet telkens bestanden op te zoeken.

Viva Insights: slimmer en rustiger werken

Viva Insights is jouw stille assistent die meekijkt naar je werkdag en ziet waar het slimmer of rustiger kan. Het geeft je kleine, praktische tips die helpen om overzicht te houden. Je hoeft er niets voor te doen. Insights analyseert je agenda, je werkpatronen en openstaande acties.

Handige dingen die Insights voor je doet:

• ziet wanneer je agenda te vol staat
• stelt voor om focustijd in te plannen
• herkent e-mails met beloofde acties
• helpt je werk slimmer te verdelen over de week
• geeft kleine welzijnsreminders

Hoe helpt Viva Insights met prioriteiten stellen?

Insights ziet bijvoorbeeld dat je weinig focustijd hebt of dat er veel openstaande acties in je mailbox zitten. Op basis daarvan geeft het suggesties zoals:
“Je hebt vandaag 9 openstaande acties. Wil je even bekijken wat prioriteit heeft?”
of: “Je agenda zit vol. Plan je een blok focustijd in?”

Het zijn precies die kleine reminders die helpen om rust terug te brengen, vooral wanneer je een drukke manager ondersteunt.

Waar zie je Viva Insights in Outlook?

Zodra je organisatie Insights heeft geactiveerd, verschijnt het automatisch in Outlook. Zowel in de desktopversie als in Outlook Online.

Viva Learning: leren in Teams

Viva Learning maakt het makkelijker om trainingen te vinden en te delen. Alles staat in Teams, waardoor je niet hoeft te zoeken op allerlei websites of in losse documenten. Van korte Office-tips tot uitgebreide cursussen. Je hebt het allemaal binnen handbereik.

Waarom dit fijn is voor jou en het team:
Nieuwe collega’s kunnen zichzelf sneller inwerken. Jij hoeft minder uitleg te geven en je kunt trainingen met één klik delen. Ook kun je zelf snel iets bijleren zonder gedoe met losse platforms.

Praktisch voorbeeld:
Iemand worstelt met Outlook-regels instellen. In plaats van zelf een uitleg te maken, stuur je via Viva Learning een korte training. Je bent zo klaar.

Viva Topics: snel snappen waar iets over gaat

Viva Topics helpt je om sneller te begrijpen wat bepaalde termen, projecten of afkortingen betekenen. Je hoeft niet meer door mappen te zoeken of collega’s te vragen. Als Topics een woord herkent, verschijnt er automatisch een kaartje met duidelijke uitleg.

Op zo’n kaartje zie je:

• een korte, begrijpelijke uitleg
• belangrijke documenten
• collega’s die er veel vanaf weten
• teams of projecten die ermee te maken hebben

Wat is het verschil met zoeken in SharePoint?

In SharePoint moet je vaak weten hoe iets heet of waar het staat. Dat is lastig als iedereen documenten anders opslaat. Topics werkt anders. Het kijkt naar het onderwerp zelf en verzamelt automatisch alle informatie die erbij hoort, ook als het verspreid staat over Teams en SharePoint. Je hoeft dus niet te zoeken. Topics brengt de informatie naar jou.

Praktisch voorbeeld:
Je ziet ergens “Project Horizon” voorbijkomen. Topics herkent het woord en toont meteen een kaartje met uitleg en documenten. Je weet in enkele seconden waar het over gaat.

Nieuwe onderdelen in Viva: wat heb jij eraan?

Microsoft Viva is de afgelopen jaren flink uitgebreid. Naast de bekende onderdelen zoals Insights, Learning en Topics zijn er nieuwe tools bijgekomen die organisaties helpen om doelen, feedback en teamgevoel inzichtelijk te maken. Je hoeft deze onderdelen niet zelf in te stellen. Dat doet de organisatie. Maar als ze beschikbaar zijn, kun jij er als secretaresse wel veel aan hebben.

Viva Goals: meteen zien wat prioriteit heeft

Viva Goals is een centrale plek waar teams hun belangrijkste doelen opslaan. Denk aan kwartaaldoelen, projectdoelen of belangrijke mijlpalen.

Wat jij eraan hebt:

• je ziet sneller wat op dit moment echt belangrijk is
• je begrijpt beter waarom bepaalde afspraken urgent zijn
• je kunt duidelijker aangeven wat wel of niet in de agenda past
• je helpt je manager om de focus vast te houden

Praktisch voorbeeld:
Je manager krijgt tien nieuwe verzoeken op één dag. In Viva Goals zie je welke projecten prioriteit hebben. Daardoor bepaal je makkelijker wat nu moet en wat kan wachten.

Viva Glint: zicht op wat er speelt in het team

Viva Glint verzamelt korte feedback van medewerkers. Geen lange enquêtes, maar korte, duidelijke vragen over werkdruk, communicatie en samenwerking.

Wat jij eraan hebt:

• je ziet sneller welke teams extra aandacht nodig hebben
• je kunt meedenken over verbeteringen
• signalen die je al oppikte worden bevestigd

Praktisch voorbeeld:
In Glint zie je dat collega’s aangeven dat interne processen onduidelijk zijn. Jij kunt dit meteen oppakken door informatie duidelijker te delen via Connections of Teams.

Viva Pulse: snelle check-ins om te horen hoe het gaat

Viva Pulse zijn korte vragenlijstjes die managers uitsturen om te peilen hoe het team erbij staat.

Wat jij eraan hebt:

• je helpt met plannen en uitsturen van check-ins
• je ziet sneller welke onderwerpen spelen
• je kunt actiepunten meenemen in vergaderingen en planningen
• je begrijpt beter waarom er soms drukte of onrust is

Praktisch voorbeeld:
Er staat een reorganisatie op de planning. Een Pulse-check kan je laten zien hoe het team erin staat. Jij kunt daarna helpen bij communicatie, planning of ondersteuning.

Meer overzicht, minder gedoe: dit levert Viva je op

Microsoft Viva brengt veel losse onderdelen van de werkdag op deze manier bij elkaar. Dat maakt het makkelijker om informatie terug te vinden, trainingen te delen en inzicht te krijgen in je planning en werkpatronen. Voor secretaresses en support professionals zorgt dat vooral voor meer duidelijkheid en minder onnodig zoekwerk.