Werken met taken in Outlook

Werk jij met de takenlijst in Outlook? En zo nee, mag ik vragen waarom niet? Ik zie namelijk veel secretaresses die moeite hebben met het houden van overzicht in alle taken die er op verschillende manieren op je afkomen. Juist als je dan met de takenlijst gaat werken, creëer je dat overzicht, zorg je ervoor dat weer helder wordt wat je moet doen én dat je niets vergeet.

Het voordeel van een takenlijst is dat je de taken een einddatum kunt geven. Je hoeft er zelf niet meer aan te denken dat iets moet gebeuren, ook niet als het nog heel lang duurt. Wanneer je sorteert op einddatum, zie je precies wat je wanneer moet doen. Over de rest van de taken hoef je je dus niet meer druk te maken.

Er zijn heel veel apps waarin je taken bij kunt houden, ik houd echter van gemak. En dat krijg je als je met de takenlijst in Outlook werkt. Je kunt namelijk e-mails rechtstreeks omzetten in taken. Het grote voordeel hiervan is dat je de e-mail zelf daarna kunt verwijderen. De taak staat immers in de takenlijst, dus heb je de e-mail niet meer nodig. Zo kun je jouw mailbox legen en voorkom je dat je dezelfde e-mail heel vaak leest.

Taken zichtbaar

Als je taken aan je takenlijstje toevoegt wil je er natuurlijk ook graag zicht op hebben. Het is handig om dit bij je e-mail al in beeld te hebben. Hiervoor klik je op tabblad Beeld op Takenbalk, meestal staat de Agenda en de Taken aan.

Taak met tekst

Het omzetten van een e-mail naar een taak doe je als volgt: pak de e-mail vast (in de lijst met e-mails, dus niet in het leesvenster) en sleep deze naar de takenlijst. Er opent nu een nieuwe taak, waar alle tekst die in de e-mail stond al in staat. Handig toch? Pas eventueel nog even het onderwerp aan en vul je in ieder geval een einddatum in. Vervolgens sla je de taak op en verwijder je de e-mail (of zet deze in het archief, als je er nog niet aan toe bent om e-mail direct te verwijderen). Laat het bericht in ieder geval niet in Postvak IN staan.

Wil je de e-mail later eenvoudig kunnen beantwoorden? Of had de e-mail bijlagen die je nodig hebt bij het uitvoeren van de taak? Maar er dan een taak met bijlage van in plaats van een taak met tekst.

Taak met bijlage

Om de e-mail als bijlage aan de taak toe te voegen sleep je de e-mail weer naar de takenlijst, maar nu met de rechtermuisknop ingedrukt (in plaats van de linkermuisknop). Je krijgt dan de volgende keuze:

Je ziet dat je kunt kiezen tussen kopiëren en verplaatsen, ik adviseer altijd om te kiezen voor kopiëren. Dit is handig als je later de betreffende e-mail nog eens zoekt. Kies nu dus voor “Hierheen kopiëren als Taak met bijlage”. De e-mail wordt als bijlage toegevoegd aan de taak.

Taak versus agenda

Vaak worden taken toegevoegd aan de agenda. Dit heeft enkele nadelen, waarvan ik er 2 wil benadrukken:

• Hoe overzichtelijk is jouw agenda als je er allemaal taken in hebt staan?
• Helaas hebben we er allemaal last van dat een planning soms/wel eens/regelmatig/bijna altijd (en streep in gedachten vooral door wat niet van toepassing is) aangepast moet worden en je daardoor niet aan een taak bent toegekomen. Wanneer een taak in je agenda staat, moet je deze bewust doorplannen, anders verdwijnt deze letterlijk uit beeld en is de kans groot dat je het vergeet. Staat een taak op je takenlijst en ben je er niet aan toegekomen, wordt deze juist rood, zodat het opvalt dat je dit al had moeten doen.

Wanneer ik het wat bot zeg horen in je agenda alleen afspraken thuis die echt op een bepaalde dag/tijd plaatsvinden, een training met mij bijvoorbeeld, of een vergadering. Maar de notulen die je vervolgens uit moet werken, horen op je takenlijst. Het maakt immers meestal niet uit op welke dag je deze uitwerkt en anders in ieder geval niet of je dat om 9.00 uur doet of om 11.00 uur, bij wijze van spreken.

Combineer Outlook met To-Do

Heb je Office 365 (Business Premium licentie)? Kijk dan ook eens naar Microsoft To-Do. De taken die je in Outlook hebt staan worden automatisch gesynchroniseerd met To-Do, qua uiterlijk is To-Do echter net wat prettiger om mee te werken – al is dit natuurlijk vooral een persoonlijke voorkeur. To-Do werkt ook op je telefoon heel goed, bovendien is de functie “Mijn dag” heel fijn. Afijn, hier schreef ik al eens eerder een blogartikel over: Microsoft To-Do.

Joyce Dunnewold leert jou hoe je slimmer en sneller kunt werken door meer handige functies van Microsoft Office te gebruiken. Zo bespaar je zeeën van tijd en krijg je meer overzicht. Kijk voor meer informatie eens op haar website.