Events, trainingen, meetings, workshops, coffees: je wordt als secretaresse overspoeld met uitnodigingen om mee te doen. Gelikte termen, glossy folders en een bombardement van berichten via social media. Men kan niet wachten om jou en je collega-secretaresses te voorzien van tips en trucs. Al dan niet “gratis”. Maar hoe herken je kwaliteit en voorkom je dat je naar huis gaat met waardeloze tips als “Eet een ijsje bij het ontbijt!”?
In het verleden heb ik veel internationale vergaderingen meegemaakt, georganiseerd en ook voorgezeten. Tijdens één van die vergaderingen experimenteerden we met het gebruik van een praatstok.
Waar laat je je handen tijdens je presentatie? Ontspannen naast je, dat is het beste antwoord, zeker als je begint. Jij ontspannen, dan onspant je publiek en kunnen we gaan...
Een veel gehoorde klacht van kantoorwerkers en zeker van managementondersteuners is dat het maken van een planning helemaal geen zin heeft. De ervaring leert namelijk dat de gemiddelde werkdag tegenwoordig samenhangt van onderbrekingen, interrupties en ad hoc beslissingen en tegen dergelijke omstandigheden is een planning helemaal niet bestand.
Oeps, er is iets verkeerd gegaan. Foutje, bedankt! Je ziet de bui al hangen: het kan bijna niet anders of je gaat hier een klacht over krijgen. Veel secretaresses bereiden zich op het ergste voor en gaan alvast nadenken over hun verdediging. Ik leg je graag uit waarom dat helemaal niet hoeft en dat een klacht eigenlijk een cadeautje is.
Naast de “ traditionele” reisaanvragen per telefoon en e-mail maken steeds meer bedrijven en organisaties gebruik van de online bookingtool die door hun zakenreis agent ter beschikking wordt gesteld.
Deze keer opnieuw aandacht voor notuleren. Maar nu enkele goede tips voor secretaresses die beleidsvergaderingen notuleren. Vaak moeizame besprekingen en wellicht ook felle discussies die je moet samenvatten in een professioneel verslag. En dat is behoorlijk lastig, zeker als er geen concrete actiepunten of besluiten waren.
Wie een zakenreis moet boeken heeft tegenwoordig veel keus: zelf boeken via internet, gebruik maken van een zakenreisbureau of boeken middels een door een reisagent beschikbaar gestelde online bookingtool of zelfs een combinatie van die twee.
Mijn dochters vatten het plan op om taart te gaan bakken. Nee, een échte taart. Wie mij inmiddels wat beter kent via deze column weet: ze zijn 4 en 6 jaar oud. Ze delen mij dit soort plannen mee; overleggen komt (nog) niet in hun woordenboek voor, ondanks pogingen van onze kant.
Deze keer weer aandacht voor notuleren. Veel secretaresses zien dit niet als hun favoriete bezigheid. Vooral het uitwerken van de aantekeningen wordt als lastig en tijdrovend ervaren. Tijd dus voor wat praktische tips. Want een goede voorbereiding is het halve werk.
Volg ons