Zo regel je namens je organisatie veilig en vlot zaken

Waarom eHerkenning steeds belangrijker wordt in jouw werkdag

Je kent het vast: er moet snel een vergunning worden aangevraagd, een ziekmelding doorgezet of een subsidieportaal gecheckt. Jij bent degene die het regelt, namens je manager of de hele afdeling. Met eHerkenning log je veilig in bij overheids- en publieke portalen, zodat je zonder gedoe direct bij de juiste formulieren en gegevens komt. Dat scheelt tijd, telefoontjes én frustratie.

Voor secretaresses en support professionals is dit een waardevol hulpmiddel. Eén betrouwbaar inlogmiddel voorkomt dat collega’s met verkeerde rechten vastlopen en maakt processen overzichtelijker. Bovendien versterkt het jouw rol: je voert niet alleen taken uit, maar zorgt dat de organisatie veilig en efficiënt kan werken. Denk aan toegang tot UWV, gemeenten, pensioenuitvoerders of de Belastingdienst, allemaal partijen die eHerkenning steeds vaker verplicht stellen.

Niveaus en machtigingen in begrijpelijke taal

Er zijn drie veelgebruikte betrouwbaarheidsniveaus:

• EH2+ voor minder risicovolle handelingen,
• EH3 voor diensten van bijvoorbeeld UWV en gemeenten,
• EH4 voor de meest gevoelige transacties.

Het juiste niveau hangt af van de dienst waarbij je inlogt. Maak daarom een kort overzicht: per taak of afdeling noteer je welk portaal wordt gebruikt, welk niveau vereist is en wie toegang nodig heeft.

Binnen de organisatie zijn er meestal verschillende rollen: de wettelijk vertegenwoordiger die het middel mag laten uitgeven, één of meer machtigingsbeheerders die gebruikers en rechten beheren, en jij als gebruiker met specifieke machtigingen.

Werk je tijdelijk of voor meerdere directieleden tegelijk? Regel dan vervanging en autorisaties vooraf. Dat voorkomt gedoe als iemand onverwacht afwezig is.

Slim organiseren: zo houd je overzicht

Checklist voor een snelle aanvraag

Zorg dat je vooraf alles bij de hand hebt:

• een recent KvK-uittreksel,
• een identiteitsbewijs van de bevoegd vertegenwoordiger,
• correcte bedrijfsgegevens (zoals in het Handelsregister),
• en contactgegevens van de beheerder.

Bespreek ook de gewenste inlogmethode (sms-code, app of token) en plan tijd in voor de identiteitscontrole. Wacht niet tot het laatste moment; aanvragen kunnen wat doorlooptijd hebben.

Coördineer je de aanvraag zelf, dan kan dat via erkende aanbieders zoals, herkenning aanvragen bij We-ID, afhankelijk van wat intern is afgesproken.

Machtigingen zonder gedoe

Koppel machtigingen aan taken:

• HR krijgt toegang tot UWV,
• Finance tot de Belastingdienst,

En jij tot de portalen die je operationeel nodig hebt.

Leg vast wie waarvoor eindverantwoordelijk is en documenteer wijzigingen kort in het teamhandboek. Een eenvoudige spreadsheet met portalen, niveaus, medewerkers en einddatums geeft direct overzicht.

Wisselt iemand van functie of verlaat een collega de organisatie? Dan zie je meteen welke machtigingen aangepast of ingetrokken moeten worden.

Veilig werken met twee-factor en apps

Gebruik waar mogelijk een zakelijke telefoon voor sms-codes of een authenticator-app, zodat toegang niet afhankelijk is van privételefoons. Spreek af wat te doen bij verlies of diefstal van een toestel en controleer of beheerders elkaars afwezigheid kunnen opvangen.

Deel nooit inlogmiddelen of tokens en let bij hybride werken op meekijkrisico’s in openbare ruimtes. Even je scherm vergrendelen tijdens het machtigingenbeheer voorkomt een hoop narigheid. Kleine gewoontes maken een groot verschil in veiligheid.

Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt

De klassieker: te laat beginnen. Start bij nieuwe projecten of aanbestedingen direct met het controleren van vereiste niveaus en rollen.

Een andere veelvoorkomende fout is het aanvragen van het verkeerde niveau, waardoor je niet kunt inloggen. Controleer daarom altijd per portaal wat nodig is.

Houd identiteitsdocumenten ook actueel, want een verlopen ID vertraagt alles. En als het technisch hapert, kijk dan of de bedrijfsnaam exact overeenkomt met het KvK-register en of beveiligingsmails niet in de spammap zijn beland.

Werken met meerdere KvK-nummers

Ondersteun je meerdere bv’s, een holding of verschillende klanten? Dan kom je uit bij ketenmachtigingen. Daarmee machtigt één organisatie een andere partij om namens haar in te loggen.

Maak duidelijke afspraken over de scope, looptijd en exitprocedure. Noteer per entiteit welke rechten je hebt en plan periodieke controles in. Zo blijft alles overzichtelijk, ook als projecten wisselen of organisatiestructuren veranderen.

Veilig en vlot zaken regelen

Met een paar vaste routines rond autorisaties, documentatie en beveiliging voelt inloggen via eHerkenning niet meer als een hindernis, maar als een betrouwbare stap in je werkdag. Jij houdt de regie, je collega’s kunnen door en je organisatie voldoet aan alle eisen van overheidsportalen.