Managing up: van assistent naar sparringpartner

Agenda’s die uitpuilen, vergaderingen die langer duren dan gepland en projecten die nét wat meer tijd kosten: herkenbaar? Als secretaresse of support professional ben jij vaak degene die de boel draaiende houdt. Maar wist je dat je nog meer impact kunt maken? Door niet alleen te ondersteunen, maar ook te sturen en mee te denken. Dat noemen we managing up: je leidinggevende slim begeleiden zodat hij of zij succesvoller wordt én jijzelf ook.

Met deze 10 praktische tips zet je vandaag al de eerste stap.

1. Neem het initiatief

Wachten tot een probleem vanzelf verdwijnt? Dat gebeurt zelden. Zie je dat je manager de hele dag van meeting naar meeting rent en nergens tijd heeft om zich voor te bereiden? Dan kun je afwachten tot de irritatie oploopt, maar je kunt ook zelf het gesprek openen: “Zullen we wat blokken in je agenda vrijhouden om rustig voor te bereiden?”

Dat voelt misschien een beetje spannend, maar juist door het tóch te doen laat je zien dat je vooruitdenkt en verantwoordelijkheid neemt. En geloof me: dat valt altijd op.

2. Maak zaken concreet

Wanneer je een idee of probleem bespreekt, zorg dat je voorbereid bent. Stel jezelf vooraf de vragen:

• Wat is precies het probleem of project?
• Wie moet erbij betrokken worden?
• Wanneer moet het klaar zijn?
• Waarom is het belangrijk?
• Hoe meten we voortgang of succes?

Door deze vragen te beantwoorden, laat je zien dat je niet alleen uitvoert, maar ook strategisch nadenkt. En dát is wat een manager nodig heeft in een drukke werkdag.

3. Stem af op de werkstijl van je manager

De ene manager wil elke dag een korte update, de ander liever één keer per week een uitgebreid overzicht. Het helpt enorm als je aanvoelt wat jouw leidinggevende prettig vindt. Deel dus regelmatig wat je gedaan hebt en waar je tegenaan loopt. Zo maak je zichtbaar hoeveel je eigenlijk doet, want zonder updates gaat dat vaak ongemerkt voorbij.

Praktijktip: Sluit de week af met een kort berichtje in Teams of Outlook met drie dingen: wat er klaar is, wat er nog loopt en waar je een knelpunt ziet. Kort, duidelijk en superhandig voor je manager.

4. Communiceer open en eerlijk

Iedereen loopt weleens ergens op vast. Het belangrijkste is dat je dat niet voor jezelf houdt, maar het bespreekbaar maakt. Open communiceren betekent niet dat je klaagt, maar dat je aangeeft wat je ziet én meteen een idee voor verbetering meeneemt.

Voorbeeld: in plaats van “Dit werkt niet”, zeg je: “Ik merk dat dit veel tijd kost. Ik denk dat we het makkelijker kunnen maken door X. Zullen we dat proberen?” Zo laat je zien dat je niet alleen een probleem signaleert, maar ook meedenkt over de oplossing.

5. Geef feedback (en vraag erom)

Een sterke samenwerking bouw je op met vertrouwen. Dat ontstaat als je eerlijk zegt wat goed gaat, maar ook waar je verbeterpunten ziet – én daar een idee bij aandraagt.

• Voorbeeld positieve feedback: “Die nieuwe aanpak van de vergadering werkt goed, ik merk dat het ons veel tijd scheelt.”
• Voorbeeld kritische feedback: “Je agenda staat erg vol. Ik denk dat het helpt als we blokken voor voorbereiding inplannen. Zullen we samen schuiven?”

Door feedback altijd respectvol te brengen en meteen een voorstel te doen, laat je zien dat je meedenkt en het beste wilt voor het hele team.

6. Zo vergroot je je invloed subtiel

Misschien neem jij niet de beslissingen, maar onderschat je invloed niet. Jij zit vaak het dichtst bij de informatie en ziet sneller waar iets spaak loopt.

Zie jezelf daarom als sparringpartner. Je hoeft niets af te dwingen, maar je kunt wel subtiel bijsturen: een vraag stellen, een suggestie doen of een ander perspectief geven. Soms moet je een idee een paar keer herhalen voordat het landt, dus geef niet te snel op. Blijf het gesprek voeren, jouw invloed is groter dan je denkt.

7. Durf je leidinggevende te coachen

Het voelt misschien wat spannend, maar soms ben jij degene die ziet dat je manager zichzelf voorbijloopt. Jij zit dicht op de agenda en merkt als eerste dat er geen ruimte meer is om adem te halen of voor te bereiden.

Daar kun je iets mee doen. Breng het voorzichtig maar duidelijk ter sprake. Gebruik bijvoorbeeld zinnen als:

• “Even ter info: als je dit overleg toevoegt, zit je straks acht uur achter elkaar in meetings.”
• “Ik denk dat het team meer gebaat is bij wat voorbereidingstijd. Zullen we daar samen ruimte voor maken?”

Door dit op een respectvolle manier te benoemen, coach je je manager naar slimmer plannen. En daar profiteert niet alleen je manager van, maar het hele team.

8. Complimenteer en waardeer

Feedback gaat niet alleen over verbeterpunten. Geef ook complimenten. Managers krijgen vaak veel kritiek, maar waardering horen ze minder vaak. Een simpel “Goed gedaan, dat werkte echt motiverend voor het team” kan veel doen voor jullie samenwerking.

9. Signaleer problemen op tijd

Merk je dat een project dreigt te vertragen of dat een vergadering slecht voorbereid is? Wacht dan niet tot het fout gaat, maar trek vroeg aan de bel. Managers hebben liever een waarschuwing vooraf dan een last-minute verrassing.

Door tijdig te signaleren geef je je leidinggevende de kans om bij te sturen, en voorkom je dat kleine issues grote problemen worden. Zo ben jij het alarmsysteem van het team en dat maakt jou onmisbaar.

10. Houd je updates kort en overzichtelijk

Managers hebben weinig tijd om lange rapportages of e-mails te lezen. Jij kunt het verschil maken door informatie kort en krachtig te presenteren. Denk aan een puntsgewijze update, een korte samenvatting bovenaan je mail of een duidelijk overzicht in Teams. Zo krijgt je leidinggevende direct grip op de situatie zonder dat hij of zij zich door lange teksten hoeft te worstelen.

Tot slot: laat je waarde zien

Van assistent naar sparringpartner gaan is een proces. Het betekent niet dat je de baas speelt, maar dat je slim samenwerkt. Door initiatief te nemen, transparant te communiceren en oplossingen aan te dragen, laat je zien hoeveel waarde je toevoegt. En die zichtbaarheid maakt jou sterker in je rol.

Wees je er ook van bewust dat managing up niet in elke situatie werkt. Soms spelen er omstandigheden of een cultuur waarin jouw invloed beperkt is. Dat is geen falen, maar realiteit. En onthoud: managing up is geen eenmalige actie, maar een vaardigheid die je je hele loopbaan blijft ontwikkelen.

Ook al lijkt het soms spannend: als je durft mee te sturen, profiteer jij net zo goed van de groei als je manager.