Energie houden in een dag vol online vergaderingen
De ene online vergadering is nog niet afgelopen of de volgende melding verschijnt alweer in beeld. Handig, zeker. Maar als je werkdag vooral uit online overleggen bestaat, vraagt dat ongemerkt veel van je aandacht. Zeker wanneer je meerdere meetings voorbereidt en zelf ook vaak aansluit. Hoe zorg je dat je aan het einde van de dag nog energie overhoudt?
Waarom online vergaderen zoveel energie kost
Online vergaderen lijkt efficiënt. Je hoeft niet te reizen, alles is met één klik geregeld en iedereen kan snel aanschuiven. Toch voelt een dag vol online vergaderingen vaak zwaarder dan een dag met (fysieke) afspraken op locatie.
Dat komt doordat je tijdens online vergaderingen continu scherp moet zijn. Je mist non-verbale signalen, zit langdurig stil en kijkt veel naar een scherm. Er zijn minder natuurlijke pauzes en minder momenten om even te herstellen. Even napraten of tussendoor bewegen gebeurt nauwelijks. Al die kleine dingen samen zorgen ervoor dat je concentratie sneller afneemt.
Herken je deze signalen?
Virtuele vergadermoeheid ontstaat meestal geleidelijk. Veel mensen herkennen één of meer van deze signalen:
- je bent sneller afgeleid tijdens vergaderingen
- je voelt je aan het einde van de dag leeg in plaats van voldaan
- je ziet op tegen nieuwe vergaderverzoeken
- je werkdag loopt vaker uit dan gepland
- je hebt het gevoel dat je vooral reageert in plaats van stuurt
Herkenning betekent niet meteen dat je het verkeerd doet. Het laat vooral zien dat je werkdag te vol zit met overlegmomenten.
Kleine keuzes maken al verschil
Je hoeft je agenda niet volledig om te gooien om meer energie over te houden. Vaak zit de winst in kleine, bewuste keuzes.
Denk aan het standaard iets korter plannen van online vergaderingen, bijvoorbeeld 25 of 50 minuten. Dat geeft ruimte om even op te staan, je ogen rust te geven of je hoofd leeg te maken. Ook helpt het om niet elk vrij moment automatisch te vullen. Een leeg blok in je agenda is geen verloren tijd, maar herstelruimte.
Niet elk overleg hoeft een meeting te zijn
Online vergaderen is handig, maar niet altijd nodig. Soms is een andere vorm van afstemming net zo effectief.
Alternatieven kunnen zijn:
- een korte update per mail
- een bericht in Teams
- een kort belmoment
- een gedeeld document met acties
Door hier bewuster naar te kijken, voorkom je dat agenda’s onnodig vollopen. Als je betrokken bent bij het plannen van overleggen, helpt het om vragen te stellen als: wat is het doel van dit overleg en wie moet hier echt bij zijn?
Bewuster omgaan met je eigen aanwezigheid
Je hoeft niet overal bij te zijn om van waarde te zijn. Soms is het voldoende om bij een deel van het overleg aan te sluiten of achteraf een korte samenvatting te ontvangen. Door dit bespreekbaar te maken, ontstaat vaak meer ruimte dan je vooraf denkt.
Ook kan het helpen om afspraken te maken over het vastleggen van meetings. Denk bijvoorbeeld aan het opnemen van een vergadering in Microsoft Teams, zodat deze automatisch getranscribeerd kan worden. Of spreek af dat één iemand na afloop een korte actielijst deelt. Zo blijft iedereen aangehaakt, zonder dat iedereen overal live bij hoeft te zijn.
Dit gaat niet over minder betrokken zijn, maar over bewuster omgaan met je aandacht.
Je werkplek maakt meer verschil dan je denkt
Ook je fysieke werkomgeving speelt een rol bij hoe vermoeiend online vergaderen voelt. Een prettige bureaustoel, een goede schermhoogte en rustige verlichting helpen om belasting te verminderen. Zet meldingen uit als ze afleiden en gebruik een headset die comfortabel zit.
Bij langere online vergaderingen helpt het ook om af en toe te bewegen. Even staan, rekken of een rondje lopen zorgt ervoor dat je energie beter blijft stromen.
Wat kun je vandaag al anders doen?
Wil je meteen al iets veranderen? Begin dan klein, bijvoorbeeld met één van deze stappen:
- plan standaard kortere meetings
- laat bewust ruimte tussen afspraken
- bespreek of je bij elk overleg echt nodig bent
- stel voor om meetings op te nemen, zodat je deze samen kan laten vatten door AI.
Kleine aanpassingen maken vaak al een groot verschil in hoe je werkdag voelt.
Maak het bespreekbaar
Veel mensen ervaren dezelfde vermoeidheid, maar spreken het niet altijd uit. Door het onderwerp voorzichtig te benoemen, ontstaat er vaak herkenning. Samen kun je bijvoorbeeld afspraken maken over vergadervrije momenten, kortere overleggen of duidelijkere agenda’s. Dat helpt je om scherp te blijven.
Slimmer omgaan met online vergaderingen
Een dag vol met online vergaderingen vraagt om andere keuzes dan vroeger. Niet door alles anders te doen, maar door slimmer te kijken naar wat echt nodig is. Door hier samen duidelijke afspraken over te maken, ontstaat er meer rust in de agenda en meer ruimte voor het werk dat ernaast ook nog gedaan moet worden.
Volg ons