Notulist, pak je rol! Een stappenplan

Als notulist ben je deels afhankelijk van de voorzitter en de vergaderaars. Maar je kan zeker invloed uitoefenen op een vergadering. Notuleer- en taaltrainer Judith Winterkamp geeft tips.

Redactie Management Support

Of het nu uitgebreide notulen zijn of korte actielijsten, het maken ervan blijft een taak en belangrijke vaardigheid van de managementondersteuner. Wil je als notulist een verschil te maken en graag beknopt en goed notuleren, denk dan aan deze stappen.

Stap 1: Werk aan je vaardigheden

Hoe lang is het geleden dat je jezelf op dit gebied hebt ontwikkeld? Zeker als je grote en complexe vergaderingen notuleert, zijn je vaardigheden van groot belang.

Stap 2: Pak je rol, bereid je voor

Overleg met de voorzitter, denk na waar de discussie over zal gaan, wat het doel is van elk agendapunt en hoe je er verslag van moet doen. Maak je notulen alvast zoveel mogelijk op.

Zit de voorzitter niet op een vooroverleg te wachten? Maak het in dat geval niet te groot. Loop langs op een rustig moment en vraag vijf minuten van zijn/haar tijd om alvast naar de vergadering te kijken. Dit is niet alleen enorm belangrijk voor jou als notulist maar ook voor de voorzitter én de gehele vergadering. Je brengt focus aan en daar help je iedereen mee.

Stap 3: Verzamel de juiste hulpmiddelen

Gebruik voor een actie- en besluitenlijst Excel. Daar heb je filtermogelijkheden en je hebt meer overzicht dan in Word. Ook kan je in één Excel-document meerdere vergaderingen registreren zonder dat je het overzicht verliest.

Over hulpmiddelen gesproken: met ChatGPT en deze 7 prompts kun je notulen sneller en makkelijker opstellen. Lees er meer over:

<< Dit zijn 7 ChatGPT promps die notuleren makkelijker maken >>

Heb je je goed voorbereid, dan ben je in staat om tijdens een vergadering te luisteren en kernachtige aantekeningen te maken of kort en bondig de acties en besluiten te noteren. Als het gaat om (te) veel opschrijven: dat is een no go. Echt goed luisteren en schrijven tegelijk gaat niet.

Haar advies als je toch details moet notuleren? Gebruik een recorder en gebruik je opname voor de uitwerking achteraf. Zo is je concentratie tijdens de vergadering maximaal. Doe dit alleen voor de details als het echt nodig is.

Stap 4: Verleid de vergaderaars

Nu ben je klaar voor de laatste stap, de uitvoering. En daarbij heb je de vergaderaars nodig. Die moeten de meerwaarde van een beknopt verslag inzien en ermee uit de voeten kunnen. Laat de vergaderaars zien dat een korter verslag ook voor hen prettig en efficiënt is.

Achterhaal hoe zij de notulen gebruiken. Vraag hiernaar tijdens de vergadering of informeer links en rechts op kantoor. Worden ze gelezen, zo ja, wat leest men dan? Je krijgt je aanknopingspunten in de schoot geworpen om de vergaderaars te verleiden kortere verslagen of actielijsten uit te proberen.

Verwacht je weerstand? Maak dan je gebruikelijke verslag en een beknopte versie. Stuur ze beide op en laat de vergaderaars zelf de verschillen ervaren. En is de voorzitter ook je manager? Dan heb je een krachtig argument om beknopter te gaan notuleren: tijd. Je hebt meer tijd om je op je andere werkzaamheden te richten.

Als het toch uitgebreid moet

Sommige vergaderingen hebben een uitgebreid verslag nodig. Bijvoorbeeld om juridische redenen. Maar een vooroverleg, een gedegen voorbereiding en de juiste hulpmiddelen leveren je ook hier tijdwinst op.

Ga aan de slag in de training van Judith Winterkamp: Notuleren als een pro.