5 tips om beter te notuleren

‘Saskia, we hebben over vijf minuten een directievergadering. Kom je notuleren?’ Natuurlijk doe je dat, maar gemakkelijk zal het niet worden. Help…

Notuleren wordt vaak gezien als een lastige en tijdrovende klus:

• Hoe weet je wat je moet opschrijven en wat je juist moet weglaten?
• Hoe kun je bijhouden wat er wordt gezegd?
• Hoe weet je wie wat zegt?

Het enige dat deelnemers aan de vergadering willen hebben, is een correct en goed leesbaar verslag van de vergadering. Ze hebben vaak geen idee wat er allemaal bij komt kijken om tot een goed verslag te komen. We geven je enkele tips om beter te notuleren.

1: Bereid je goed voor

Als je niet weet wat het doel is van ieder agendapunt, weet je ook niet wat je moet opschrijven en welke discussies je uit de notulen kunt houden. Binnen vijf minuten kan Saskia zich echt niet goed voorbereiden.

Als je dit wel weet, dan is er geen enkele reden tot paniek:

• Gaat het in de discussie om het agendadoel? Prima, dan schrijf je er wat van op.
• Is de discussie erg interessant, maar heeft deze niets te maken met het doel van het agendapunt? Dan laat je het weg.

2: Gebruik digitale middelen

Tijdens de vergadering ben je aan het multitasken: luisteren, samenvatten én noteren. Met pen en papier verlies je teveel tijd aan het uitwerken van de notuleren. Een laptop is beter, maar mist vaak nog diverse handigheden die een tablet wél heeft. Bijvoorbeeld:

• Maak een (beknopte) actielijst die je na de vergadering direct doorstuurt naar de betreffende deelnemers.
• Handige vergaderapps, zoals SoundNote: dit volgt wat je typt terwijl deze het geluid vastlegt. Zo maak je je nooit meer druk om een belangrijk detail te missen. Wanneer je in de tekst op een woord klikt, speelt SoundNote direct het desbetreffende geluidsfragment af.

3: Pas de Gouden 10 Minuten toe

Wacht niet met uitwerken totdat je weer achter je bureau zit; dan gaat de telefoon weer, staan nieuwe e-mails te wachten en komen collega’s naar je toe om allerlei zaken te vragen. Blijf dus 10 minuten langer in de vergaderzaal om punt 4 toe te passen. Extra voordeel: mochten sommige deelnemers blijven hangen, dan kan je hen meteen nog wat vragen, indien nodig.

4: Orden je aantekeningen

Maak jouw aantekeningen zo duidelijk, dat je er tijdens het uitwerken doorheen vliegt. Enkele tips:

• Zet afkortingen om in hele woorden (nu weet je nog wat je ermee bedoelt).
• Vul aantekeningen aan waar nodig.
• Streep overbodige aantekeningen weg.
• Breng structuurwijzigingen aan.
• Maak alle besluiten, acties, actienemers en data duidelijk.

5: Werk je aantekeningen binnen 2 à 3 dagen uit

Uit onderzoek blijkt dat je je na 24 uur nog 90% herinnert van wat er is besproken. Na 48 uur is dat 70% en na 3 dagen nog 40%. Dat wil dus zeggen dat je op je aantekeningen moet kunnen vertrouwen…

Hoe dan ook: notuleren blijft een intensieve bezigheid die de nodige vaardigheden vereist. Je leert het vooral door het te doen. Als je net begint met notuleren, woon dan eerst een wat gemakkelijkere vergadering bij en leg daarna de lat steeds een stukje hoger. Als het goed gaat, geeft het een kick wanneer je weer een mooi verslag hebt afgeleverd!

Geschreven door: Mary-José ter Heegde, docent cursus Notuleren & Verslaglegging op strategisch niveau