Evenement uitgesteld? Neem je draaiboek onder de loep

Je evenement ineens 3 tot 5 maanden later. Dat had niemand verwacht. Het draaiboek lag al klaar, maar is echt overal aan gedacht? Loop je draaiboek nog een keer door of maak een nieuw draaiboek dat waterdicht is, met de tips uit dit artikel.

Elk evenement is anders en uniek. Toch is voor elk evenement het draaiboek essentieel. Uiteindelijk moeten alle ‘ingrediënten’ waaruit het evenement is opgebouwd logistiek en operationeel naadloos op elkaar aansluiten. Eén overzicht maakt dat voor iedereen die met het evenement meeloopt duidelijk.

Wat is het?

Feitelijk is een draaiboek niets meer of minder dan een chronologische opsomming van alle feiten en afspraken die in het kader van het evenement zijn gemaakt. De moeilijkheid zit er echter in dat álle acties erin moeten staan, hoe klein ook. Want alleen dan kan het optimaal zijn dienst doen en fouten voorkomen. Het draaiboek dient als leidraad en checklist tijdens het evenement. Het is je bijbel voor een feilloos verloop van het evenement.

Draaiboek functies

• Duidelijk voor iedereen
  Een draaiboek geeft voor iedereen duidelijkheid over wat, waar, door wie gedaan wordt.
• Bevestiging
  In het draaiboek bevestig je nog eens de gemaakte afspraken, omdat alle afgesproken zaken (van tijdstippen van aankomst tot inrichtingsaspecten) nog eens in het draaiboek terugkomen bij het tijdstip waar het van toepassing is.
• Overzicht
  Het geeft overzicht voor de eventmanager en floormanager/partymanager.
• Gemakkelijk overdragen
  Indien de eventmanager of floormanager onverhoopt niet bij het evenement kan zijn, is het relatief eenvoudig voor een derde persoon om taken over te nemen. Omdat deze het draaiboek kan volgen.
• Rustpunt
  Het draaiboek is een rustpunt. Als er zich een hectische situatie voordoet, kun je door stress de draad kwijtraken. Aan de hand van het draaiboek pak je deze dan snel weer op.

Opzet draaiboek

Gebruik dit sjabloon voor de opzet van je draaiboek. Gouden tip: houd jezelf als eventmanager zo vrij mogelijk.De eventmanager moet het overzicht houden en diverse diensten aansturen en bijsturen. Alleen door je handen zoveel mogelijk vrij te houden, kun je rondlopen en oog voor detail hebben. Wanneer je wordt opgeslokt door activiteiten (zoals het opvangen van artiesten of sprekers, het bemannen van de registratiebalie), ben je niet aanspreekbaar voor vragen en kun je het geheel niet overzien. De ‘puntjes op de i’ kunnen dan niet worden gezet.

Bespreken en feedback

Gedurende de gehele planning van je evenement ben je ook bezig met je draaiboek. Maak alvast een document en zet hier belangrijke details in. Dit ga je later verfijnen tot de definitieve versie.
Maak circa twee weken voor aanvang van het evenement een conceptdraaiboek. Stuur dit rond aan alle betrokkenen en vraag hen of alles duidelijk en compleet is. Eventuele feedback kun je in het conceptdraaiboek verwerken. Daarna stuur je de definitieve versie rond.

Geef alle betrokkenen een kopie. Bij sommige leveranciers kun je soms volstaan met een beknopte versie of het voor hen relevante deel. De bloemist is bijvoorbeeld niet gebaat bij een volledig programma van het evenement; een overzicht van de opbouwtijden is dan toereikend. De licht- en geluidstechnicus heeft wel inzicht nodig in het totale programma. Geef interne medewerkers, de locatieverschaffer en de floormanager altijd de uitgebreide versie. Zo zijn zij volledig op de hoogte van de taakverdeling en kunnen zij de voortgang mede bewaken en waar nodig een back-upfunctie vervullen.

Spreek het draaiboek steeds door met de betrokkenen en voer waar nodig controles uit. Zo komen zwakke punten tijdig aan het licht, voelt iedereen zich betrokken en kent men de verantwoordelijkheden van de ander.

Onmisbare taken

Het aantal taken waaruit het draaiboek is opgebouwd, is afhankelijk van het soort evenement, de omvang en complexiteit. Bepaalde taken kunnen zonder meer worden uitgevoerd, terwijl andere taken weer afhankelijk zijn van de voltooiing van eerdere taken. Dit zijn de zogeheten kritieke taken.

Voor de meeste onderdelen is het praktisch om in het draaiboek een halfuur voor te lopen op het programma: als het lunchbuffet om 13.00 uur wordt geopend, controleer dan om 12.30 uur de status van voorbereiding van de catering. Staan het serviesgoed, het glaswerk en de drankjes klaar? Branden de kaarsjes? Enzovoort. Als de band om 20.00 uur begint met optreden, neem dan in het draaiboek ook op: ‘19:30 uur band gereed voor optreden’ en om bijvoorbeeld 17:00 uur ‘aankomst band en opbouw, opvang en laatste instructies’. Wanneer er veel moet worden ingericht, is het handig een plattegrond in het draaiboek op te nemen. Zo kan iedereen in één oogopslag zien wat waar moet komen.

Belangrijke telefoonnummers voor in het draaiboek:

• Alle in- en externe organisatoren en contactpersonen
• Leveranciers, entertainment, sprekers
• Locatie(s), met het adres erbij en eventueel de routebeschrijving
• Openbaar vervoer, taxicentrale en eventueel het vliegveld
• EHBO, arts en ziekenhuis
• Politie en brandweer
• Andere dienstverleners die ineens nodig kunnen zijn, zoals een evenementenverhuurbedrijf of een lokale leverancier van audiovisuele apparatuur

Onderlinge communicatie kan op deze manier snel plaatsvinden, zodat je waar nodig kunt bijsturen. Je hebt dan werkelijk alle benodigde informatie om het event in goede banen te leiden in één blauwdruk samengevat.

Auteur: Lenny Klaassen is trainer/adviseur in eventmanagement | www.effectivents.nl | Zij geeft voor Management Support de training Evenementen organiseren.

Meer voor en over evenementen

• Formele uitnodiging voor je evenement opstellen.
• Een Roadmap naar je event: 5 tips. Zodat je de weg niet kwijtraakt.
• Zij organiseerden een baanbrekend evenement: ‘Ik heb zelfs tranen gezien’