Hoe maak je een goede planning?
Een planning maken is niet zo heel moeilijk, maar hem volhouden kan nog best een uitdaging zijn. Een spoedje hier, een collega met een vraag daar en ja hoor, daar gaat je planning. Gelukkig kun je dat veranderen. Met een paar slimme gewoontes en de juiste hulpmiddelen bouw je een systeem dat echt bij jou past. Zo blijft je werkdag overzichtelijk, ook als er onverwachte dingen tussendoor komen.
Iedereen heeft zo zijn eigen manier van plannen. De kunst is om te ontdekken wat jou helpt om overzicht te houden, zonder dat het voelt als een verplichting. In dit artikel helpen we je op weg met praktische tips en tools waarmee je stap voor stap een planningsroutine ontwikkelt die wel werkt.
1. Gebruik tools die je planning slimmer maken
Een goede planning begint met een handig systeem. Tegenwoordig gebruik je daar waarschijnlijk Outlook, Microsoft To Do of Teams-takenlijsten voor. Deze tools werken slim samen: taken die je markeert met een vlag in Outlook verschijnen automatisch in To Do. Zo verlies je niets uit het oog.
Werk je liever met visuele boards? Dan zijn Trello of ClickUp fijne opties, vooral bij projectmatig werk.
Voor notities of dagoverzichten kun je nog steeds prima een papieren planner gebruiken. Op kantoor staat dat bovendien netjes als je kiest voor een notitieboek in je eigen huisstijl, bijvoorbeeld via Saxoprint.
2. Breng structuur aan in je planning
Een goede planning maken draait niet alleen om taken kiezen, maar vooral om het aanbrengen van structuur. Door vaste momenten in te bouwen, ontstaat er rust en overzicht.
- Dagelijkse planning voor concrete acties en korte deadlines.
- Wekelijkse planning om vooruit te kijken en werk te verdelen.
- Maand/kwartaal voor grotere doelen, zoals opleiding of procesverbetering.
Werk je met meerdere projecten tegelijk? Houd dan een overzicht bij in Excel, Trello of Microsoft To Do, zodat je snel ziet welke taken je per project hebt.
3. Kies bewust waar je tijd aan besteedt
Een volle to-do-lijst betekent niet dat alles even belangrijk is. Wie slim plant, kijkt niet alleen naar de volgorde van taken, maar vooral naar de waarde van wat je doet.
- Urgent en belangrijk -> meteen doen
- Belangrijk maar niet urgent -> plannen
- Urgent maar niet belangrijk -> delegeren
- Niet urgent en niet belangrijk -> schrappen
Wil je dit verder uitdiepen? Lees ook: Slim plannen is niet voorspellen, maar betere beslissingen nemen.
4. Probeer deze planningssystemen eens
- Time-blocking: werk in duidelijke tijdsblokken en bundel vergelijkbare taken.
- OHIO (Only Handle It Once): behandel documenten of berichten één keer: doen, archiveren of inplannen.
- Pomodoro-techniek: 25 minuten focus, 5 minuten pauze; na vier rondes een langere pauze.
5. Waarom je planning faalt (en hoe je dat voorkomt)
Zelfs met de beste bedoelingen kan het fout gaan. Herken je dit? Zo voorkom je dat je planning steeds in de war raakt.
| Veelgemaakte fout | Herkenbare situatie | Slimme oplossing |
|---|---|---|
| Je plant te strak, zonder speling | Je denkt dat je een rapport in twee uur af hebt, maar er komt iets tussendoor | Plan 20% extra tijd per taak, zodat je dag realistisch en flexibel blijft. |
| Je laat e-mail je dag bepalen | Je checkt elk bericht meteen en verliest focus | Plan vaste e-mailmomenten, bijvoorbeeld om 10.00 uur en 15.30 uur, zodat je ongestoord kunt werken. |
| Je werkt alles af op volgorde | De makkelijke klusjes zijn weg, maar de belangrijke blijven liggen | Stel prioriteiten met de Eisenhower-matrix of kies dagelijks je top drie-taken. |
| Je evalueert je planning nooit | Elke week voelt chaotisch en je weet niet precies waarom | Reflecteer elke vrijdag tien minuten op wat goed ging en wat beter kan. |
6. Maak je planning visueel en haalbaar
Of je nu digitaal werkt of op papier, een overzicht in één oogopslag helpt om realistisch te plannen. Gebruik duidelijke tijdsblokken en bundel vergelijkbare taken, zoals e-mail, overleg en administratief werk.
Zorg voor balans: plan vaste focusmomenten, ruimte voor ad-hocwerk en een kort reflectiemoment aan het eind van de dag of week. Zo houd je controle over je tijd, zonder alles meteen helemaal dicht te timmeren.
7. Laat ruimte voor wat er tussendoor komt
Hoe strak je je planning ook maakt, de praktijk loopt nog weleens anders. Een spoedje, een collega met een vraag, een meeting die uitloopt, het hoort er allemaal bij.
Een goede planning is dus geen strak schema dat je koste wat kost moet volgen, maar een hulpmiddel dat met je meebeweegt. Plan bewust wat ademruimte in, zodat je kunt schuiven zonder stress.
Aan het eind van de week is het slim om even kort terug te kijken: wat ging goed, wat liep anders en wat kun je volgende week slimmer aanpakken? Zo blijf je in controle, ook als het druk is.
Volg ons