Wat projectmanagement tools jou als secretaresse opleveren

Projectmanagement tools zijn in veel organisaties inmiddels vaste prik. Misschien werk je er zelf niet dagelijks in, maar je krijgt er wél mee te maken. Ze worden gebruikt om projecten, acties en deadlines overzichtelijk te houden, en vragen over voortgang of planning komen vaak bij jou terecht. Je hoeft deze tools niet tot in detail te kennen om goed te kunnen ondersteunen. Door in de basis te weten hoe ze werken en waarvoor ze worden gebruikt, kun je sneller meedenken en overzicht houden.

In dit artikel lees je wat projectmanagement tools jou als secretaresse opleveren en waarom een beetje basiskennis vaak al genoeg is.

Wat zijn projectmanagement tools eigenlijk?

Projectmanagement tools zijn hulpmiddelen om overzicht te houden over taken, deadlines en afspraken. Ze zorgen ervoor dat acties niet alleen in e-mails of hoofden zitten, maar op één centrale plek staan.

Het gaat daarbij niet altijd om uitgebreide systemen. Veel organisaties werken met lichte vormen van projectmanagement, waarin vooral overzicht, voortgang en samenwerking centraal staan. Voor jou als secretaresse sluiten deze tools goed aan bij wat je al doet: structureren, vooruitdenken en overzicht bewaren.

Wat heb jij als secretaresse aan projectmanagement tools?

Projectmanagement tools helpen je om overzicht te houden in alles wat tegelijk speelt. Niet doordat jij alles zelf moet bijhouden, maar doordat acties en afspraken op één plek terug te vinden zijn.

Wat dat je oplevert:

• sneller zien wat er loopt
• minder losse acties en ad-hoc vragen
• makkelijker bewaken van afspraken en deadlines

Dat geeft rust in je werkdag en maakt het makkelijker om overzicht te houden, ook als dingen door elkaar lopen.

Waarom basiskennis van projectmanagement tools zo waardevol is

Je hoeft projectmanagement tools niet zelf intensief te gebruiken om van waarde te zijn. In veel organisaties werken managers, projectleiders of teams met deze tools. Jij ondersteunt daarbij.

Als je de belangrijkste projectmanagement tools in de basis kent en begrijpt:

• waarvoor ze worden ingezet
• hoe taken en deadlines erin worden vastgelegd
• waar je informatie kunt terugvinden

kun je gerichter meedenken en sneller schakelen. Je hoeft geen projecten te leiden of systemen in te richten. Begrijpen hoe een tool werkt, is vaak al genoeg om goed te ondersteunen.

Welke projectmanagement tools zijn handig om in de basis te kennen?

Je hoeft projectmanagement tools niet tot in detail te kennen. Het gaat erom dat je in de basis begrijpt hoe ze werken en waarvoor ze worden gebruikt. Met die kennis kun je beter aansluiten bij het werk van je manager en sneller meedenken als er vragen komen.

1. Microsoft Planner (lichte projectmanagement tool)

Microsoft Planner werkt met borden en taken. Taken worden verdeeld in kolommen, zoals ‘Te doen’, ‘Bezig’ en ‘Gereed’. Per taak kun je een deadline, verantwoordelijke en checklist toevoegen. Planner wordt veel gebruikt binnen Microsoft 365 om projecten op hoofdlijnen te volgen.

» Lees ook het artikel over Microsoft Planner

2. Microsoft To Do (persoonlijke taken en actiepunten)

Microsoft To Do is bedoeld voor je eigen takenlijst. Je maakt lijstjes met acties, stelt deadlines in en vinkt taken af zodra ze klaar zijn. To Do wordt vaak gebruikt naast Outlook of Planner om persoonlijke actiepunten overzichtelijk te houden.

» Meer hierover lees je in het artikel over Microsoft To Do.

3. Trello (visueel en laagdrempelig)

Trello werkt met borden, lijsten en kaartjes. Elk kaartje staat voor een taak of actie en kan worden verplaatst naar een volgende kolom. Zo zie je in één oogopslag wat nog openstaat en wat al is afgerond.

» Lees ook het artikel: Wat is Trello en waar kun je het voor gebruiken? .

4. Asana (meer structuur voor grotere projecten)

Asana wordt vaak gebruikt voor grotere projecten of samenwerking tussen meerdere teams. Taken zijn gekoppeld aan projecten en deadlines, waardoor voortgang goed zichtbaar is. De tool biedt meer mogelijkheden, maar vraagt ook iets meer uitleg.

5. Monday.com (flexibel en visueel platform)

Monday.com werkt met overzichtstabellen waarin taken, deadlines en status worden bijgehouden. Het platform is flexibel en kan eenvoudig of juist uitgebreid worden ingericht. Daarom wordt het veel gebruikt door projectteams en managers die meer inzicht willen in lopende werkzaamheden.

Wil je je basiskennis uitbreiden? Dit kan laagdrempelig

Je hoeft geen cursus te volgen om goed te kunnen ondersteunen met projectmanagement tools. Maar als je het prettig vindt om nét iets meer gevoel te krijgen bij hoe een tool werkt, zijn er genoeg gratis en toegankelijke manieren om dat te doen.

1. Microsoft Learn (voor Planner en To Do)

Microsoft biedt gratis leerpaden aan die kort en praktisch zijn. Je leert in je eigen tempo en krijgt vooral inzicht in hoe een tool is opgebouwd en waar je wat kunt vinden.

2. YouTube (korte uitlegvideo’s)

Voor tools als Trello, Asana en Monday.com zijn er veel korte uitlegvideo’s te vinden. Zoek bijvoorbeeld op “Trello basis”, “Asana uitleg” of “Monday.com basics”. Vaak heb je aan tien minuten al genoeg.

3. De ingebouwde hulp van de tool zelf

Veel tools laten bij het eerste gebruik een korte rondleiding zien. Even meekijken is vaak al voldoende om de basis te begrijpen.

4. Meekijken met je manager of team

Soms is de beste uitleg gewoon meekijken. Vraag hoe je manager een tool gebruikt en waar belangrijke informatie staat. Dat kost weinig tijd en levert veel inzicht op.

Het gaat niet om certificaten of alles perfect beheersen, maar om begrijpen hoe een tool werkt en hoe jij daarmee kunt meedenken en ondersteunen.

Tot slot: Projectmanagement tools gebruiken zonder een expert te zijn

Projectmanagement tools zijn geen doel op zich. Ze zijn er om overzicht te bieden en samenwerking te ondersteunen. Door te weten hoe de belangrijkste tools werken en wat je ermee kunt, vergroot je jouw waarde als secretaresse zonder jezelf extra werk te geven.

Slim ondersteunen zit in overzicht, inzicht en meedenken. En precies daar helpen projectmanagement tools bij.