Tijdelijke krachten inhuren. Hoe werkt dat precies?

Soms loopt het storm op je afdeling, is er tijdelijk vervanging nodig of heb je gewoonweg te weinig handen. Tijdelijke ondersteuning kan dan enorm helpen. Een van de meest gebruikte vormen is een uitzendkracht inhuren: snel, flexibel en vaak direct inzetbaar. Maar er zijn meer mogelijkheden. Welke vorm van tijdelijke inhuur past het best bij jouw situatie?

In dit artikel zetten we de vijf meest gebruikte vormen van tijdelijke inhuur op een rij. Zo weet jij waar je op moet letten en kun je goed voorbereid schakelen met HR of je leidinggevende.

De vormen van tijdelijke inhuur op een rij

Je kunt tijdelijke krachten inzetten via:

1. Een uitzendbureau
2. Een detacheringsbureau
3. Een werving & selectiebureau
4. Een tijdelijk dienstverband
5. Een zelfstandige (zzp’er)

We leggen elke vorm voor je uit en geven herkenbare voorbeelden die aansluiten bij jouw werk als secretaresse.

1. Uitzendkracht inhuren: snel en flexibel geregeld

Een uitzendkracht inhuren is ideaal als je tijdelijk snel iemand nodig hebt, bijvoorbeeld bij ziekte of verlof. Je schakelt een uitzendbureau in, dat zorgt voor de contracten, betalingen en administratie.

Voordelen:

• Snel inzetbaar: vaak al binnen een paar dagen
• Geen verplichtingen bij ziekte of vakantie
• Flexibel in dagen en uren

Let op:

• In de eerste 52 weken kan het contract dagelijks worden opgezegd
• De ketenregeling geldt: na 3 tijdelijke contracten of 3 jaar moet je een vast contract aanbieden (ook na werk via een uitzendbureau)
• Vraag of het bureau met een g-rekening werkt om risico’s bij loonheffing te beperken
• Jij bent verantwoordelijk voor een veilige werkplek (Arbowet)

Voorbeeld uit de praktijk:

Een collega van het secretariaat valt plots uit en je leidinggevende vraagt of je iemand kunt regelen. Je stelt voor om een uitzendkracht in te huren via een bureau waar je goede ervaringen mee hebt. Binnen twee dagen start er iemand die de telefoon aanneemt, bezoekers ontvangt en helpt bij de postverwerking.

2. Detachering: tijdelijke inzet met meer zekerheid

Een gedetacheerde is in dienst bij een detacheringsbureau en werkt tijdelijk binnen jouw organisatie. Dit is vooral handig als je iemand zoekt met ervaring, bijvoorbeeld voor een project of als tijdelijke ondersteuning van de directie.

Voordelen:

• Meer continuïteit dan bij een uitzendkracht
• Ziekteverzuim en contractbeheer zijn voor het detacheringsbureau
• Geschikt voor functies waar snel meedraaien belangrijk is

Let op:

• Detachering gaat vaak voor een vaste periode, met opzegtermijn
• Vrije dagen worden afgestemd met opdrachtgever én bureau
• Soms valt de inzet alsnog onder de ketenregeling

Voorbeeld:

Tijdens een reorganisatie valt de managementondersteuning bij een projectteam tijdelijk weg. Jij helpt bij het opstellen van het profiel en het contact met een detacheringsbureau. Binnen een week start een ervaren ondersteuner voor zes maanden.

Detachering of zzp’er inhuren – wat is het verschil?

Soms kun je voor dezelfde functie ook een zzp’er inschakelen. Bijvoorbeeld als je snel tijdelijke ondersteuning zoekt. Toch zijn er duidelijke verschillen tussen detachering en een zzp-opdracht:

Wanneer kies je wat?

Heb je iemand nodig die op locatie werkt, vaste taken uitvoert en meedraait in het team? Dan is detachering vaak de veiligste keuze.
Gaat het om een zelfstandige opdracht met eigen verantwoordelijkheid en planning? Dan past een zzp’er beter.

3. Werving en selectie: iemand aannemen via een bureau

Je organisatie wil iemand in dienst nemen, maar het zoeken zelf kost te veel tijd. In dat geval wordt een bureau ingeschakeld dat kandidaten aandraagt. Jij als secretaresse kunt hierbij ondersteunen door gesprekken in te plannen, profielen te vergelijken of referenties te checken.

Voordelen:

• Geen tijd kwijt aan het hele sollicitatieproces
• Kandidaten worden voorgeselecteerd op basis van het functieprofiel
• Jij kunt vaak input geven over wat écht belangrijk is in de praktijk

Aandachtspunten:

• Je betaalt een eenmalige fee aan het bureau
• De kandidaat komt direct bij jullie in dienst
• Check of er een garantieregeling geldt als het toch niet klikt

Voorbeeld:

De bestuurssecretaresse van de directie vertrekt. Jij stelt samen met HR het functieprofiel op, voert intakegesprekken en plant de gesprekken in met een aantal voorgeselecteerde kandidaten via een bureau.

4. Tijdelijk contract: zelf iemand aannemen voor een bepaalde periode

Soms is het handiger om zelf een tijdelijk contract aan te bieden, bijvoorbeeld bij een project of als iemand met pensioen gaat en je alvast een opvolger wilt inwerken. In dat geval stel je samen met HR een arbeidsovereenkomst op voor bepaalde tijd.

Wat je moet weten:

• Opzeggen tussentijds mag alleen als dat in het contract is afgesproken of in de proeftijd
• Je moet de medewerker minimaal één maand van tevoren laten weten of het contract verlengd wordt
• Na drie tijdelijke contracten of drie jaar volgt automatisch een vast dienstverband

Voorbeeld:

Voor een tijdelijk project rond documentbeheer komt er budget vrij voor extra ondersteuning. Jij plaatst samen met HR een vacature, plant de gesprekken in en zorgt dat de gekozen kandidaat alles op tijd kan ondertekenen.

5. Zzp’er inhuren: flexibel, zelfstandig en óók geschikt voor tijdelijke vervanging

Zzp’ers zijn vaak doorgewinterde vakmensen die zelfstandig aan de slag gaan. Denk aan een freelance notulist, een virtual assistant of een tijdelijke vervanger van een collega-secretaresse.

Voordelen:

• Geen loonadministratie of verzuimkosten
• Zelfstandige werkwijze, weinig tot geen aansturing nodig
• Flexibel inzetbaar, ook voor kortdurende vervanging

Let op:

• Gebruik een goede overeenkomst van opdracht (bijvoorbeeld een DBA-model van de Belastingdienst)
• Behandel een zzp’er niet als een gewone werknemer: geen vaste werktijden, geen verplichting tot aanwezigheid, geen gezagsverhouding
• Vanaf 2025 wordt strenger gecontroleerd op schijnzelfstandigheid

Mag een zzp’er ook tijdelijke vervanging doen?

Ja, dat mag zeker. Ook voor vervanging tijdens ziekte, zwangerschapsverlof of vakantie kun je een zzp’er inzetten. Belangrijk is dat je duidelijke afspraken maakt over wat er opgeleverd moet worden, en dat de zzp’er de vrijheid houdt in hoe en wanneer hij of zij het werk uitvoert.

Voorbeelden:

• Een freelance notulist wordt ingehuurd voor vier vergaderingen en levert zelfstandig de verslagen aan.
• Een zzp’er vervangt tijdelijk een officemanager, werkt deels op locatie, en stemt het werk af via wekelijkse check-ins, maar bepaalt zelf hoe hij of zij het werk organiseert.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Moet ik als secretaresse altijd alles zelf regelen bij tijdelijke inhuur?

Nee, maar je bent vaak wel de spil in het proces. Denk aan afstemming met HR, het inplannen van gesprekken, het opstellen van profielen of het checken van contractafspraken.

Wanneer kies je voor een uitzendkracht in plaats van een zzp’er?

Een uitzendkracht inhuren is ideaal voor kortere, uitvoerende taken zoals receptie of administratie. Een zzp’er is geschikter voor specialistische of projectmatige klussen waarbij zelfstandigheid belangrijk is.

Hoe weet ik of een contract onder de ketenregeling valt?

Dat check je met HR. Maar onthoud: als iemand via een uitzendbureau heeft gewerkt en daarna direct bij jullie in dienst komt, telt die eerdere periode vaak gewoon mee.

Welke keuze past bij jouw situatie?

Twijfel je of je beter een uitzendkracht kunt inhuren of toch een zzp’er of gedetacheerde? Denk dan goed na over de duur van het werk, hoeveel vrijheid de kracht nodig heeft en wie verantwoordelijk is voor aansturing en administratie. Als secretaresse ben jij vaak de verbindende schakel tussen de afdelingen, dus hoe beter jij het proces begrijpt, hoe soepeler het verloopt.

Wil je verder lezen of hulp bij het maken van de juiste keuze? Lees dan ook deze artikelen:

• Betekent de nieuwe Wet DBA het einde voor de freelance secretaresse?
• Omgaan met de interim office manager