SPSS voor secretaresses: wat moet je weten?

SPSS. Misschien heb je de naam weleens gehoord in een overleg over onderzoek, rapportages of enquêtes. Klinkt ingewikkeld? Dat valt reuze mee. Maar wat is SPSS eigenlijk precies? En wat kun je ermee als secretaresse? In dit artikel leggen we het je op een toegankelijke manier uit. Want ook al ben je geen data-analist, een beetje basiskennis van SPSS kan jou juist helpen om slimmer te werken, beter samen te werken én meer waarde toe te voegen aan je team.

Wat is SPSS?

SPSS staat voor Statistical Package for the Social Sciences. Het is software waarmee je data kunt invoeren, analyseren, bewerken en omzetten in tabellen, grafieken en inzichten. Denk aan een medewerkerstevredenheidsonderzoek, een analyse van klantfeedback of een rapportage over interne processen.

Waarom is SPSS interessant voor secretaresses?

Misschien denk je: “Moet ik hier echt iets van weten?” Het antwoord is: je hoeft er geen expert in te zijn, maar het is wel handig als je de basis begrijpt. In veel organisaties werk je samen met collega’s van HR, beleid of communicatie. Die doen regelmatig onderzoek of sturen bijvoorbeeld een interne enquête uit. De resultaten daarvan worden vaak geanalyseerd in SPSS.

Jij krijgt dan misschien de taak om de antwoorden te verzamelen in Excel, het bestand klaar te maken voor analyse, of een samenvatting te maken voor in een rapport of presentatie. Als je dan weet wat SPSS doet en hoe het werkt, kun je beter meedenken, fouten voorkomen en de juiste data aanleveren. Je laat bovendien zien dat je niet alleen uitvoert, maar ook actief bijdraagt aan het proces.

Welke tools zijn er?

Hieronder lees je drie veelgebruikte varianten die je tegen kunt komen:

1. IBM SPSS Statistics

De bekendste versie. Gebruikt voor het invoeren, analyseren en visualiseren van data.

• Voorbeeld: analyseren van een medewerkerstevredenheidsonderzoek.

2. IBM SPSS Modeler

Deze tool is gericht op voorspellingen. Je werkt met een visuele workflow.

• Voorbeeld: voorspellen van verloop binnen een organisatie.

3. IBM SPSS Data Collection

Speciaal voor het maken en beheren van enquêtes.

• Voorbeeld: online vragenlijst versturen en de antwoorden direct analyseren.

Van wie is SPSS eigenlijk?

SPSS is een product van IBM. Het werd oorspronkelijk ontwikkeld in de jaren ’60 en in 2009 overgenomen door IBM. Sindsdien heet het officieel IBM SPSS Statistics (of Modeler/Data Collection, afhankelijk van de variant).

Er bestaan overigens ook alternatieven zoals:

• JASP of Jamovi (open source en laagdrempelig)
• en natuurlijk Excel (voor eenvoudige analyses)

Waar kun je het leren?

Wil je zelf aan de slag met SPSS, maar weet je niet goed waar te beginnen? Dan zijn er gelukkig genoeg mogelijkheden om de basis (of meer) onder de knie te krijgen. Je hoeft echt geen wiskundeknobbel te hebben om ermee te starten. Er zijn zowel korte cursussen als meer uitgebreide trainingen, bijvoorbeeld via:

• LOI en NTI – bieden thuisstudies en online modules
• NCOI Opleidingen – beroepsgerichte opleidingen
• YouTube & Udemy – handig als je zelfstandig wilt leren in je eigen tempo

Sommige cursussen richten zich specifiek op data-analyse in de praktijk, dus ook zonder wetenschappelijke insteek. Ideaal als je bijvoorbeeld met HR-data, klantfeedback of rapportages werkt. En vaak kun je je via je werkgever (deels) laten bijscholen.

Tot slot

Zoals je hebt gelezen, is SPSS dus een slimme tool van IBM die cijfers tot leven brengt. Geen droge tabellen, maar overzicht, inzicht en soms zelfs verrassende conclusies. Of je nu werkt aan een enquête, een intern rapport of gewoon netjes data aanlevert – als secretaresse kun je meer betekenen dan je misschien denkt. En je hoeft dus echt geen whizzkid te zijn om ermee aan de slag te gaan!