De eigenschappen van een secretaresse: zo maak je het verschil

Als secretaresse doe je veel meer dan alleen afspraken plannen en e-mails verwerken. Je voelt aan wat er nodig is, houdt overzicht tijdens drukte en zorgt dat collega’s zonder gedoe verder kunnen. Vaak merk je het pas aan het eind van de dag: zonder jouw kwaliteiten was er heel wat minder soepel verlopen. In dit artikel zoomen we in op tien eigenschappen die dat mogelijk maken, allemaal herkenbaar en direct toepasbaar in jouw werk.

1. 📅 Organisatietalent: je weet alles te stroomlijnen

Organisatietalent is een van de meest herkenbare eigenschappen van een secretaresse. Jij weet overzicht te bewaren, zelfs wanneer de planning uit de voegen barst. Van het beheren van complexe agenda’s tot het organiseren van bedrijfsbijeenkomsten en het bewaken van deadlines: jouw organisatietalent is wat alles soepel laat verlopen. Bovendien zorgt jouw vooruitziende blik ervoor dat eventuele problemen snel worden opgemerkt en opgelost.

Een realistische werksituatie: het is dinsdagochtend, twee afspraken overlappen elkaar, de telefoon gaat continu en ondertussen vraagt je manager of je ook nog even een document kunt opzoeken. Jij schakelt, herplant, zoekt de informatie op en communiceert de wijzigingen helder naar iedereen.

Waarom dit belangrijk is: omdat jij rust brengt in drukke agenda’s en voorkomt dat kleine knelpunten grote problemen worden.

Zo houd je overzicht in de praktijk:

• Gebruik kleurcodes in je digitale agenda om verschillende soorten afspraken en taken overzichtelijk te houden.
• Plan elke dag een vast moment in voor het controleren en bijwerken van de agenda’s.
• Werk met digitale to-do-lijsten, zoals Microsoft To Do, om je taken te prioriteren.
• Maak mappen in je mailbox en gebruik bijvoorbeeld de functie Snelle stappen om inkomende e-mails direct te sorteren.
• Houd dagelijks een korte overzichtsmeeting met je manager om prioriteiten door te nemen en de dag beter te plannen.

2. 🗣 Communicatievaardigheden: duidelijk en professioneel

Secretaresses communiceren op verschillende niveaus: van direct contact met het management tot externe communicatie met klanten of partners. Een van de onmisbare eigenschappen van een secretaresse is het vermogen om niet alleen duidelijk, maar ook professioneel en vriendelijk te communiceren. Of je nu een e-mail verstuurt, telefonisch contact hebt of face-to-face communiceert, je weet altijd hoe je de juiste boodschap op de juiste manier overbrengt.

Een scenario: een leverancier belt boos omdat hij geen bevestiging heeft ontvangen. Jij blijft rustig, luistert, checkt het systeem, herstelt de fout zonder iemand te beschuldigen en behoudt de relatie. Daarna koppel je intern terug wat er misging zodat het proces verbeterd kan worden.

Zo versterk je je communicatie in de praktijk:

• Beperk e-mails tot maximaal drie korte alinea’s en gebruik duidelijke onderwerpregels.
• Gebruik ‘BCC’ voor communicatie naar meerdere ontvangers om de privacy van de betrokkenen te waarborgen.
• Maak gebruik van korte, samenvattende zinnen en herhaal belangrijke punten bij vergaderingen om misverstanden te voorkomen.
• Leer non-verbale communicatie effectief te gebruiken tijdens persoonlijke gesprekken om duidelijk en professioneel over te komen.
• Neem de tijd om complexe informatie in eenvoudige bewoordingen te vertalen voor collega’s die minder ervaren zijn in een bepaald onderwerp.

3. 🔄 Flexibiliteit: schakelen zonder je hoofd te verliezen

Plannen veranderen voortdurend, en juist daar laat jij zien hoe flexibel je bent. Geen werkdag verloopt precies zoals gepland, en jij kunt snel reageren wanneer afspraken verschuiven, er onverwachte telefoontjes binnenkomen of taken elkaar opeens opvolgen. Flexibiliteit is daarom een belangrijke eigenschap van een secretaresse: het vermogen om kalm te blijven in hectische situaties en meteen te schakelen maakt jou een betrouwbare kracht op kantoor.

Een voorbeeld: vlak voor de lunch blijkt een overleg ineens online te moeten. Jij maakt direct een Teams-link, brengt de deelnemers op de hoogte, past de reservering aan en checkt de techniek. Binnen enkele minuten loopt alles weer volgens plan.

Met deze simpele gewoontes blijft schakelen een stuk makkelijker:

• Maak gebruik van de “2-minutenregel”: als een taak minder dan twee minuten duurt, voer deze direct uit.
• Houd je takenlijst dynamisch, zodat je snel kunt prioriteren als er spoedzaken tussendoor komen.
• Plan wekelijks bufferblokken in je agenda om onverwachte taken op te vangen zonder stress.
• Stel vooraf alternatieve plannen op voor vergaderingen of presentaties, mocht er iets misgaan.
• Oefen regelmatig ’timeboxing’, waarbij je specifieke tijdsblokken reserveert voor bepaalde taken en snel kunt schakelen.

4. 🔐 Discretie: je weet wanneer je stil moet zijn

Discretie is ook een onmisbare eigenschap voor een secretaresse. Je krijgt veel informatie mee die gevoelig kan zijn, en het is belangrijk dat je daar netjes en professioneel mee omgaat. Het gaat niet alleen om zakelijke onderwerpen, maar ook om persoonlijke zaken van collega’s en leidinggevenden. Door zorgvuldig met deze informatie om te gaan, bouw je vertrouwen op en word je een veilige en betrouwbare schakel binnen het team.

Een voorbeeld: tijdens het plannen zie je dat een collega een gesprek heeft aangevraagd met HR. Even later vraagt een andere collega nieuwsgierig wat er speelt. Jij blijft vriendelijk en duidelijk: afspraken zijn vertrouwelijk. Geen details, geen aannames, wél professionaliteit.

Waarom dit belangrijk is: collega’s moeten op je kunnen rekenen dat jij zorgvuldig met vertrouwelijke informatie omgaat.

Zo blijf je professioneel en discreet:

• Versleutel gevoelige informatie die je digitaal opslaat of deelt.
• Bewaar vertrouwelijke documenten in een vergrendelde kast of digitale kluis met beperkte toegang.
• Vermijd het bespreken van gevoelige onderwerpen in publieke ruimtes, zoals de lift of de koffieautomaat.
• Zorg ervoor dat je je computer altijd vergrendelt wanneer je je werkplek verlaat.
• Maak duidelijke afspraken met collega’s over wie toegang heeft tot bepaalde vertrouwelijke informatie.

5. 🚀 Proactiviteit: altijd vooruit denken

Een goede secretaresse wacht niet af, maar neemt zelf het initiatief. Proactief handelen betekent dat je anticipeert op de behoeften van je team of leidinggevende. Door vooruit te denken, ben je in staat om problemen op te lossen voordat ze daadwerkelijk ontstaan. Dit zorgt voor een soepel verlopende werkdag, waarbij jij altijd een stap voor bent op mogelijke knelpunten.

Een voorbeeld: de directievergadering is volgende week, maar de stukken komen weer laat binnen. Jij stuurt tijdig reminders, plant een printmoment in, controleert de techniek en zorgt dat alles klaarstaat. De vergadering begint alsnog gestructureerd en zonder stress.

Zo kun je (nog) proactiever werken:

• Schrijf terugkerende knelpunten even op en bedenk alvast simpele oplossingen voor de volgende keer.
• Plan af en toe een kort overleg om te kijken wat er in het proces beter of makkelijker kan.
• Gebruik een project- of takenlijst om deadlines van collega’s mee in de gaten te houden en tijdig een reminder te sturen.
• Denk vooruit: wat heeft je team nodig voor een overleg, presentatie of drukke dag?
• Zorg dat je een paar standaardoplossingen paraat hebt voor veelvoorkomende last-minute verzoeken.

6. 🎯 Multitasking: meerdere ballen tegelijk

Als secretaresse heb je vaak meerdere projecten en verzoeken tegelijk lopen. Multitasken betekent voor jou niet “alles door elkaar doen”, maar slim schakelen zonder je overzicht te verliezen. Dat helpt je om deadlines te halen en verschillende verantwoordelijkheden naast elkaar te laten draaien, ook wanneer de dag anders loopt dan gepland.

Een typische werksituatie: je bent bezig met een verslag, iemand aan de balie stelt een vraag, de telefoon gaat en er verschijnt een Teams-melding. Jij kijkt snel wat écht belangrijk is, wat even kan wachten en wat je binnen een minuut kunt afhandelen. Zo houd je grip op de situatie, zonder in de chaos mee te gaan.

Waarom dit belangrijk is: jouw keuzes bepalen of de dag rustig en overzichtelijk blijft óf dat alles door elkaar gaat lopen.

Zo houd je meerdere ballen in de lucht:

• Werk in tijdsblokken en groepeer taken, zoals het beantwoorden van e-mails.
• Gebruik een to-do-lijst en update deze gedurende de dag, zodat je overzicht behoudt.
• Stel een wekelijkse prioriteitenlijst op en controleer dagelijks of deze nog actueel is.
• Gebruik meldingen en reminders om ervoor te zorgen dat je belangrijke deadlines niet uit het oog verliest.
• Leer hoe je snel kunt schakelen tussen taken zonder je focus te verliezen door korte, georganiseerde pauzes te nemen.

7. 🔧 Probleemoplossend vermogen: snel schakelen

Problemen komen bijna altijd ongelegen, maar juist dan laat jij zien hoe oplossingsgericht je bent. Of het nu gaat om een technische storing, informatie die ontbreekt of een planning die plots verandert: jij denkt snel mee en weet meteen wat de slimste volgende stap is. Dat maakt jou een rustige en betrouwbare kracht in momenten waarin anderen even moeten schakelen.

Een herkenbare situatie: vlak voor een belangrijke vergadering blijkt de vergaderruimte dubbel geboekt. Jij blijft kalm, regelt in no time een andere ruimte, past de uitnodiging aan, zet water klaar en zorgt dat iedereen op tijd op de juiste plek zit. De vergadering kan gewoon starten, zonder dat iemand merkt hoeveel jij achter de schermen hebt opgelost.

Waarom dit belangrijk is: jij bent degene die zorgt dat dingen blijven lopen, juist wanneer snel handelen nodig is.

Zo bouw je aan je probleemoplossend vermogen:

• Zorg dat je basiskennis hebt van veelvoorkomende IT-problemen om snel op te lossen.
• Maak een checklist met noodprocedures, zoals alternatieve communicatiekanalen.
• Zorg ervoor dat je toegang hebt tot alle belangrijke contactgegevens van leveranciers en serviceproviders voor noodgevallen.
• Bouw een netwerk op binnen het bedrijf om snel hulp te kunnen inroepen bij onvoorziene problemen.
• Oefen regelmatig met stressvolle situaties, zodat je beter voorbereid bent als er echt iets misgaat.

8. 🤝 Klantgerichtheid: een vriendelijke benadering is goud waard

Naast interne communicatie heb je als secretaresse vaak contact met externe klanten, bezoekers en partners. Jouw klantgerichte houding bepaalt voor een groot deel hoe mensen de organisatie ervaren. Door vriendelijk, geduldig en professioneel te blijven, ook als het druk is, voelt iedereen zich welkom en serieus genomen.

Een herkenbaar voorbeeld: een bezoeker komt veel te vroeg binnen, is gehaast en weet niet precies waar hij moet zijn. Jij begroet hem rustig, checkt de afspraak, stelt hem op zijn gemak en brengt hem naar de juiste ruimte. Een kleine moeite voor jou, maar voor de ander het verschil tussen een gestreste of ontspannen binnenkomst.

Waarom dit belangrijk is: jij bent vaak het eerste gezicht dat iemand ziet, en jouw benadering zet meteen de toon.

Zo laat je klantgerichtheid elke dag terugkomen:

• Noem de naam van de klant in je communicatie; dat maakt het meteen persoonlijker.
• Maak voor veelgestelde vragen een paar korte standaardantwoorden, zodat je snel en netjes kunt reageren.
• Noteer na een gesprek even de belangrijkste punten, zodat je bij een volgend contact direct weer weet wie je voor je hebt.
• Houd je contactlijst actueel en vul handige details aan, zoals voorkeuren of kleine bijzonderheden.
• Blijf vriendelijk en geduldig, ook als iemand gespannen is. Actief luisteren en begrip tonen doet vaak al wonderen.

9. 🧘 Stressbestendigheid: kalm blijven onder druk

Stressvolle momenten horen er nu eenmaal bij. Vooral als deadlines dichterbij komen of er onverwachte problemen opduiken, merk je hoe belangrijk het is om rustig en gefocust te blijven. Jij zorgt ervoor dat de boel niet ontspoort, juist doordat je het overzicht houdt en helder communiceert.

Een herkenbaar scenario: vlak voor het weekend vraagt je manager of je “nog even snel” een document kunt afronden dat eigenlijk pas volgende week op de planning stond. Jij checkt wat er haalbaar is, schuift eventueel iets anders door en geeft duidelijk aan wanneer het af kan. Geen stress, geen gedoe, wél duidelijke verwachtingen.

Zo blijf je zelf rustiger op drukke dagen:

• Doe af en toe een korte ademhalingsoefening; een halve minuut kan al helpen.
• Knip grote taken in kleine stappen zodat het behapbaar blijft.
• Neem korte pauzes, vooral als je merkt dat je hoofd vol raakt.
• Gebruik iets wat bij je past, een korte wandeling, een mindfulness-oefening of even een muziekje om de spanning te laten zakken.
• Spreek uit wat realistisch is en geef het tijdig aan als iets niet past in de planning. Zo voorkom je onnodige druk.

10. 💻 Digitale vaardigheden: efficiënt werken met tools

Digitale vaardigheden zijn tegenwoordig onmisbaar voor een secretaresse. Je werkt elke dag met agenda’s, rapporten, online vergaderingen en tools die elkaar in rap tempo opvolgen. Hoe beter jij die systemen beheerst, hoe makkelijker en sneller je werkt. Daarom is het slim om nieuwsgierig te blijven naar nieuwe functies, handige sneltoetsen en tools die je werk kunnen versnellen.

Een herkenbaar scenario: tijdens een Teams-meeting blijkt de audio ineens weg te vallen. Jij blijft rustig, loopt de instellingen na, helpt de spreker opnieuw verbinden en schakelt zo nodig over naar telefoon-audio. Binnen een paar tellen is de audio weer terug. Voor jou misschien een kleine handeling, maar voor de rest een wereld van verschil.

Waarom dit belangrijk is: hoe handiger jij bent met digitale tools, hoe minder tijd en frustratie je verliest, voor jezelf én voor je team.

Zo werk je digitaler (en slimmer):

• Volg af en toe een korte training in Office 365 of Teams, zodat je nieuwe functies meteen kunt gebruiken.
• Automatiseer kleine taken, bijvoorbeeld met regels in Outlook voor binnenkomende e-mails.
• Werk met sjablonen voor documenten die je vaak maakt; dat scheelt enorm veel tijd.
• Leer een paar sneltoetsen voor de programma’s die je dagelijks gebruikt.
• Houd je mappen en bestanden logisch geordend, zodat je altijd in een paar seconden vindt wat je nodig hebt.

Mini-test: herken jij deze eigenschappen bij jezelf?

Welke trainingen versterken mijn eigenschappen als secretaresse?

Trainingen in timemanagement, communicatie en persoonlijke effectiviteit helpen je om slimmer te werken en meer rust te houden in je dag. Ook het ontwikkelen van softskills, zoals assertief communiceren, feedback geven en omgaan met spanning, maakt je werk makkelijker. En omdat steeds meer processen digitaal verlopen, blijven trainingen in tools zoals Excel, Teams of andere Office 365-onderdelen een slimme investering in je dagelijkse werk.

Welke eigenschappen zijn belangrijk in een leidinggevende secretaresserol?

Wanneer je in een coördinerende of leidinggevende rol terechtkomt, veranderen de verwachtingen. Je hebt niet alleen je eigen taken, maar ook een team om te begeleiden. Dan zijn eigenschappen zoals leiderschap, coachen, prioriteiten stellen en empathie extra waardevol. Je bent het aanspreekpunt wanneer er iets speelt en helpt je team om gericht en ontspannen samen te werken, juist in momenten dat het druk of ingewikkeld wordt.