Vereenvoudig administratieve taken met geautomatiseerde koppelingen

Als secretaresse voer je administratieve taken niet alleen uit, maar zoek je ook voortdurend naar kansen om deze te vereenvoudigen, te versnellen of te automatiseren. Dat bespaart tijd, helpt de kans op fouten te verkleinen en maakt dat je de focus kunt leggen op taken die er echt toe doen. Bij het automatiseren en versnellen van processen gaat het vaak om de repetitieve elementen daarvan. Denk bijvoorbeeld eens aan de transacties die je invoert in het HR- of financiële systeem.

Een nieuwe medewerker die gestart is, een inkooporder die is afgerond, enzovoorts. Voor deze taken bieden geautomatiseerde koppelingen tussen bijvoorbeeld een zakelijke bankrekening en een online boekhoudpakket de uitkomst. Maak jij er al gebruik van binnen je organisatie? In dit artikel lees je hier meer over.

Breng je taken en de daaraan gekoppelde processen in kaart

Een goede eerste stap om je werk te vereenvoudigen is het in kaart brengen van de taken die je momenteel uitvoert en de processen waaraan deze gekoppeld zijn. Welke stappen doorloop je bijvoorbeeld bij het inplannen van een afspraak met een leverancier? Hoe laat je een nieuwe medewerker instromen? Op welke wijze ga je om met het verwerken van betalingen door opdrachtgevers in de administratie van het bedrijf? Enzovoorts.

Kijk hierbij ook eens naar het pad dat bijvoorbeeld een opgesteld document volgt. Wie kijkt er normaliter naar het stuk voordat deze geaccordeerd wordt? Zijn al deze stappen noodzakelijk, of kun je sommige collega’s voortaan overslaan? Dat bespaart niet alleen jou tijd, maar ook deze collega.

Door inzichtelijk te maken wat bij de verschillende processen en uitvoering van taken komt kijken, kun je doelgericht op zoek gaan naar mogelijkheden om deze te versnellen en efficiënter in te richten. Je hebt hierbij tal van verschillende opties. Wist je bijvoorbeeld dat veel banken voor het geautomatiseerd verwerken van transacties in het boekhoudpakket standaard een aantal koppelingen aanbieden? Het handmatig overzetten van betalingen is hiermee verleden tijd. Of denk aan koppelingen tussen een intern gebruikt content management systeem en de kanalen van het bedrijf op sociale media, die helpen de uitgaande communicatie te vereenvoudigen. Je kunt berichten vooraf inplannen en geautomatiseerd laten publiceren.

Gebruik van AI steeds normaler onder secretaresses

Er zijn meer taken en processen die vereenvoudigd kunnen worden met de toepassing van moderne technologie. Denk bijvoorbeeld ook aan het notuleren van vergaderingen. Waar je dit voorheen handmatig deed, doe je het tegenwoordig met hulp van AI. Kunstmatige intelligentie zorgt al tijdens de vergadering voor het uitwerken van de notulen. Je kunt deze vervolgens handmatig controleren en verspreiden onder de deelnemers van de vergadering. Het bespaart je veel tijd.

Vergelijkbaar is het gebruik van AI voor het opstellen van documenten of het verwerken daarvan. Er zijn tal van tools die je helpen een sjabloon uit te werken, welke je vervolgens zelf invult. Of gebruik AI om een reeds uitgewerkt document te laten controleren op taalfouten, om deze te laten herschrijven zodat zinnen soepeler lopen of worden ingekort, enzovoorts.

Ben je als freelance secretaresse werkzaam binnen een organisatie? Zorg er in dat geval voor dat je goed verzekerd bent. Een aansprakelijkheidsverzekering als zzp’er afsluiten is sterk aan te bevelen, om te voorkomen dat bijvoorbeeld beroepsfouten jou worden aangerekend met alle financiële gevolgen van dien. Het gebruik van AI biedt tal van kansen, maar kan ook het risico op een beroepsfout vergroten. Mogelijk lees je een document net iets te snel, waardoor je over een belangrijke fout heen scant. Met een aansprakelijkheidsverzekering ben je beschermd tegen schade die ontstaat tijdens de uitvoering van je werk. Let hierbij goed op het verschil tussen een beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering.