Heb jij last van een tijdslek? Pak ‘m met Toggl aan!

Je weet niet eens echt waar al jouw uren in gaan zitten, maar je weet wel dat je het ALTIJD (misschien wel een beetje te) druk hebt. Oftewel… Je hebt last van een tijdslek. Want je doet van alles: je beheert e-mails, je ontvangt bezoek, je beantwoordt e-mails, verwerkt de post, werkt verslagen uit, verstuurt brieven, notuleert bij vergaderingen… En dat is nog maar het begin. Geen wonder ook, dat je tijd te kort komt. Maar wist je dat er een manier is om dat tijdslek te plakken?

Stap 1: Kom erachter waar jouw tijdslek precies zit.

Weten waar jouw “tijdslek” zit is namelijk de eerste en belangrijkste stap naar efficiënter én productiever werken. Weet je precies waar je veel tijd aan kwijt bent? Dan neem je die taak onder de loep en kijk je of dit sneller of anders kan. Hoe dan, denk je? Nou, bijvoorbeeld door bepaalde handelingen te automatiseren (bijvoorbeeld gebruik maken van automated e-mails), uit te besteden (eventueel aan een webassistant) of door een handige app/plugin te gebruiken om die taak sneller gedaan te krijgen.

Hoe je uitvindt waar jouw tijdslek vindt? Maak in vervolg gebruik van dit programma om je uren bij te houden: Toggl.

PS. Het is nog gratis ook…

Hoe werkt het?

Om te beginnen maak je een (gratis) account aan. Heb je dit gedaan? Dan begint het inrichten. Maak verschillende projecten/taken aan, die je allemaal een ander kleurtje geeft om het overzicht te bewaren. Je kunt je werkzaamheden bijvoorbeeld categoriseren in Mails beantwoorden / Assisteren bij vergaderingen / Nieuwsbrief maken / Post verwerken / Evenement organiseren / Mailings versturen en ga zo maar door.

Binnen deze categorieën kan je duidelijker omschrijven wat je dan precies hebt gedaan, op welke dag dit was (je kunt ook taken in het verleden of in de toekomst registreren) en hoelang je ermee bezig was. Het is natuurlijk eventjes uitvogelen wat jij het prettigst vindt werken – wees dan ook niet bang om hierbij de mist in te gaan. Geen man over boord, je komt er vanzelf achter wat jij fijn vindt werken.

Werk je samen met secretaresses van andere afdelingen? Dan kun je ze ook uitnodigen om deel te nemen! Zo heb je meteen alles duidelijk in 1 overzicht.

Aan de slag!

En nu, start tracking! Houd om te beginnen een week bij wát je precies doet en hoelang je daar dan mee bezig bent. Aan het einde van de week kan je naar “Report” gaan in het Canva-menu aan de linkerkant, en daar zie je precies jouw werkzaamheden van de afgelopen week, en waar je het meeste tijd aan kwijt was. Handig! Deze rapporten kun je ook makkelijk exporteren.

De voordelen

• Je krijgt direct een duidelijk inzicht in jouw werkzaamheden en waar je het meeste tijd aan kwijt bent
• Je wordt bewuster van wat je met je werktijd doet – je voert namelijk alles handmatig in
• Er zit een Pomodoro-timer in deze tool (oftewel: iedere 25 minuten gaat er een alarm af, dan neem je 5 minuten pauze en dan werk je weer 25 minuten – helpt je te focussen!) waardoor je precies kunt instellen wanneer je een pauze moet nemen, zorgt weer voor meer productiviteit
• Je kunt de uren bijhouden op je werkcomputer, maar ook onderweg op je smartphone
• De rapporten die je gratis downloadt zijn erg gedetailleerd en overzichtelijk – ze werken bijvoorbeeld met handige diagrammen en grafieken
• De tool zelf is erg gebruiksvriendelijk en werkt intuïtief
• Het is gratis!

De nadelen

Je moet echt even wennen aan het bijhouden van je uren – oftewel het indrukken van de rode knop. In het begin zal je het weleens vergeten, maar gelukkig kan je deze achteraf alsnog invoeren.

Het is even puzzelen om jouw werkzaamheden zo te categoriseren dat jij er makkelijk mee kan werken.

En, ga jij je uren bijhouden in vervolg? Bekijk hieronder de tutorial.

Geschreven door: Manuela van Prooijen