Je collega’s meekrijgen bij de inrichting van een nieuw secretariaat
Het secretariaat is continu in beweging. Wil jij een (belangrijke) rol spelen in die verandering, dan is het zaak ook je collega’s mee te krijgen in de veranderingen. Maar hoe doe je dat?
“Alle veranderingen in een organisatie starten met ideeën”, zegt psycholoog en trainer Gerda Bos. Maar bij het uitvoeren van die ideeën heb je vaak anderen nodig. Daarom is het belangrijk dat draagvak creëert en je jouw collega’s al in een vroeg stadium meeneemt in je denkproces. Sla je deze fase over, dan zul je merken dat je zelf steeds enthousiaster wordt maar dat het idee voor je collega’s uit de lucht komt vallen. Zij hebben het denkproces daarachter namelijk niet meegemaakt waardoor je verhaal bij een aantal collega’s niet landt.
Een manier om collega’s te betrekken bij je ideeën, is om samen te brainstormen. Bij een brainstorm is het belangrijk om de inbreng van alle collega’s naar boven te krijgen. “Maar als je samen in een kamer gaat zitten en vrijuit gaat praten, zul je merken dat niet iedereen evenveel zegt. Zodra de extraverte collega’s enthousiast beginnen te praten, houden de introverte collega’s steeds meer hun mond. Zij hebben namelijk meer tijd nodig om hun gedachten te vormen. Extraverte mensen denken hardop, terwijl introverte mensen pas iets zeggen als ze er al goed over nagedacht hebben. Dat vraagt even tijd.”
Zonde, vindt Gerda. Want ideeën van introverte collega’s zijn net zo goed en waardevol als de ideeën van extraverte mensen. Gerda raadt daarom aan om met geeltjes te gaan werken. Zo krijgt iedereen de ruimte om goede ideeën op te schrijven. Vervolgens breng je alle ideeën bij elkaar en borduur je hierop voort, bijvoorbeeld door de voor- en de nadelen van alle ideeën op te schrijven. Zorg dat je daarbij een goede moderator hebt die het proces begeleidt.
Overtuigen: verplaatsen in de ander
Het is niet altijd mogelijk om iedereen in je ideeën mee te nemen. Soms zul je ook mensen moeten overtuigen die niet direct bij de veranderingen betrokken zijn. Bijvoorbeeld als je wilt dat het management gaat investeren in je plannen. “In dat geval is het belangrijk om je te verplaatsen in de ander”, zegt Gerda. “Wat willen zij bereiken, waar worden zij op afgerekend? En hoe speel ik daar met mijn plannen op in?”
Als voorbeeld noemt Gerda het probleem van de eindeloze vergaderingen in een organisatie, waardoor vergaderruimtes altijd bezet zijn. Een oplossing kan zijn dat je met de hele organisatie een training ‘efficiënt vergaderen’ gaat volgen. “Als je het management hiervan wilt overtuigen, dan is het belangrijk dat je nadenkt over wat de investering hen oplevert.”
Maak dat wel zo concreet mogelijk, vervolgt Gerda. “Het management heeft belang bij kostenbesparing. Dus je kunt uitrekenen hoeveel het grofweg kost als je met tien mensen een uur vergadert. Stel bijvoorbeeld dat een werknemer voor de werkgever 80 euro per uur kost. Dan betekent het dat een uur vergaderen al snel zo’n 800 euro kost. Als je het zo presenteert, is het al snel duidelijk dat efficiënter vergaderen geld oplevert en dat een training voor jouw organisatie dus een goed idee is.” Dit geldt ook voor andere situaties. Wil je een projectmanager meekrijgen in je ideeën? Bedenk dan wat zijn belang is en hoe jij daar met jouw ideeën een bijdrage aan kunt leveren.
Weerstand: benoem wat je ziet
Het kan echter ook voorkomen dat een deel van je collega’s gewoonweg niet wil veranderen. Zij houden het liefst vast aan het oude. “In dat soort gevallen is het allereerst belangrijk om het probleem te erkennen”, zegt Gerda. “Benoem wat je ziet. Zeg bijvoorbeeld: ik merk dat je het lastig vindt. Maar besef tegelijkertijd dat het probleem daarmee niet is opgelost. Mensen voelen zich gehoord, maar daarmee is de weerstand nog niet opgelost.”
Vaak is die weerstand geen onwil. Realiseer je dat mensen wel willen veranderen, maar dat het ze niet lukt, bijvoorbeeld omdat ze bang zijn voor de gevolgen van de verandering. Of ze willen hun werk juist zo graag helemaal goed doen en weten niet zeker of dat lukt als ze hun werkwijze veranderen. Het is daarom aan te raden om door te vragen. Ontdek waar zij bezorgd om zijn en wat jij kunt doen om die bezorgdheid weg te nemen. Als je daar goed op doorvraagt en oprecht geïnteresseerd bent in de ander, krijg je de kern van het probleem boven tafel.
Op deze manier is het mogelijk om de weerstand om te buigen in iets positiefs. “Zo ontdek je bijvoorbeeld dat je collega het gevoel heeft dat ze bepaalde digitale vaardigheden mist. Dan helpt het als je aanbiedt om haar daarbij te helpen. Je helpt collega’s vaak het beste door zo’n leer- en veranderproces in kleine, overzichtelijke stappen te verdelen. Een kleine stap is voor ons brein vaak wel te overzien, maar een grote verandering kan onbewust behoorlijke paniek veroorzaken bij veel mensen. Je zult zien dat de weerstand daardoor vermindert en alles gemakkelijker gaat.”
Meer over het veranderende secretariaat
Trainers Gerda Bos en Marianne Smits vertellen bij managementsupport.nl regelmatig over de belangrijkste veranderingen binnen secretariaten en de rollen die managementondersteuners daarin kunnen spelen.
- Hoe krijg je jouw collega’s mee? (dit artikel)
- Het verbeteren van je dienstenaanbod
- Omgaan met nieuwe digitale tools
- Overgaan naar nieuwe werkvormen
- Processen uniform maken
- Verspillingen tegengaan (3 maart 2020)
- Werken vanuit je talent (17 maart 2020)
Meer de diepte in? Op het opleidingenplatform van Management Support vind je trainingen als de Masterclass Succesvol vernieuwen op het secretariaat en de Masterclass Toekomstbestendig secretariaat.
Volg ons