Archiveren

Bij het opzetten van een (nieuw) archief zijn de volgende punten belangrijk:

• Heeft de organisatie meerdere vestigingen?
• Begeleid de manager verschillende vestigingen of afdelingen?

Wellicht is het dan zinvol om de stukken per vestiging of afdeling te archiveren en het onderscheid aan te geven door middel van verschillende kleuren ordnerruggen/ tabs of verschillende kleuren ordners. Houd bij alle vestigingen vervolgens wel een uniforme indeling aan, bijvoorbeeld op volgorde van binnenkomst of op alfabetische volgorde.

Begeleid jouw manager verschillende projecten?

Maak dan per project een ‘dossier’ of ordner aan en hanteer daarin een standaardindeling, zodat alle stukken een eigen plaats hebben. Maak een index met de standaardindeling en werk met tabbladen (gegevenslijst link, zelf gemaakt) heeft het archief vooral een functie van bibliotheek? Kennis is beter in te delen op onderwerp of alfabetische volgorde.

Stel jezelf bij elk document, elke hangmap of iedere ordner een aantal vragen, zoals:

• Wat is dit voor een document?
• hoort dit document in mijn kast/ lade of is het van iemand anders?
• heb ik ergens anders een kopie?
• wie is verantwoordelijk voor het origineel?
• wanneer heb ik dit document voor het laatst gebruikt?
• wat betekent dit dan voor het document?
• zijn er ‘bewaartermijnen’ voor dit document?
• mag het document naar een centraal archief of is het eigen archief voldoende?

Als het niet meer bruikbaar is; kan het dan de papiervernietiger in of de papierbak (denk hierbij wel dat je vertrouwelijke stukken niet zomaar in de papierbak gooit, beter is om deze door de versnipperaar te halen.