Hoe onderteken je een brief namens meerdere personen?

Een brief opstellen is vaak een routineklus. Maar wat als je die brief moet ondertekenen namens twee of zelfs drie mensen? Welke naam zet je dan bovenaan? Wie ‘ondertekent’ feitelijk? En hoe laat je het er netjes en professioneel uitzien? In dit artikel lees je stap voor stap hoe je een brief ondertekent namens meerdere personen met een aantal praktische tips die je meteen kunt gebruiken.

Waarom een duidelijke ondertekening belangrijk is

De ondertekening is het laatste wat de lezer ziet – en dus ook het laatste dat blijft hangen. Het lijkt misschien maar een detail, maar juist dat stukje bepaalt vaak hoe professioneel je brief overkomt. En als je een brief ondertekent namens meerdere personen, wil je dat helder en verzorgd doen. Niet alleen omdat het netjes oogt, maar ook omdat je daarmee laat zien dat de boodschap breed wordt gedragen. Zeker bij formele brieven, zoals een besluit van de directie of een uitnodiging aan een externe partij, is een duidelijke ondertekening echt onmisbaar.

Meerdere namen onder een brief zetten

Als je een brief opstelt namens meerdere personen die zelf ondertekenen, dan kun je dat op twee manieren doen: je zet de namen naast elkaar, of je zet ze onder elkaar.

Wat zeggen de formele regels?

Volgens de richtlijnen op Taaladvies.net mogen namen van gelijkwaardige ondertekenaars naast elkaar worden geplaatst, op één regel. Dit gebeurt vooral bij officiële documenten die fysiek worden ondertekend, zoals contracten of overeenkomsten.

Voorbeeld formele handtekeningregel (naast elkaar):

Met vriendelijke groet,
<witregel>
Mw. J. de Vries        Dhr. M. Bakker

Wat is gebruikelijk in de praktijk?

In brieven, zonder fysieke handtekeningen is het veel gebruikelijker en duidelijker om namen onder elkaar te zetten. Dat is overzichtelijker, oogt rustiger en biedt ruimte voor functietitels. Zeker bij meer dan twee ondertekenaars of langere namen is dit de beste optie.

Voorbeeld zonder functietitels:

Met vriendelijke groet,
<witregel>
Mw. J. de Vries
<witregel>
Dhr. M. Bakker

Voorbeeld met functietitels:

Met vriendelijke groet,
<witregel>
Mw. J. de Vries
Manager HR
<witregel>
Dhr. M. Bakker
Manager Finance

Wie zet je bovenaan?

Bij ondertekeningen onder elkaar geldt: de belangrijkste persoon komt bovenaan. Dit kan iemand zijn met een hogere functie, of degene die formeel de verantwoordelijkheid draagt. Zijn de ondertekenaars gelijkwaardig? Dan kun je ook kiezen voor alfabetische volgorde.

Wat je ook kiest: zorg dat je de volgorde consequent aanhoudt en stem het indien nodig even af met de betrokken personen.

Waarom zet je de namen onder elkaar (en niet naast elkaar)?

Volgens de formele richtlijnen mogen namen van ondertekenaars met gelijkwaardige functies ook naast elkaar worden geplaatst. In de praktijk kiezen veel organisaties er juist voor om de namen onder elkaar te zetten. Dat oogt rustiger, is overzichtelijker en maakt het makkelijker om functietitels en volgorde (zoals hiërarchie of alfabetisch) duidelijk te tonen.

Kortom: beide vormen zijn toegestaan. Check wel even of jouw organisatie specifieke afspraken of huisstijlregels hierover heeft.

Wat als jij de brief ondertekent namens hen?

Soms onderteken je een brief namens anderen. In dat geval gebruik je de afkorting i.o. (in opdracht). Hiermee maak je duidelijk dat jij de brief hebt verstuurd namens de genoemde personen, met hun toestemming.

Let op: Gebruik deze vorm alleen als je zeker weet dat je dit mag doen.

Meer weten over hoe en wanneer je ‘i.o.’ gebruikt? Lees dan het artikel met voorbeelden hoe je i.o. moet ondertekenen.

Brief ondertekenen namens een (werk)groep of commissie

Soms komt een brief niet van twee personen, maar namens een hele groep. Denk aan een projectteam, een (werk)groep of een commissie. Dan kun je ervoor kiezen om alleen de groepsnaam op te nemen in de ondertekening:

Voorbeeld:

Met vriendelijke groet,
<witregel>
De werkgroep Duurzaamheid

Als het nodig is om duidelijk te maken wie er in de werkgroep zitten of wie aanspreekpunt is, kun je ook de namen van de leden vermelden onder de groepsnaam:

Met vriendelijke groet,
<witregel>
Namens de werkgroep Duurzaamheid,
<witregel>
Mw. J. de Vries
<witregel>
Dhr. M. Bakker

Wat zet je in de opening van de brief?

Als je een brief opstelt namens meerdere personen, is het slim om dat meteen in de eerste alinea duidelijk te maken. Zo weet de lezer direct dat de boodschap van meerdere afzenders komt en voorkom je verwarring verderop in de brief.

Je zou kunnen beginnen met:

• Namens het managementteam informeren wij u graag over…
• Wij als projectgroep willen u uitnodigen voor…
• Wij danken u voor uw inzet in dit traject.

Zo sluit de opening mooi aan op de ondertekening.

Veelgemaakte fouten

Een foutje in de ondertekening lijkt misschien klein, maar het kan al snel een slordige indruk geven of voor verwarring zorgen. Daarom hieronder een paar veelvoorkomende valkuilen én hoe je ze makkelijk voorkomt.

1. Namen op één regel zetten terwijl dat onduidelijk is
   Formeel mag het bij gelijkwaardige functies, maar in de praktijk is het vaak onoverzichtelijk – zeker bij drie of meer personen of als er functietitels bij staan. Kies dus liever voor namen onder elkaar.
2. Verkeerde volgorde van namen
   Let op de hiërarchie: zet de hoogste in rang bovenaan. Zijn de personen gelijkwaardig? Dan is alfabetische volgorde een prima optie. Stem dit altijd even af.
3. Geen functietitels toevoegen
   Bij formele of externe communicatie hoort onder elke naam een functietitel. Dat geeft duidelijkheid over wie wat vertegenwoordigt.
4. Onduidelijk wie daadwerkelijk ondertekent
   Gebruik ‘i.o.’ (in opdracht) of ‘namens’ wanneer jij als secretaresse de brief ondertekent voor anderen. Zo voorkom je ook juridische onduidelijkheid.

Voordat je de brief verstuurt, is het slim om alles nog even goed na te lopen. Kloppen de namen en de volgorde? Heb je de functietitels correct vermeld? Is het voor de ontvanger duidelijk wie de afzenders zijn?

Formele richtlijnen op een rij

Wil je het helemaal volgens de regels doen? Dan zijn dit de belangrijkste richtlijnen voor het ondertekenen van een brief namens meerdere personen:

• Namen naast elkaar is formeel toegestaan als iedereen gelijkwaardig is én de brief fysiek wordt ondertekend (zoals bij officiële documenten).
• In de praktijk worden namen vaak onder elkaar gezet – dat oogt rustiger, is overzichtelijker en geeft ruimte voor functietitels.
• Zet bij voorkeur de hoogste in rang bovenaan. Zijn alle ondertekenaars gelijkwaardig, dan mag je alfabetische volgorde gebruiken.
• Voeg altijd de functietitel toe onder de naam bij formele brieven.
• Gebruik ‘i.o.’ (in opdracht) als jij de brief verstuurt namens anderen.
• Bij één ondertekenaar die namens een groep spreekt, kun je ‘mede namens…’ toevoegen in de tekst of ondertekening.

Zo combineer je duidelijkheid, professionaliteit en een verzorgde uitstraling in je brief.

Gebruikte bronnen:

• Taaladvies.net – Opmaak van een zakelijke brief in Nederland
• Schrijfwijzer – Jan Renkema (2023-editie)