Verminder verstoringen door collega’s. Stel een aanspreekpunt in!
Werk jij op een secretariaat en zit jij met meerdere secretaresses in een kamer? Dan herken jij vast dit probleem. Collega’s komen je kantoor binnen vallen en weten vervolgens niet bij wie ze het met hun vraag beste terecht kunnen, dus stellen ze de vraag aan alle secretaresses in de kamer. Met als gevolg dat iedereen uit de concentratie wordt gehaald en zich bemoeit met het probleem. Of juist diegene die het dichtst bij de deur zit, is het vaakst de klos. Dit soort verstoringen zijn funest voor je productiviteit. Je kan dit oplossen door een aanspreekpunt in te stellen of door een niet-storen-bordje op je bureau te zetten.
Aanspreekpunt
Het aanspreekpunt van de dag is een secretaresse die ‘dienst’ heeft en alle vragen van binnenlopende collega’s moet beantwoorden. Je kunt ook afspreken dat het aanspreekpunt ook de algemene e-mails in behandeling neemt. Laat je collega’s vervolgens weten wie er ‘dienst’ heeft door een aanspreekpunt-bordje te gebruiken. Dit bordje staat elke dag bij een andere secretaresse op het bureau, die in eerste instantie alle vragen gaat beantwoorden. Alleen als het aanspreekpunt het antwoord op een vraag niet weet, mag de vraag aan een andere secretaresse doorgespeeld worden.
Niet-storen-bordje
Een andere oplossing om je collega’s op afstand te houden is om een niet-storen-bordje op je bureau te zetten als je een tijd moet werken aan een lastige klus. Er zijn verschillende typen niet-storen-bordjes, zoals rood-groene lampjes die je aan je computer kan hangen, hangers voor aan de deurknop of bordjes die je op je bureau kunt zetten.
Renée Niessen is productiviteitstrainer bij haar eigen bedrijf RCN Advies en Training en geeft onder andere trainingen Timemanagement en Productief met Outlook. Zij ontwikkelde een set niet-storen-bordjes voor op het bureau en een variatie daarop met een extra bordje aanspreekpunt. Deze bordjes zijn te bestellen via www.nietstorenbordjes.nl.
Een goede oplossing die tegelijk ook klantvriendelijk is. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is!
Ik vind dit juist niet klantvriendelijk. Het moet eerder gezocht worden in het team van secretaresses vind ik. Spreek zelf iets af, zonder bordjes. Afspreken wie die dag/op dat moment reageert. Je laat je dan niet uit je concentratie halen. Het moet soepel lopen zonder dat je klanten (want dat zijn je collega’s feitelijk) hier geen last van hebben.
@Monique; het is inderdaad goed dat je met je collega’s afspreekt wie die dag reageert op vragen. Het is echter wel handig als de collega’s die binnenkomen ook weten wie er beschikbaar is voor vragen, zodat ze de anderen niet hoeven te storen. Bij ons op de afdeling (open office) werken zowel de secretaresses als de staf met een aanspreekpunt en dat vindt iedereen fijn. Het is door gebruik van de bordjes voor iedereen duidelijk bij wie je terecht kan met vragen.