Een beurs of bedrijfsevenement organiseren? Vergeet de merchandise niet
Als support professional komt er bij het organiseren van een beurs of bedrijfsevenement van alles op je af: de locatie, de catering, de uitnodigingen en de planning. Een onderdeel dat makkelijk tot het laatste moment blijft liggen, is de merchandise. Toch zijn juist die bedrukte items vaak wat bezoekers meenemen en onthouden. In dit artikel lees je hoe je merchandise soepel meeneemt in je evenementenchecklist, zodat je niet op het laatst voor verrassingen komt te staan.
Direct antwoord op je vragen
Geen tijd om alles te lezen? Dit overzicht geeft je meteen de kern.
| Vraag | Kort antwoord |
|---|---|
| Waarom merchandise meenemen? | Het is wat bezoekers meenemen en je merk zichtbaar houdt. |
| Wanneer begin je ermee? | Zo vroeg mogelijk, want bedrukken en leveren kost tijd. |
| Wat bepaal je vooraf? | Doel, doelgroep, oplage, ontwerp en budget. |
| Welke items kies je? | Iets nuttigs dat past bij het evenement en je doelgroep. |
| Waar let je op? | Vooral op de levertijd, zodat alles op tijd binnen is. |
Waarom merchandise op je evenementenchecklist hoort
Een evenement draait om de beleving, en merchandise is daar een tastbaar onderdeel van. Een bedrukte tas, fles of pen die bezoekers mee naar huis nemen, houdt de herinnering aan het evenement levend en brengt je organisatie nog lang daarna in beeld. Vergeet je dit onderdeel, dan mis je een eenvoudige manier om indruk te maken.
Bovendien is merchandise praktisch. Denk aan keycords en badgehouders voor de toegang, tassen om materiaal in mee te geven, of give-aways bij de stand. Het is dus niet alleen leuk, maar vaak ook functioneel op de dag zelf.
Welke merchandise past bij welk evenement
Niet elk item past bij elke gelegenheid. Dit overzicht helpt je bij een eerste keuze.
| Type evenement | Passende merchandise |
|---|---|
| Beurs | Keycords, badgehouders, tassen en give-aways bij de stand |
| Bedrijfsfeest of jubileum | Bedrukte kleding, drinkflessen of een blijvend aandenken |
| Congres of seminar | Notitieboekjes, pennen en tassen voor het materiaal |
| Personeelsdag | Kleding of items die het teamgevoel versterken |
| Feestdagen | Relatiegeschenken of kerstartikelen als blijk van waardering |
Wat je vooraf bepaalt
Voordat je iets bestelt, is het slim om een paar zaken helder te hebben. Dat scheelt je later veel heen-en-weer.
- Doel: wil je naamsbekendheid, een praktisch hulpmiddel of een aandenken?
- Doelgroep: wie ontvangt het, en wat zouden zij daadwerkelijk gebruiken?
- Oplage: hoeveel bezoekers of gasten verwacht je, met een kleine marge erbij?
- Ontwerp: welk logo, welke kleuren en welke tekst komen erop?
- Budget: welk bedrag is er beschikbaar, inclusief bedrukking en levering?
Stappenplan: merchandise regelen voor je evenement
Met deze stappen houd je het overzichtelijk, ook als je veel tegelijk regelt.
- Bepaal je uitgangspunten. Leg doel, doelgroep, oplage en budget vast.
- Kies passende items. Selecteer producten die bij het evenement en je doelgroep passen.
- Vraag een voorbeeld aan. Beoordeel een digitaal voorbeeld of sample voordat je akkoord geeft.
- Plaats de bestelling op tijd. Houd rekening met de levertijd en plan ruim voor de datum.
- Controleer de levering. Check de aantallen en de kwaliteit zodra alles binnen is.
Houd rekening met de levertijd
De meest voorkomende valkuil bij merchandise is de timing. Bedrukken kost tijd, en bij maatwerk of grote oplages kan de levertijd flink oplopen. Reken dus altijd terug vanaf de evenementdatum en plan een buffer in voor onverwachte vertraging. Zo voorkom je dat je vlak voor de dag nog moet improviseren.
Een handige vuistregel: zodra de datum en het aantal gasten bekend zijn, kun je de merchandise in gang zetten. Hoe eerder je dit oppakt, hoe meer rust je houdt in de aanloop naar het evenement.
Zelf uitzoeken of laten meedenken?
Je kunt alles zelf uitzoeken, maar bij een druk programma is het prettig als een specialist met je meedenkt over de juiste keuze, het ontwerp en de planning. Dat scheelt je tijd en verkleint de kans op fouten.
Bedrukte merchandise die past bij je evenement, regel je het makkelijkst via een partij die het hele traject verzorgt. Een specialist als Eventgoodz denkt mee over product en ontwerp, levert een digitaal voorbeeld en zorgt dat alles op tijd binnen is, zodat jij je op de rest van de organisatie kunt richten.
Conclusie: zet merchandise vroeg op de lijst
Merchandise lijkt een klein onderdeel van de organisatie, maar het is vaak wat bezoekers meenemen en onthouden. Door het vroeg op je evenementenchecklist te zetten, je uitgangspunten helder te hebben en rekening te houden met de levertijd, regel je het zonder stress. Zet het dus niet onderaan je lijst, maar pak het op zodra de datum bekend is. Dan staat ook dit onderdeel ruim op tijd op groen.
Volg ons