Jouw rol in corporate governance

Ondersteun jij bestuurders op hoog niveau, zoals bij een Raad van Bestuur of Raad van Toezicht? Dan heb je, misschien zonder het te beseffen, al best vaak te maken met corporate governance. Denk aan het voorbereiden van vergaderingen, omgaan met vertrouwelijke stukken of het vastleggen van besluiten. In dit artikel leggen we je op een heldere en praktische manier uit wat corporate governance inhoudt, waarom het belangrijk is én welke rol jij daar als secretaresse in speelt.

Wat is corporate governance?

Corporate governance betekent simpel gezegd: goed en eerlijk bestuur binnen een organisatie. Het gaat om hoe een bedrijf wordt geleid, hoe besluiten worden genomen en wie erop toeziet dat alles netjes verloopt. Denk aan duidelijke afspraken, open communicatie, goede controle en het afleggen van verantwoording. Deze term wordt vooral gebruikt bij grotere organisaties, zoals beursgenoteerde bedrijven, overheden of instellingen met een toezichthoudend orgaan.

In de Nederlandse Corporate Governance Code zijn vijf kernprincipes opgenomen:

1. Langetermijnwaardecreatie
2. Effectief bestuur en toezicht
3. Risicobeheersing
4. Belangen van stakeholders
5. Transparantie en verantwoording

In dit artikel behandelen we de principes die het meest relevant zijn voor jouw dagelijkse praktijk als secretaresse. Het eerste principe ‘langetermijnwaardecreatie’ (1) laten we in dit artikel buiten beschouwing, omdat dit vooral op strategisch niveau speelt. Het gaat hierbij om het ontwikkelen van een visie op de lange termijn, waarbij bestuurders keuzes maken die duurzaam waarde creëren voor de organisatie én haar omgeving. Denk aan investeringen in innovatie, maatschappelijke verantwoordelijkheid en continuïteit. Belangrijk dus voor de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen, maar minder direct verbonden aan de dagelijkse, uitvoerende taken van een secretaresse.

Voor jouw rol als secretaresse zijn vooral de volgende vier principes relevant:

• Effectief bestuur en toezicht (2.) – Jij ondersteunt de besluitvorming, bewaakt processen en zorgt dat vergaderingen en acties goed worden opgevolgd.
• Risicobeheersing (3.) – Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en helpt risico’s beheersbaar te houden.
• Belangen van stakeholders (4.) – Je houdt rekening met de verschillende partijen binnen en buiten de organisatie, zoals bestuurders, medewerkers,
• Transparantie en verantwoording (5.) – Je zorgt dat informatie op het juiste moment, aan de juiste mensen beschikbaar is én dat besluiten goed worden vastgelegd.

Hoe jij als secretaresse bijdraagt aan goed bestuur

We leggen de vier principes die voor jou als secretaresse het meest relevant zijn hieronder stap voor stap uit.

2. Effectief bestuur en toezicht – Iedereen zijn eigen taken

Deze pijler draait om duidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is. Jij helpt dit principe door goed vast te leggen wie wat doet en erop toe te zien dat acties worden opgevolgd.

Wat kun jij doen?

• Houd goed bij wie welke actie heeft toegezegd in een vergadering.
• Stel vragen als iets onduidelijk is: “Is het voor jou of voor de voorzitter?”
• Wijs subtiel op iemands taak als je ziet dat iets blijft liggen.

Voorbeeld:

Na een overleg besluit men om een rapport op te stellen. Jij noteert wie het doet, tegen wanneer, en zorgt dat het niet uit beeld verdwijnt. Zo houd jij iedereen scherp.

3. Risicobeheersing – Verantwoord omgaan met gevoelige informatie

Deze pijler draait om het beperken van risico’s. Je werkt vaak met gevoelige informatie en vertrouwelijke documenten. Daarmee draag je bij aan integriteit en zorgvuldigheid.

Wat kun jij doen?

• Ga zorgvuldig om met vertrouwelijke stukken of gevoelige gesprekken.
• Laat je niet voor een karretje spannen (“Zeg maar niet dat het al besproken is…”).
• Wees alert op belangenverstrengeling en durf ethische vragen te stellen.

Voorbeeld:

Een commissaris vraagt om stukken die nog niet gedeeld mochten worden. Jij checkt eerst intern of dat wel de bedoeling is: netjes, professioneel én integer.

4. Belangen van stakeholders – Rekening houden met alle betrokkenen

Deze pijler draait om het zorgvuldig afwegen van verschillende belangen binnen en buiten de organisatie. Jij speelt een verbindende rol tussen directie, medewerkers, toezichthouders en andere partijen.

Wat kun jij doen?

• Breng in kaart wie er betrokken zijn bij een overleg of besluit.
• Stem agenda’s en communicatie goed af met meerdere partijen.
• Bewaak een evenwichtige verdeling van informatie.

Voorbeeld:

Je organiseert een overleg waarin de directie en een externe partij aan tafel zitten. Jij zorgt ervoor dat iedereen op tijd de juiste informatie ontvangt – en dat niemand wordt buitengesloten.

5. Transparantie en verantwoording – Openheid zorgt voor vertrouwen

Deze pijler draait om heldere communicatie en openheid. Als secretaresse zorg jij dat informatie goed wordt gedeeld, stukken kloppen en processen inzichtelijk zijn.

Wat kun jij doen?

• Zorg dat vergaderstukken compleet en op tijd worden gedeeld.
• Geef aan wie welke info krijgt (en wie bewust níet).
• Houd een goed overzicht van wat al is besloten, en wat nog niet.

Voorbeeld:

Je ontvangt een rapport dat nog niet definitief is. Zet je het al op de vergaderagenda? Alleen als het duidelijk is dat het een concept is én dat iedereen weet wie het nog moet goedkeuren. Dat is transparant werken.

Vaardigheden die jou extra waardevol maken

• Nauwkeurigheid: Als secretaresse is het jouw taak om besluiten, afspraken en notulen foutloos vast te leggen. Een klein detail kan grote gevolgen hebben. Jouw oog voor precisie zorgt ervoor dat er geen misverstanden ontstaan.
• Discretie: Je hebt dagelijks toegang tot vertrouwelijke informatie. Of het nu gaat om gevoelige stukken of persoonlijke gesprekken: jij weet wat je voor jezelf moet houden. Dat maakt jou tot een betrouwbare schakel binnen het bestuur.
• Organisatiegevoel: Je houdt overzicht in een dynamische omgeving. Je weet welke stukken wanneer klaar moeten zijn, wie er waar moet zijn, en hoe je meerdere belangen op elkaar afstemt. Zo loopt alles soepel, ook als de druk hoog is.
• Communicatief sterk: Je schakelt moeiteloos tussen directieleden, collega’s en externe partijen. Je stelt de juiste vragen, weet wie je wanneer moet benaderen, en communiceert helder, ook als er veel speelt.
• Proactief denken: Jij wacht niet af tot iemand iets vraagt. Je denkt vooruit, signaleert knelpunten en regelt dingen vóórdat ze een probleem worden. Zo help je je bestuur vooruit, vaak nog voordat zij het zelf doorhebben.

Handige hulpmiddelen die je werk makkelijker maken

1. Een goede jaarplanning met vaste vergadercycli: Door het jaar vooruit te plannen, voorkom je last-minute stress. Je weet wanneer welke vergaderingen terugkomen, wat de deadlines zijn voor stukken en welke afdelingen je moet betrekken. Dat geeft rust en overzicht.
2. Standaardformats voor notulen, besluitenlijsten en actielijsten: Werken met vaste sjablonen bespaart tijd en voorkomt fouten. Bovendien herkennen bestuurders en commissarissen sneller de informatie die ze zoeken.
3. Beveiligde omgevingen (zoals SharePoint of andere notulen software) voor vertrouwelijke documenten: Veiligheid is superbelangrijk. Met een goede digitale werkomgeving houd je grip op wie toegang heeft tot welke stukken. Zo blijft gevoelige informatie afgeschermd én makkelijk vindbaar.
4. Checklists voor compliance en voorbereiding: Of het nu gaat om de voorbereiding van een RvC-vergadering of het versturen van een jaarverslag: een checklist helpt je om niets over het hoofd te zien. Zeker bij terugkerende processen zijn ze onmisbaar.

Jij werkt niet alleen

Je werkt waarschijnlijk samen met een bestuurssecretaris, jurist of compliance officer. Zorg dat jullie elkaar goed aanvullen. Spreek af wie wat doet, zo voorkom je misverstanden én blijft het overzicht bewaard.

Jouw rol is groter dan je denkt

Corporate governance klinkt misschien als een abstract begrip, maar in de praktijk ben jij als secretaresse degene die veel processen mogelijk maakt of juist bewaakt. Door zorgvuldig, discreet en gestructureerd te werken, zorg je ervoor dat het bestuur kan doen wat nodig is. Je bent dus niet alleen een ondersteuner, maar ook een belangrijke schakel in goed bestuur.

Meer weten? Lees ook ons artikel over strategisch notuleren of onze tips over omgaan met vertrouwelijke documenten.