Alles over notuleren
Notulen van een vergadering, zijn het schriftelijke verslag van alles wat er tijdens een vergadering is gebeurd en gezegd. Notulen worden gebruikt om mensen die niet bij de vergadering aanwezig konden zijn te informeren over wat er is gebeurd, of om bij te houden wat er tijdens de bijeenkomst is besloten. Als ondersteuner heb je daarin een belangrijke bijdrage. Jij maakt immers de notulen. Dat is best een verantwoordelijkheid die op je schouders rust. Ik hoor regelmatig van andere ondersteuners dat ze het spannend vinden en ook moeilijk.
Er wordt namelijk wat af vergaderd in Nederland en ieder overleg wil wel een verslag of actielijst hebben. Dus word jij als ondersteuner er bij geroepen om ‘even een verslagje te maken’.
Welke soorten notulen zijn er?
Zoveel organisaties, zoveel wensen. Het verschilt vaak per afdeling wat voor notulen er gemaakt moeten worden. Want de ene manager wil een schriftelijk verslag, de ander wil alleen een actie- en besluitenlijst. Over het algemeen zijn er drie soorten notulen:
1. Een woordelijk verslag
Hierbij notuleer je als ondersteuner echt alles wat er gezegd wordt door de sprekers. Zo zijn verslagen in de rechtbank of een vergadering in de Tweede Kamer voorbeelden van woordelijke verslagen. Vanwege het vele en snelle schrijfwerk worden woordelijke verslagen meestal gemaakt door stenografen en niet door notulisten.
2. Een samenvattend verslag
Dit is veruit de meest gebruikte vorm binnen organisaties. De notulen geven een samenvatting weer van wat er besproken is tijdens de vergadering. Dit soort notulen zijn met name handig wanneer er veel verschillende topics behandeld worden.
3. Een actie- en besluitenlijst
Een actie- en besluitenlijst is de meest korte vorm van een verslag, je noteert tenslotte alleen maar de acties en genomen besluiten. Het voordeel hiervan is dat de meeste mensen geen tijd en zin hebben om een heel verslag door te nemen. De actielijst daarentegen geeft snel inzicht in wat zij nog moeten oppakken voordat de volgende vergadering start.
Hoe maak je goede notulen?
Wanneer de vergadering voorbij is, wordt het tijd om de notulen te gaan ordenen. Vaak heb je tijdens de vergadering halve zinnen of steekwoorden opgeschreven. Zelf probeer ik de notulen altijd op dezelfde dag of de dag erna uit te werken. Dan zit alles nog vers in mijn geheugen en komen de zinnen razendsnel in me op. Het kan zijn dat er nog topics zijn die je niet helemaal begrijpt en enige uitleg verdienen. Vraag je leidinggevende of een collega die bij de vergadering aanwezig was om je hierbij te helpen. Je kunt als ondersteuner tenslotte niet overal verstand van hebben.
Daarnaast zal ik niet ontkennen dat het soms lastig kan zijn om goede notulen te maken. Soms kun je al geïntimideerd raken door het woord ‘notulen’ an sich.
Wat maken nou goede notulen? Dat zijn notulen die helder weergeven wat er besproken is en waarin voldoende details staan en waarin een korte beschrijving staat van de gedachte achter ieder genomen besluit.
Wat doe je als er een discussie heeft plaatsgevonden?
In dat geval is het aan te raden om de belangrijkste voor en tegen argumenten op te schrijven. Gebruik hierbij absoluut geen namen. Het is sowieso not done om namen in een verslag te noemen.
Notulen delen
Na de vergadering ga je je notulen en actielijst delen met je collega’s. Dit kan op verschillende manieren:
Via de mail
Dit is de old school manier, waarbij je een e-mail naar je team stuurt met de notulen en actielijst als bijlage erbij.
Via de cloud
Hierbij plaats je de documenten in de cloud en deel je met je collega’s de link naar de bestanden.
Via de vergadersoftware
Sommige organisaties werken met specifieke vergadersoftware. Zo werken veel overheden met Ibabs. Het voordeel daarvan is dat het geheel papierloos werkt. Iedere deelnemer heeft per vergadering alle vergaderstukken in Ibabs zitten en heeft via zijn/haar tablet of laptop toegang tot deze stukken. Ook staan de actielijst en besluitenlijst in Ibabs. Alles handig bij elkaar in 1 systeem.
Met dank aan Caroline van Aart
Caroline is eigenaar van en interim-assistant bij Shift Office Support. Ze is een doortastende assistant en tekstschrijver, die altijd in de hoogste versnelling aan de slag gaat. Ze houdt ervan om zaken te signaleren en deze proactief op te pakken. Niet lullen maar poetsen zoals ze in Rotterdam zeggen. Laat dat nou ook net haar lievelingsstad zijn en het plaatje is compleet. Daarnaast is Caroline een enorme regelneef en is niks haar teveel.
Kijk voor meer informatie eens op haar website of mail haar via caro@shiftos.nl. Bellen mag via (06) 13624375.
Wekelijk tips en tricks gratis in je mailbox?
Volg ons