Een betere samenwerking in Teams: voorkom deze 5 valkuilen

door Ingeborg · 8 december 2023

Om het maximale uit Microsoft Teams te halen is het van groot belang om een aantal veelvoorkomende valkuilen te vermijden, aangezien deze onze efficiëntie aanzienlijk kunnen belemmeren. In dit blog nemen we een kijkje in deze fouten en geven we je tips hoe je ze (de volgende keer) kunt vermijden. Zo zorg jij voor een betere samenwerking in Teams voor jezelf en voor je collega’s.

1. Onvoldoende training

Effectieve samenwerking in Teams kan eigenlijk niet zonder training en daarom is het belangrijk om voldoende tijd te investeren in het begrijpen van alle mogelijkheden. Neem daarvoor deel aan trainingssessies, bekijk YouTube filmpjes en lees eventueel (Office 365/Teams boeken). Zo leg je een sterke basis voor productief gebruik en voorkom je onnodige frustraties.

Ben je op zoek naar een training Teams? Bekijk dan ook eerst eens het cursusoverzicht op SecretaresseNet, bij interesse kan je meteen een brochure aanvragen. En lees ook al onze Teams tips!

2. Ongeorganiseerde Teams en Kanalen

Een ongeorganiseerde Teams-omgeving is funest. Creëer daarom heldere namen en beschrijvingen voor al je Teams en verdeel deze in overzichtelijke kanalen. Zo bevorder je de samenwerking aanzienlijk, omdat men minder lang hoeft te zoeken. Je kunt in Teams kiezen voor 3 soorten kanalen;

Standaardkanalen: worden automatisch aangemaakt als je een nieuw team maakt. Deze kanalen zijn voor iedereen in het team toegankelijk en te gebruieken voor algemene discussies, aankondigingen en teambrede communicatie.
Privékanalen: alleen uitgenodigde teamleden hebben toegang tot privékanalen. In deze kanalen kan je vertrouwelijke discussies hebben.
Shared kanalen: in Shared kanalen kan je ook externen toevoegen aan je team. Denk hierbij bijvoorbeeld aan participanten bij projecten of leveranciers of klanten.

Bedenkt vantevoren goed welk kanaal je gaat gebruiken. Het is niet mogelijk om achteraf een kanaal aan te passen van bijvoorbeeld Prive naar Shared of andersom. Je moet dan eerst het kanaal verwijderen en een nieuw kanaal aanmaken.

3. Onzorgvuldig gebruik van notificaties

Notificaties vormen zowel een zegen als een potentiële bron van ergernis. Het is essentieel om een evenwicht te vinden tussen het op de hoogte blijven van cruciale updates en niet overspoeld te worden door meldingen. Pas de notificatie-instellingen aan op basis van de urgentie van verschillende kanalen en berichten. Door bewust notificaties te beheren, behoud je de focus, zonder het risico te lopen dat je belangrijke informatie over het hoofd ziet.

De notificatie instellingen aanpassen;

Klik rechtsboven in je profiel op je initiatelen
Kies dan voor manage account/instellingen.
Navigeer naar notifications/meldingen aan de linkerkand van het venster.
- Hier vind je diverse instellingen waarmee je notificaties kunt aanpassen. Je kunt onder andere instellen voor welke activiteiten je meldingen wilt ontvangen, zoals vermeldingen, reacties op je berichten, en meer.

4. Onvoldoende beveiligingsbewustzijn

Secretaresses zijn vaak bewaarders van gevoelige informatie. Het is belangrijk om daar heel bewust mee om te gaan. Wil je dus een bestand delen met iemand? Bekijk dan goed naar de bestandstoegangsrechten als je een bestand deelt. Je kunt hier namelijk aangeven of iemand alleen mag lezen of ook mag bewerken. Beperk ook de toegang tot vertrouwelijke documenten tot alleen de teamleden die het nodig hebben.

5. Gebrek aan integratie met andere apps

Het volledige potentieel van Teams wordt pas benut wanneer het naadloos integreert met andere tools en apps binnen de Microsoft 365 omgeving. Bij het inrichten van een Team kan je daar al rekening mee houden. Installeer bijvoorbeeld in het (nieuw op te zetten Team) de Microsoft Tasks by Planner and To Do app. Zo kan je heel eenvoudig taken aan collega teamleden toewijzen. Bovendien kan je dan ook in een opslag zien wie, wanneer een bepaalde taakk zou moeten af hebben.

Er zijn heel veel verschillende Apps beschikbaar. Denk hierbij bijvoorbeeld aan apps zoals OneNote, Workflows, Forms en nog veel meer. Door gebruik te maken van deze apps zorg je voor een efficiencyslag met andere teamleden.

Het vermijden van deze vijf veelvoorkomende fouten kan de sleutel zijn tot een efficiëntere samenwerking in Teams. Investeer tijd om je vaardigheden te trainen en denk (vantevoren) na over de structuur van de kanelen. Op die manier verhoog je niet allen je eigen productiviteit maar die van je collega’s!