10 tips om als professioneel secretaresse uit te blinken in je functie

De wereld om ons heen verandert continu, één rol blijft echter constant van onschatbare waarde: de secretaresse. Deze ondersteunende rol is inmiddels wel uitgegroeid tot een dynamische en strategische positie binnen organisaties over de hele wereld. Van het beheren van complexe agenda’s tot het coördineren van projecten, de professionele secretaresse anno nu staat echt centraal in het soepel laten verlopen van de dagelijkse bedrijfsvoering. Hoe kan jij als secretaresse nog succesvoller zijn in deze snel veranderende omgeving? In dit blog hebben we 10 tips verzameld, waarmee je kan uitblinken in je werk als professioneel secretaresse.

1. Ontwikkel je timemanagement vaardigheden

Effectief timemanagement is essentieel voor een secretaresse om deadlines te halen en taken efficiënt af te ronden. Het helpt als je proobeert om hierbij gebruik te maken van online tools die gebruik maken van AI en andere apps voor takenlijsten om je dag te organiseren en prioriteiten te stellen.

Extra tip: gebruik de Pomodoro-techniek om geconcentreerd te werken in intervallen van 25 minuten, gevolgd door korte pauzes.

2. Leer (beter) multitasken

Als secretaresse ben je vaak bezig met meerdere taken tegelijk. Het is belangrijk om effectief te kunnen multitasken zonder de kwaliteit van je werk in gevaar te brengen. Je zou bijvoorbeeld alvast wat e-mails kunnen beantwoorden terwijl je wacht op een vergadering of groepeer vergelijkbare taken en voer ze samen uit. Dit helpt om je focus te behouden en je efficiëntie te verhogen.

3. Delegeren kan ook jij… leren!

Delegeren is een vaardigheid die elke secretaresse onder de knie zou moeten krijgen. Gelukkig kan je delegeren leren. Het is daarbij belangrijk dat je begint met het overdragen van kleine en overzichtelijke taken. Iets waar je niet direct onrustig van wordt mocht het misgaan.

Tip: Lees in dit blog hoe je delegeren kan leren

4. Ontwikkel je sociale vaardigheden

Sociale vaardigheden zijn van onschatbare waarde voor een secretaresse. Deze vaardigheden helpen je om effectief te communiceren en relaties op te bouwen met collega’s en klanten. Je kunt deze vaardigheden verder ontwikkelen door je (extra) in te leven in de behoeften van anderen. Neem de tijd om een gesprek te voeren en luister actief. Probeer daarbij vooral open vragen te stellen en moedig anderen aan om gedachten en gevoelens met je te delen. Zo creëer je wederzijds begrip. En last but not least: oordeel niet! Probeer de ander gewoon eens te begrijpen, zelfs als je anders over iets denkt of als je het er niet mee eens bent.

5. Word een expert in office software

Als professioneel secretaresse moet je bekwaam zijn in het gebruik van kantoorsoftware, zoals bijvoorbeeld Microsoft Office (365). Investeer tijd in het leren van geavanceerde functies van programma’s zoals Word, Excel en PowerPoint, zodat je efficiënter kunt werken en professionele documenten kunt produceren.

Leestips:

• Sparklines maken in Excel doe je zo
• Zo werkt de Voorwaardelijke Opmaak functie in Outlook
• Zo werkt de PowerPoint Live functie in Teams
• Teamsupdate: vijf mogelijkheden uitgelicht

6. Wees professioneel en betrouwbaar

Als secretaresse ben je het visitekaartje van het bedrijf. Toon altijd professionaliteit en betrouwbaarheid in je gedrag en communicatie. Zorg ervoor dat je op tijd bent voor afspraken en vergaderingen. Heb je belooft om iets te doen? Stuur dan gewoon eens een follow-up e-mail om de afspraken nog eens te bevestigen. Is het opgelost of heb je de taak afgerond? Mail het naar de persoon aan wie je het hebt beloofd.

7. Verfijn je notuleervaardigheden

Het maken van nauwkeurige en overzichtelijke notities tijdens vergaderingen is een belangrijke taak van een professioneel secretaresse. Ontwikkel je notuleervaardigheden door regelmatig te oefenen en de stukken goed door te lezen. De belangrijkste punten en actiepunten staat daar namelijk vaak al in! Bij de uitwerking kan je gebruik maken bijvoorbeeld bullets om informatie beter te structureren en overzichtelijk te maken.

Tip: De kunt van het strategisch notuleren

8. Leer helder en beknopt te schrijven

Efficiënt communiceren is zo belangrijk! Vermijd lange e-mails, zet komma’s daar waar ze horen en gebruik bulletpoints om informatie over te brengen op een duidelijke en beknopte manier.

Wil jij je schrijfvaardigheid verder verbeteren? Lees dan het artikel Verbeter je schrijfvaardigheid als secretaresse.

9. Blijf investeren in je ontwikkeling

Blijf leren en groeien in je vakgebied door deel te nemen aan trainingen, workshops en/ of andere evenementen. Blijf ook op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in je vakgebied. Dit kan je bijvoorbeeld doen door je te abonneren op secretaresse nieuwsbrieven. Volg daarbij ook regelmatig (online) cursussen en/of workshops over nieuwe functies van softwareprogramma’s die relevant zijn voor je werk.

10. Ontwikkel je probleemoplossend vermogen

Als professioneel secretaresse word je nog weleens geconfronteerd met uitdagingen en problemen die snel moeten worden opgelost. Ontwikkel je probleemoplossend vermogen door meer out-of-the-box te denken. Zo kan je sneller handelen in noodsituaties. Belangrijk hierbij is om het probleem eerst te begrijpen voordat je begint om het op te lossen. Begin altijd met het definiëren van het probleem. Schrijf het op en geef daarbij aan welke gevolgen het heeft voor de organisatie. Praat er met collega’s over, zodat je de context van het probleem echt goed begrijpt (en je collega’s ook) en ga dan samen zoeken naar een (snelle) oplossing.