Ken jij deze digitale eyeopeners voor de ondersteuner al?

Ondersteuners richten zich op de toekomst van hun vak, maar het lijkt erop dat het digitale aspect nog te weinig aandacht krijgt. De belangstelling hiervoor blijft vaak achter, alsof technologische ontwikkelingen hen niet beïnvloeden of dat er geen kansen op dit gebied zijn. Het bijhouden van alle digitale veranderingen is voor iedereen een uitdaging, gezien de snelle tempo waarin dit gebeurt. Denk bijvoorbeeld aan de overvloed aan AI-apps, zoals ChatGPT. Door gebrek aan kennis vormen werknemers vaak een zwakke schakel.

Laat je nieuwsgierigheid de vrije loop

Het is cruciaal dat je nieuwsgierigheid koestert, vooral als ondersteuner. Hierdoor komen kansen voorbij die je ook direct kunt omzetten in praktische handvatten. Het draait simpelweg om digitaal vaardig zijn, oftewel begrijpen hoe dingen werken in de digitale wereld. Digitaal vaardig zijn betekent dat je kunt overwegen of en hoe je deze nieuwigheden in je werk kunt integreren. Dit vergroot je toegevoegde waarde voor de organisatie. Hier zijn enkele voorbeelden en tips die wellicht verrassend zijn.

1.     Maak digitaal leuk

Maak het niet direct te ingewikkeld en voeg een plezierig element toe. Denk bijvoorbeeld aan een digitale-vaardigheden-bingokaart, waarop je wekelijks een nieuw feitje leert over een van de tools binnen het secretariaat of de gehele organisatie. Heb je een competitieve instelling? Maak er dan een wedstrijd van met je team. Zo maak je leren leuk!

2.     Stimuleer een lerende secretariaat

Natuurlijk wil niemand belangrijke informatie missen. Het is daarom belangrijk om op een transparante manier samen te werken. Dit wordt ook wel Working out Loud genoemd: vertel over je werk en voer je werk uit op een zichtbare, publieke manier. Zo werk je veel meer ‘hardop’ met elkaar, waardoor je meer en sneller leert van elkaar. Welke tools je hierbij kunnen ondersteunen? Yammer, Sharepoint en Workplace.

3.     Het is niet nodig om alles te onthouden

Misschien beheer je al je taken in Outlook. Dit betekent echter dat je nog steeds afleiding kunt ervaren door binnenkomende e-mails, zelfs als je meldingen hebt uitgeschakeld. Overweeg alternatieven zoals Todoist, Microsoft To Do, Evernote of Teams.

4.     Zorg voor veilig internet

Je bent je vast bewust van de onveiligheid van openbare WiFi, maar hoe zorg je dan voor veilig internet, vooral wanneer je op reis bent? Weet je wat een VPN is en hoe je je manager kunt helpen om een app als NordVPN te gebruiken voor veiliger werken vanaf zijn/haar telefoon? Dit is ook relevant voor je eigen gebruik van zowel je telefoon als laptop. En mocht je toch in de verleiding zijn gekomen: zorg er altijd voor dat je de opgeslagen openbare WiFi-verbindingsgegevens van je apparaten verwijdert, omdat deze netwerken gemakkelijk (en illegaal) gekopieerd kunnen worden.

5.     Ctrl + N en Ctrl + Z

Ja! Sneltoetsen. Met sneltoetsen maak je een efficiencyslag. Wil je een nieuwe mail openen: Ctrl + N. Werk je maar op één scherm en wil je twee schermen naast elkaar zetten: Windows teken + pijltje rechts of links. En wist je al dat Ctrl + Z iets ongedaan maakt? Google op ‘sneltoetsen.’ Er gaat een nieuwe wereld voor je open.

6.     Weg met e-mail

E-mail wordt nog te vaak gebruikt als een persoonlijk archief: niemand kan erbij. Stel je eens voor als degene uit dienst gaat.. En dan hebben we nog niet gehad over het aantal e-mails dat we dagelijks ontvangen.. Het lijkt erop alsof e-mail de regie van onze werkdag heeft overgenomen. Veel organisaties stappen daarom over naar een intern zero email beleid. Door gebruik van een ander communicatieplatform – zoals Microsoft Teams – creëren ze een snellere, slimmere en vooral ook leukere werkomgeving zonder al die interne e-mails.

Ga direct aan de slag!

Er zijn andere manieren van denken en samenwerken nodig binnen iedere organisatie, dus vast ook binnen die van jou…

AI voor  de Assistant

Tijdens de cursus AI voor de assistant ontdek je de ongekende mogelijkheden van AI voor je werk. In slechts 2 dagen leer je hoe tools zoals ChatGPT je werk gemakkelijker maken, je efficiëntie verhogen en kostbare tijd besparen.

Download het programmaoverzicht >>

Efficiënt digitaal werken

Met de cursus Efficiënt digitaal werken zorg je dat jij én je organisatie slimmer werken. Je leert hoe je 7 competenties toepast in je organisatie, zoals werken in Teams, veilig werken, de juiste (AI) tools inzetten en bijblijven in deze snelle wereld. Met persoonlijk Teams plan.

Download het programmaoverzicht >>