Zo start je een online vergadering met Microsoft Teams

De kans is groot dat je op dit moment verplicht thuiswerkt. Hoe zorg je er dan voor dat het werk toch gewoon door kan gaan? Er zijn heel veel oplossingen voor, waarvan Microsoft Teams een hele belangrijke is. In dit artikel leg ik je uit hoe je een online vergadering kunt starten of daaraan kunt deelnemen en welke mogelijkheden je in Teams hebt tijdens de vergadering.

Nieuwe vergadering plannen vanuit Teams

Teams is gekoppeld aan jouw agenda. (Is dat niet het geval, overleg dan even met ICT. Het kan zijn dat deze functie uitgeschakeld is.) Klik je dus links in de balk op Agenda, zie je jouw agenda. Klik vervolgens rechtsboven op Nieuwe vergadering om een vergadering te starten of dubbelklik op de datum/tijd naar keuze.

Nieuwe vergadering plannen vanuit Outlook

Je kunt een nieuwe vergadering ook plannen vanuit Outlook (als dat door je organisatie is toegestaan). Om dit te doen, ga je eerst naar je agenda in Outlook. Daar maak je een nieuwe afspraak/vergaderverzoek zoals je dat gewend bent. Klik vervolgens op Teams-vergadering.

Deelnemen aan vergadering

De geplande vergadering staat in je agenda. Wanneer je deze opent, zie je de tekst “Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering”. Klik je daarop open je de digitale vergadering.

Onder je foto en de knop Nu deelnemen heb je de mogelijkheid om je webcam te starten en het geluid te verzenden (als dat beschikbaar is op je computer/laptop). Je kunt afspreken dat je het geluid uit laat, dat is een stuk rustiger tijdens  de vergadering. Klik op Nu deelnemen om deel te nemen aan de vergadering.

Tip: zit je in een omgeving met een onrustige achtergrond? Klik dan op de drie puntjes en klik op Mijn achtergrond vervagen.

Ook deelnemen zonder Teams

De organisator van de vergadering heeft Microsoft Teams nodig, de deelnemers niet. Dit maakt dat ook mensen buiten je organisatie deel kunnen nemen. Ideaal in deze huidige situatie, zo kun je bijvoorbeeld toch een training door laten gaan, alleen dan online.

Iedereen die Teams heeft gaat bij het aanklikken van de link “Deelnemen aan vergadering” naar Teams (online of de bureaubladversie), heb je geen Teams kom je op een internetpagina. Dan kun je dus ook prima deelnemen. Overigens kunnen alleen deelnemers die Office 365 hebben hun scherm delen.

Meer informatie

In dit artikel heb ik een korte omschrijving gegeven over het vergaderen in Teams. Wil je meer weten of kom je er niet helemaal uit? Lees dan het volledige artikel op mijn website.

Daarnaast heb ik een online leeromgeving gemaakt, waarin video’s staan over onder andere Microsoft Teams. Je kunt nu met veel korting deelnemen. Meer hierover lees je via deze link.