Gek van al die mail? Ga e-mailminderen

Iedereen snapt dat e-mail afleidt en je concentratie wegneemt. En toch blijven onze mailboxen vollopen met ‘urgente’ berichten, nieuwsbrieven, LinkedInupdates en kattebelletjes. En blijft de druk om snel te antwoorden hoog, terwijl we steeds minder tijd hebben om op iedere mail die binnenkomt actie te ondernemen. Een jaarlijkse e-mailloze dag is een leuk begin, maar lang niet genoeg.

Psycholoog Roos Woltering beschrijft het als volgt: ‘We zijn verslaafd aan prikkels. We zijn echte urgentiejunkies. Het geeft ons een goed gevoel om bezig te zijn met dingen die urgentie hebben, we voelen ons nodig en belangrijk.

We zijn daarbij gewend geraakt aan het direct reageren op prikkels uit de buitenwereld. Een signaal dat er een mailtje binnenkomt, of alleen al de gedachte of de hoop dat er post is, kan zó overheersend zijn dat je móet kijken.’

Maar tegelijk blijft e-mail wel een handig communicatiemiddel. Er zijn honderden tips te geven over hoe je bewuster e-mailt, hoe je je mailbox slim inricht, hoe je krachtig en to-the-point formuleert. Punt is dat het alleen werkt als iedereen zich eraan houdt. Tijd voor opvoeden dus.

Met de volgende email-minderentips kun jij direct starten:

1. Check je mail nog maar een paar keer per dag.

Voor bijna iedereen is dit haalbaar, ook voor jou.

2. Zet uit die push-notificaties op je telefoon of tablet.

Ze leiden alleen maar af. Je hebt geen herinnering aan binnenkomende mail nodig, als je sowieso tijdelijk geen mail wilt bekijken.

3. Spreek af dat spoedklussen niet via de mail gaan.

Via de telefoon of een persoonlijk bezoekje is vaak handiger voor een spoedklus. Zo wordt de noodzaak om de mailbox met argusogen in de gaten te houden al veel kleiner.

4. Zet je mailprogramma helemaal uit.

Wég afleiding. Of zet notificaties in je mailprogramma uit.

5. Stel een automatische beantwoorder in om collega’s op de hoogte te stellen van je nieuwe beleid.

In Gmail kun je de Vacation Responder gebruiken, deze kun je bijvoorbeeld alleen aan je collega’s zenden (niet aan externen). Houd wel een ‘alarmlijn’ open, voor brandende vragen en bloedspoedklussen.

6. Maak van je inbox geen takenlijst.

Gebruik je mails dus niet om daar steeds klussen uit te vissen. Het kost veel tijd en gaat ten koste van je concentratie.

7. Stuur zelf gewoon minder mails.

Vraag je af of een mail de juiste manier is. Heb je veel info nodig, dan is bellen of langslopen makkelijker en sneller.

8. Reageer gewoon niet op (B)CC’s.

Deze mails bevatten info, maar je hoeft hier geen actie op te nemen.

9. Gebruik heel spaarzaam de ‘reply to all’.

‘Reply to all’ is meestal niet nodig, dus let op wanneer je deze functie gebruikt.

10. Forward geen mails zonder toelichting.

Voeg een regel toe voor uitleg, een vraag of opmerking, anders kun je er donder op zeggen dat er een mailwisseling ontstaat met vragen als ‘wat moet ik hiermee’ of ‘waar gaat dit over?’

11. Stop met discussiëren over de mail!

Doe dat in een persoonlijk overleg of tijdens een vergadering.

12. Stuur geen mails als je boos of overstuur bent.

Emoties hebben veel invloed, vaak ook zonder dat je het door hebt. Geef jezelf een moment om te kalmeren, haal even thee of koffie en probeer het van je af te zetten. Zo sta je sterker in je schoenen voor de volgende klus.

13. Zeg nieuwsbrieven op die je niet leest.

Nieuwsbrieven die niet gelezen worden vullen alleen maar je inbox op. Weg ermee!

14. Beperk het intern versturen van bijlagen, of… stop er helemaal mee.

Stuur een link naar het betreffende bestand op de netwerkschijf of deel alles in de ‘cloud’, online dus. Altijd de meest recente versie bij de hand en geen verstopte inbox meer door gigabytes aan bijlagen.

15. Neem direct een beslissing op de zeldzame momenten dat je wél naar je mail kijkt.

Betekent niet dat je direct een actie gaat uitvoeren (tenzij dat lukt in 2 minuten), maar wel dat je een besluit neemt; bijvoorbeeld ‘later lezen’ (nieuwsbrieven), ‘wacht op’ of ‘actie’ (inplannen in takenlijst) of simpelweg ‘verwijderen’. Laat mail niet (on)gelezen in je inbox staan.

Succes met Email-minderen!

Training om te E-mail minderen:

Bovenstaande tips zijn kort en krachtig. Voor wie alles eruit wil halen wat erin zit en het uitgebreid en met succes managen van de mailbox onder de knie wil krijgen, biedt Management Support de Outlook Expert training en de training Samenwerken in Outlook.