Documenten opbergen op praktische wijze

Als secretaresse heb je een hoop verantwoordelijkheden en gedurende de dag heb je vaak met een hoop verschillende documenten te maken. Hoewel steeds meer dingen digitaal gaan, laten we werken op papier nog steeds niet helemaal los. Met deze tips kun jij op praktische wijze documenten opbergen.

Een handige archiefkast

Een archiefkast is bij uitstek een uitstekende manier om documenten makkelijk en snel op te bergen. Kies voor een handige kast met verschillende lades waar je zo veel mogelijk verschillende soorten documenten in kunt opbergen. Het is extra handig wanneer de kast een lade met hangmappen bevat.

Selecteren wat nodig is

Het kan al een hoop schelen wanneer je niet langer gedachteloos zomaar alles opslaat, maar een duidelijk onderscheid maakt in de documenten die wel en niet bewaard moeten worden. Veel administratie mag na enkele jaren ook weg en hoeft niet langer bewaard te worden. Uiteraard is het slim om alleen dingen weg te gooien in overleg.

Een systeem

De belangrijkste manier om snel en efficiënt documenten op overzichtelijke wijze op te slaan is door een systeem te creëren. Wanneer je een handige archiefkast hebt, kun je makkelijk onderscheid maken door verschillende soorten documenten op te slaan in verschillende lades. Door te werken met een kleursysteem in mappen kun je binnen die categorieën weer subcategorieën creëren. Het is het slimst om documenten gerelateerd aan dezelfde zaken samen op te slaan. Ook als het verschillende soorten documenten op te slaan. Sla dus op per thema en niet per soort document.

Lopend werk en voltooid werk

Daarnaast is het slim om een onderscheid te maken in documenten die gaan over lopend werk en documenten die gaan over voltooid werk. Je hebt waarschijnlijk enorm veel documenten die gaan over voltooid werk en als je daar steeds tussen moet zoeken naar de lopende zaken verlies je een hoop tijd. Bewaar lopende documenten dus op een andere plek totdat de zaak is afgerond. Verder is het slim om eens in het jaar echt eens alles uit te pluizen en dingen opnieuw te ordenen en alle documenten weg te gooien die er niet meer toe doen. Zo behoud je ten alle tijden het overzicht in de opgeslagen documenten. Met een handige archiefkast en een duidelijk systeem behoud je dus het overzicht over documenten. Wanneer je eens in de zoveel tijd de boel opruimt en helemaal uitpluist blijft alle administratie ook op orde.