Meer gedaan krijgen? Gebruik de Pomodoro techniek!  

De Pomodoro techniek werd eind jaren tachtig ontwikkeld door de Italiaan Francesco Cirillo. Hij zocht naar een manier om zijn acties toch gedaan te krijgen, iets wat iedere keer niet lukte doordat hij zo vaak werd afgeleid. Hij realiseerde zich dat hij zichzelf, maar ook zijn omgeving moest heropvoeden. Hij liep naar zijn keuken en pakte een kookwekker (in de vorm van een tomaat, vandaar Pomodoro). Hij zette de wekker op 25 minuten en het lukte hem om in die tijd precies 1 taak af te ronden. Dit werkte prima voor hem. Hij vertelde iedereen die hem wilde storen tijdens een Pomodoro (actie uitvoeren), over zijn ontwikkelde techniek. Dit resulteerde erin dat mensen hem vanaf dat moment met rust lieten als hij aan een Pomodoro werkte.
Dit werd later omgedoopt tot de Pomodoro techniek, een techniek die ervoor zorgt dat je je focus houdt om in een kort tijdsbestek je taken af te ronden. Het enige wat je nodig hebt is een kookwekker. Geen tomaten in ieder geval…;-)

Waarom zou je ermee beginnen

Iedereen herkent het wel, je wilt gefocust werken maar om de haverklap word je afgeleid door geluiden van buiten of van je telefoon, of er stromen nieuwe mailtjes binnen waar je aandacht naartoe gaat. Allemaal externe zaken die ervoor zorgen dat jij niet aan de taak begint, die vandaag afgerond moet worden. Dan is de Pomodoro techniek écht de moeite waard om eens te proberen.

De Pomodoro techniek zorgt ervoor dat jij

• Geen uitstelgedrag meer vertoont
• Gefocust werkt aan 1 taak, vol motivatie
• Beter kunt omgaan met externe afleidingen
• Gestructureerd aan de slag gaat
• Ingewikkelde acties tot simpele taken kunt omzetten

Starten met de Pomodoro techniek

Als je het bovenstaande leest, kan je natuurlijk niet wachten om te starten. Dat kan! Vandaag nog. Wat heb je nodig?

• Een timer of kookwekker
• Lege vellen papier of een leeg Word document

De eerste stap is dat je alle acties die nog gedaan moeten worden, noteert of opschrijft. Dit is dan een soort van ‘breindump’. Dat betekent dat je alles genoteerd hebt wat in je hoofd zit, zodat je daarna een ‘leeg hoofd’ hebt.

De tweede stap is dat je alles wat je zojuist onder stap 1 hebt genoteerd, gaat verwerken in een actielijst. Belangrijk hierbij is dat je de acties als zogenoemde Pomodoro’s noteert. Iedere actie mag niet langer dan 25 minuten duren en de belangrijkste taken komen bovenaan de actielijst te staan.

Bij de derde stap ga je aan de slag. Pak je kookwekker of timer erbij en zet de timer op 25 minuten. Pak de actie erbij die bovenaan je actielijst staat en ga eraan werken. Blijf gefocust op je taak, doe niks anders tussendoor en zorg dat je e-mail en je telefoonnotificaties uitstaan. Haal alles uit jezelf om deze actie oftewel Pomodoro te behalen.

De vierde stap houdt in dat zodra je wekker gegaan is, je even pauze neemt van gemiddeld 3 tot 5 minuten. Dit is nodig om je hersenen even rust te geven en de afgeronde actie te verwerken en te resetten. Hierna kun je aan de slag gaan met je volgende Pomodoro.

Als je per dag 4 Pomodoro’s hebt afgerond, dan heb je met krap 2 uur werken al veel acties afgerond. Hoe fijn is dat?

Na deze 2 uur is het tijd voor een langere pauze van een kwartier. Drink een bakje koffie, praat met je collega of met je huisgenoot of maak een ommetje. Zo kun je goed ontspannen, zodat je straks weer fris en fruitig aan de slag kunt gaan.

De valkuilen van de Pomodoro techniek

Helaas zijn we allemaal geprogrammeerd om na een intensieve actie, afleiding te zoeken. Om toch gefocust te blijven werken aan je Pomodoro’s zijn er een paar “regels” waardoor jij niet in die valkuil van afleiding stapt.

Pomodoro regel 1

Interne afleidingen
Het kan gebeuren dat je middenin je Pomodoro zit en je opeens bedenkt dat je morgen vooral niet moet vergeten om de gymtas mee te geven aan je kinderen. Probeer in deze gevallen niet stug te blijven doorwerken maar noteer deze actie onderaan je actielijst. Ga daarna meteen weer aan de slag.

Pomodoro regel 2

Externe afleidingen
Mocht je alweer op kantoor werken dan kan het zo zijn dat je nét aan een Pomodoro bent begonnen en je collega komt net je iets vragen over een memo wat je gisteren hebt verzonden. In deze gevallen vertel je aan je collega dat je geconcentreerd aan een belangrijke taak werkt. Geef aan dat jullie elkaar wel kunnen spreken zodra je taak is afgerond. Doe ook wat je belooft, ga na afronding meteen langs bij je collega. Op deze manier weten je collega’s straks allemaal, dat als jij zegt dat je erop terugkomt, dat je dit dus ook echt doet. Zo voed je je collega’s ook meteen op 😊

Pomodoro regel 3

Houd je aan de Pomodoro tijd
Probeer nooit een Pomodoro te onderbreken. Het kan voorkomen dat je een taak hebt die minder dan 25 minuten duurt. Combineer in zo’n geval 2 of 3 acties. Heb je juist een taak die langer dan 25 minuten duurt? Deel hem dan op in 2 taken. Misschien kom je er pas achter, zodra je eraan bent begonnen. Dat is niet erg, dan stop je alsnog na 25 minuten, houd je pauze en ga daarna verder met deel 2 van de actie.

Wanneer werkt de Pomodoro techniek?

Zoals met iedere effectiviteitstechniek, valt of staat alles met zelfdiscipline. Als jij gedisciplineerd omgaat met de Pomodoro regels dan kun je veel winst met deze techniek behalen. Probeer het eens een paar weken uit. Misschien is het écht iets voor jou?

Met dank aan Caroline van Aart

Caroline is eigenaar van en interim-assistant bij Shift Office Support. Ze is een doortastende assistant en tekstschrijver, die altijd in de hoogste versnelling aan de slag gaat. Ze houdt ervan om zaken te signaleren en deze proactief op te pakken. Niet lullen maar poetsen zoals ze in Rotterdam zeggen. Laat dat nou ook net haar lievelingsstad zijn en het plaatje is compleet. Daarnaast is Caroline een enorme regelneef en is niks haar teveel.

Kijk voor meer informatie eens op haar website of mail haar via caro@shiftos.nl. Bellen mag via (06) 13624375.