Zo houd je een telefoongesprek kort en bondig

Je belt even snel om iets af te stemmen, maar voor je het weet ben je tien minuten verder en heb je het over de vakantieplannen van iemands buurvrouw. Leuk, maar niet altijd handig als je werkdag al vol zit. Toch wil je ook niet kortaf of gehaast klinken. De kunst zit in de juiste balans: vriendelijk blijven, maar wel to the point. Met deze tips houd je elk telefoongesprek kort, duidelijk en prettig, zonder dat het ongemakkelijk wordt.

Wanneer bondigheid belangrijk is

Op dagen waarop je continu wordt gebeld, is bondigheid goud waard. Denk aan maandagochtenden, drukke projectweken of dagen vol overleg. Dan helpt het enorm als je telefoongesprekken kort kunt houden. Niet alleen bespaart het tijd, het voorkomt ook dat je to-dolijst ontspoort.

Bondig hoeft echt niet kil te klinken. Het laat alleen zien dat je to the point bent en de tijd van de ander net zo belangrijk vindt als die van jezelf.

Zo houd je telefoongesprekken kort, maar vriendelijk

Met een paar kleine aanpassingen kun je veel tijd winnen zonder onpersoonlijk over te komen. De volgende tips helpen je om gesprekken soepel te laten verlopen en met een goed gevoel af te ronden.

1. Kom snel ter zake

Een goed telefoongesprek begint met een helder doel. Wat wil je precies weten, afstemmen of regelen? Schrijf het kort op voor je belt, bijvoorbeeld in steekwoorden. Dat helpt je om gefocust te blijven en voorkomt dat je afdwaalt.

Veel mensen starten met een praatje over koetjes en kalfjes, en dat is prima om het ijs te breken. Maar blijf daar niet te lang in hangen. De truc is om na één of twee zinnen soepel de overstap te maken naar de reden van je telefoontje. Dat kun je doen met een overgangszin: een korte, beleefde brug tussen het persoonlijke en het zakelijke deel van het gesprek.

Voorbeeldzinnen:

• Fijn om te horen dat alles goed gaat. Ik bel even over…
• Leuk om te horen dat het druk is daar. Ik wilde je even kort spreken over…
• Goed dat je het zegt, dat sluit precies aan bij de reden dat ik bel…

Voorbeeldzin:

• Fijn om te horen dat alles goed gaat. Ik bel even over de planning van volgende week.

2. Spreek je wel direct met de juiste persoon?

Niets kost zoveel tijd als drie keer hetzelfde verhaal moeten doen. Vraag daarom bij het begin van het gesprek met wie je spreekt en of diegene de juiste persoon is om jouw vraag te beantwoorden. Dit klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk gebeurt het vaak niet.

Zeker bij grotere organisaties kan het veel schelen als je meteen bij de juiste afdeling terechtkomt. Daarmee voorkom je dat je van het kastje naar de muur wordt gestuurd.

Voorbeeldzin:

• Met wie spreek ik precies? Dan weet ik zeker dat ik bij de juiste persoon ben voor mijn vraag over de factuur.

3. Gebruik natuurlijke pauzes

In elk telefoongesprek zitten korte momenten van stilte, bijvoorbeeld als iemand even nadenkt of aantekeningen maakt. Dat zijn de perfecte momenten om vriendelijk af te ronden. Als je dat doet terwijl het gesprek nog in een rustige flow zit, voelt dat natuurlijk aan en niet alsof je iemand afkapt.

Door actief te luisteren hoor je die natuurlijke pauzes vanzelf. Gebruik ze om samen te vatten wat er besproken is of om subtiel richting een afronding te gaan.

Voorbeeldzin:

• “Ik zie dat we de belangrijkste dingen hebben besproken, dus ik rond het gesprek even af. Dank je wel voor je tijd.”

4. Onderbreken mag als je het netjes doet

Soms is er gewoon geen andere manier dan even in te breken, bijvoorbeeld als de ander te ver afdwaalt of het gesprek te lang duurt. Als je dat beleefd doet, zal niemand het vervelend vinden. De truc is om respectvol te blijven, even te bedanken voor de toelichting en dan de regie terug te nemen.

Voorbeeldzin:

• Sorry dat ik je even onderbreek, maar ik moet zo naar een vergadering. Kun je het belangrijkste punt nog even kort herhalen?

5. Let op je toon en stemgebruik

Aan de telefoon draait alles om je stem. Er is geen gezichtsuitdrukking of lichaamstaal die je woorden nuanceert, dus je toon maakt het verschil. Spreek rustig en glimlach terwijl je praat, dat klinkt direct vriendelijker en zelfverzekerder.

Let ook op je tempo: praat niet te snel, maar wel energiek genoeg om betrokken over te komen. Een levendige toon helpt om de aandacht vast te houden en zorgt dat de ander zich gehoord voelt.

De beste tip:

• Je klinkt vriendelijker met een glimlach. Probeer het maar eens, je hoort direct het verschil.

6. Rond het gesprek duidelijk en vriendelijk af

Een goede afsluiting is minstens zo belangrijk als een goede start. Vat kort samen wat er is afgesproken en geef aan wat de volgende stap is. Daarmee voorkom je misverstanden en maak je duidelijk dat het gesprek afgerond is.

Een vriendelijke afsluiting is nooit te zakelijk of te formeel. Het gaat erom dat je de ander bedankt en aangeeft dat alles besproken is.

Voorbeeldzinnen:

• Dan spreken we af dat jij me morgen even mailt met de bevestiging.
• Dank je wel voor het fijne gesprek, dan laat ik het hierbij.
• Ik ga je niet langer ophouden, bedankt voor je tijd en een fijne dag verder.

Check jezelf: houd jij je telefoongesprekken kort en duidelijk?

Wil je weten of jij efficiënt telefoneert? Stel jezelf dan deze drie vragen voordat je de telefoon pakt:

• Weet ik wat ik wil bereiken met dit gesprek?
• Kan ik het doel in één of twee zinnen verwoorden?
• Weet ik hoe ik vriendelijk kan afronden zonder dat het gehaast klinkt?

Als je deze drie vragen met ‘ja’ kunt beantwoorden, is de kans groot dat je elk telefoongesprek kort, duidelijk en prettig weet te voeren. En dat scheelt op drukke dagen niet alleen tijd, maar vooral ook veel energie.

Kort, vriendelijk en to-the-point

Een kort telefoongesprek heeft niets te maken met gehaast zijn. Het gaat om slim communiceren: weten wat je wilt zeggen, vriendelijk blijven en duidelijk afronden. Door rustig te spreken, een glimlach in je stem te leggen en op het juiste moment af te ronden, bespaar je tijd en houd je overzicht. En misschien nog belangrijker: je laat altijd een prettige indruk achter en dat wil toch iedereen?