Geconcentreerd werken op een drukke werkdag
Tien minuten. Langer ben je nog niet met dat verslag bezig voordat er een bericht binnenkomt, een collega iets vraagt en je tussendoor ook nog een afspraak moet verzetten. Wanneer je daarna teruggaat naar je document, moet je eerst weer bedenken waar je gebleven was. Op zo’n drukke werkdag wordt je aandacht voortdurend verdeeld. Daardoor blijven taken die echt concentratie vragen soms langer liggen dan nodig. Met een paar praktische aanpassingen vergroot je de kans dat je wél geconcentreerd kunt doorwerken.
1. Kies één concrete taak
‘Vandaag wil ik veel gedaan krijgen’ klinkt als een prima voornemen, maar het helpt niet echt om je aandacht erbij te houden. Je weet namelijk nog steeds niet waar je precies moet beginnen. Kies daarom één duidelijke taak voor je focusmoment.
Maak die taak zo concreet mogelijk. Dus niet: het overleg voorbereiden, de planning bijwerken of het verslag afmaken. Kies liever voor: de agenda voor het overleg opstellen, de wijzigingen van deze week in de planning verwerken of de actiepunten uit het verslag controleren.
Een kleine, duidelijke opdracht werkt vaak prettiger dan een grote taak zonder zichtbaar eindpunt. Je weet wat je gaat doen en merkt sneller dat je vooruitgang boekt. Bovendien is het makkelijker om andere werkzaamheden even te laten wachten wanneer je precies weet wat je wilt afronden.
2. Plan een focusblok dat haalbaar is
Je hoeft niet meteen twee uur vrij te maken. Een blok van 30 of 45 minuten is voor veel taken al genoeg om flink wat werk te verzetten, zeker wanneer je vooraf weet wat je wilt bereiken.
Misschien helpt het om zo’n moment in je agenda te zetten. Daarmee voorkom je dat ieder vrij stukje automatisch wordt gevuld met een overleg, telefoontje of een paar snelle klusjes. Kijk ook eens naar het moment waarop jij meestal het scherpst bent. De één kan zich vroeg in de ochtend goed concentreren, terwijl een ander pas later op gang komt.
Heb je weinig ruimte om zelf je dag in te delen? Ook een halfuur tussen twee afspraken kan bruikbaar zijn. Probeer dan wel te voorkomen dat je het grootste deel daarvan eerst in je mailbox doorbrengt.
3. Spreek af hoe je bereikbaar blijft
Voor veel secretaresses is volledig onbereikbaar zijn geen optie. Een agenda kan plotseling veranderen, een bezoeker meldt zich eerder of een leidinggevende heeft snel informatie nodig. Toch hoeft niet ieder bericht direct tussendoor te komen.
Je kunt collega’s bijvoorbeeld laten weten:
‘Ik werk tot 11.00 uur aan de vergaderstukken. Bij spoed kun je me bellen; andere berichten bekijk ik daarna.’
Zo weten anderen waar ze aan toe zijn en hoef jij niet om de paar minuten Outlook of Teams te controleren. Je kunt je status eventueel tijdelijk op ‘Bezet’ of ‘Niet storen’ zetten. Zorg er wel voor dat de collega’s voor wie je echt bereikbaar moet blijven weten hoe ze je bij iets dringends kunnen bereiken.
4. Maak je werkplek klaar
Je voornemen om je niet te laten afleiden is meestal niet voldoende. Een melding verschijnt precies op het moment dat je een lastige alinea probeert te schrijven. Eén klik later zit je alweer in een andere mail of chat.
Maak het jezelf daarom vooraf wat makkelijker:
- zet pop-ups en geluiden van Outlook en Teams tijdelijk uit;
- leg je telefoon buiten handbereik;
- sluit tabbladen die niets met je taak te maken hebben;
- open alleen de bestanden die je nodig hebt;
- leg je aantekeningen en andere stukken alvast klaar.
Ga je een vergadering voorbereiden? Zorg dan dat je de deelnemerslijst, eerdere notulen, openstaande acties en binnengekomen agendapunten bij de hand hebt. Hoe minder je tussendoor hoeft te zoeken, hoe makkelijker het is om bij je taak te blijven.
5. Maak de eerste stap klein
Soms ligt de afleiding niet aan meldingen of collega’s, maar aan de taak zelf. Je weet dat je eraan moet beginnen, maar het werk voelt groot, ingewikkeld of gewoon niet aantrekkelijk.
Maak de eerste stap dan zo klein mogelijk. Moet je een uitgebreid verslag uitwerken? Begin met de tussenkoppen. Maak je een draaiboek? Zet eerst alleen de tijden en hoofdonderdelen onder elkaar. Controleer je een presentatie? Kijk dan om te beginnen naar de inhoudsopgave en de volgorde van de dia’s.
Je hoeft niet te wachten tot je vanzelf in de juiste stemming komt. Vaak ontstaat de concentratie pas nadat je een paar minuten bezig bent. Zodra het begin er staat, wordt het meestal makkelijker om verder te gaan.
6. Parkeer wat tussendoor opkomt
Juist wanneer je je probeert te concentreren, schieten er vaak andere klusjes door je hoofd. Je bedenkt dat je een collega nog moet terugmailen, een ruimte moet reserveren of de lunch nog moet bestellen. Je hoeft die gedachten niet te negeren, maar je hoeft er ook niet meteen iets mee te doen.
Leg een notitieblok naast je of houd een leeg document open waarin je zulke punten kort opschrijft. Daarna ga je weer verder met je oorspronkelijke taak. Zo hoef je niets te onthouden en voorkom je dat één losse gedachte verandert in tien minuten mailen, zoeken en regelen.
Word je toch onderbroken? Noteer dan vlak voor je stopt waar je gebleven bent, bijvoorbeeld: ‘Verder bij de actiepunten vanaf punt 6.’ Je kunt ook de cursor laten staan op de plek waar je bezig was. Daarmee pak je na de onderbreking sneller de draad weer op.
Probeer het eens uit
Wil je ontdekken wat voor jou werkt? Test dan tijdens een gewone werkdag één focusblok:
- Kies één concrete taak.
- Reserveer 30 tot 45 minuten.
- Leg vooraf alles klaar.
- Zet storende meldingen tijdelijk uit.
- Spreek af hoe je bij spoed bereikbaar bent.
- Kijk na afloop hoeveel je hebt kunnen doen.
Misschien merk je dat een halfuur precies goed is. Het kan ook zijn dat je wat langer nodig hebt om op gang te komen. Experimenteer met het tijdstip, de duur en de plek waar je werkt.
Eén taak even voorrang geven
Een werkdag zonder vragen, wijzigingen en onverwachte verzoeken bestaat waarschijnlijk niet. Dat hoeft ook niet. Juist het schakelen en organiseren hoort bij het werk van een secretaresse. Toch mag één taak soms best even voorrang krijgen. Door daar bewust een kort moment voor vrij te maken, kom je verder zonder dat je de rest van de dag onbereikbaar hoeft te zijn.
Volg ons