Zo geef je je bedrijf een professionele uitstraling

De uitstraling van een bedrijf bepaald de eerste indruk van een persoon over een organisatie. Professionaliteit zit allereerst in een goed product waar je zelf ook helemaal achter staat. Maar het zit ook in andere details, die je zelf misschien over het hoofd ziet, maar die een klant wel gelijk opmerkt. Denk hierbij aan de juiste aanhef bij het sturen van facturen tot het weggeven van relatiegeschenken met het bedrijfslogo erop.

In dit artikel geven we je een aantal tips die ervoor zorgen dat je bedrijf zo professioneel mogelijk overkomt.

Het gaat om de mensen

Een professionele uitstraling wordt voor een groot deel bepaald door de mensen die bij het bedrijf werken. Zien zij er representatief genoeg uit? En weten zij voldoende over het product en/of de dienst die je aanbiedt? Naast een representatief voorkomen is ook de algemene werkhouding belangrijk. Is het personeel vriendelijk en behulpzaam genoeg, ook al gaat een verzoek misschien net iets buiten het takenpakket om? Weet de accountmanager naast de product eigenschappen ook of de klant speciale hobby’s heeft? En zijn werknemers ook online (Social Media) positief over het bedrijf?

Zorg voor een consistente huisstijl

Een bedrijf komt een stuk professioneler over als deze overal, zowel offline en online, dezelfde huisstijl aanhoudt. Door een vastgesteld kleurenpatroon, lettertype, logo en de stijl van presentaties wordt een consistent beeld gecreëerd. Alle werknemers moeten zich aan de huisstijl houden.

Ook visitekaartjes zijn belangrijk, zelfs nog in deze digitale tijd. Denk ook aan pennen, koffiekopjes en/of notitieblokken met een logo. Tegenwoordig kan drukwerk gepersonaliseerd gemakkelijk online besteld worden, zelfs in kleinere oplages.

Ook bij andere publicaties van het bedrijf wil je professionaliteit uitstralen. Gebruiken jullie PowerPoint? Zorg er dan voor dat iedereen in de organisatie een standaard  template tot zijn of haar beschikking heeft. En ook een consistente e-mailhandtekening straal professionaliteit uit.

Een warm onthaal

Ontvang je klanten op kantoor? Zorg er dan voor dat zij hartelijk ontvangen worden met een kopje koffie of thee. Is de klant wat vroeg en moet hij of zij daarom nog even wachten? Zorg er dan voor dat de wachtruimte/kamer netjes opgeruimd is.

Tip: een bloemstuk in de wachtkamer straalt ook warmte uit.

De juiste gegevens

Communicatie met de klant verloopt ook via verschillende soorten correspondentie. Denk hierbij aan het sturen van facturen. Zorg hierbij dat de facturen voldoen aan de wettelijke vereisten. Zijn er algemene voorwaarden van toepassing? Vermeld dit dan ook op de factuur. En vergeet ook niet om de betaaltermijn te vermelden.

Kijk door de ogen van de klant

Wil je ook zelf ook eens weten wat een klant ervaart als deze in contact komt met jouw bedrijf? Loop dan zelf ook eens door het kantoor en/of de ontvangstruimte heen. Is het netjes genoeg?

Daarnaast is het goed om regelmatig naar de website te kijken. Is die up-to-date, zonder spelfouten en zijn de juiste producten ook echt op voorraad? En liggen er voldoende brochures en/of visitekaartjes klaar (bij de entree) voor een volgende meeting met een klant? Dit alles zorgt voor een professionele uitstraling van het bedrijf.