AED op kantoor: zo zorg je dat iedereen weet wat te doen

Een AED ophangen is niet genoeg. Het apparaat moet ook vindbaar, bereikbaar en gebruiksklaar zijn.

Bij een hartstilstand telt iedere minuut. Er moet direct 112 worden gebeld, iemand moet beginnen met reanimeren en een AED moet zo snel mogelijk worden aangesloten. Juist daarom is het belangrijk om niet pas tijdens een noodsituatie te ontdekken dat niemand precies weet waar het apparaat hangt.

Als secretaresse of support professional hoef je niet verantwoordelijk te zijn voor de medische hulpverlening. Je kunt er wél aan bijdragen dat afspraken duidelijk zijn, informatie vindbaar is en controles niet worden vergeten. Dat past bij wat je waarschijnlijk toch al doet: processen bewaken, collega’s informeren en zorgen dat praktische zaken goed geregeld zijn.

Is een AED op kantoor verplicht?

Een werkgever is niet wettelijk verplicht om een AED op kantoor te hebben. Een AED kan wel bijdragen aan een veiligere werkomgeving. De organisatie moet bovendien zorgen voor goede bedrijfshulpverlening en voorbereid zijn op noodsituaties.

Is er geen AED in het eigen gebouw? Controleer dan of er een beschikbaar is in de directe omgeving. Kijk daarbij niet alleen naar de afstand, maar ook naar de bereikbaarheid. Een apparaat in een naastgelegen gebouw waar je buiten kantooruren niet binnenkomt, is niet altijd een bruikbare oplossing.

Doe eerst een korte controle

Je hoeft niet meteen een uitgebreid veiligheidsproject op te starten. Met een rondje door het gebouw en een paar gerichte vragen krijg je al snel een goed beeld van de situatie.

1. Zoek uit waar de AED hangt

Controleer of er een AED in het gebouw aanwezig is en noteer de exacte locatie. Kijk daarna met de ogen van een bezoeker naar de route.

Is het apparaat eenvoudig te vinden? Zijn er duidelijke bordjes? Moet iemand door een afgesloten deur of is een toegangspas nodig? En weten medewerkers op andere verdiepingen ook waar de AED hangt?

De locatie kan bekend zijn bij de BHV’ers, maar dat betekent niet automatisch dat andere collega’s hem snel kunnen vinden. Tijdens een noodsituatie moet iemand de AED kunnen halen zonder eerst een plattegrond, intranetpagina of sleutelbeheerder te zoeken.

2. Controleer wat er in de noodprocedure staat

Bekijk het BHV-plan, bedrijfsnoodplan of de interne noodinstructies. Staat daarin wat medewerkers moeten doen bij een mogelijke hartstilstand?

De belangrijkste stappen moeten helder zijn:

1. Controleer of de persoon reageert en normaal ademt.
2. Bel direct 112 of laat iemand anders bellen.
3. Start met reanimeren.
4. Laat iemand de AED halen.
5. Volg de aanwijzingen van de meldkamer en de AED.

Bij twijfel moet altijd 112 worden gebeld. De meldkamer begeleidt de aanwezigen vervolgens bij de stappen die nodig zijn. De Hartstichting adviseert om direct te starten met reanimeren en zo snel mogelijk een AED aan te sluiten.

3. Vraag wie het beheer uitvoert

Een AED moet worden gecontroleerd en onderhouden. Vraag daarom wie binnen de organisatie verantwoordelijk is voor:

• de periodieke controle;
• het vervangen van batterijen en elektroden;
• het bijhouden van houdbaarheidsdata;
• het herstellen van de AED na gebruik;
• het aanpassen van interne informatie als de AED wordt verplaatst.

Leg ook een vervanger vast. Wanneer het beheer volledig bij één persoon ligt, kan een controle gemakkelijk blijven liggen tijdens vakantie, ziekte of een functiewisseling.

Iedereen mag een AED gebruiken

Sommige medewerkers denken dat alleen een BHV’er of iemand met een reanimatiecertificaat een AED mag bedienen. Dat klopt niet. In principe mag iedereen een AED gebruiken. Het apparaat geeft gesproken en vaak ook visuele instructies.

Een AED analyseert zelf het hartritme. Alleen wanneer het apparaat vaststelt dat een schok nodig is, kan die schok worden toegediend. Je kunt dus niet zomaar per ongeluk een schok geven wanneer dat niet nodig is.

Een reanimatie- of BHV-training blijft natuurlijk belangrijk. Door te oefenen weten medewerkers beter wat zij moeten doen en verliezen zij minder tijd. Zorg daarom dat er voldoende collega’s zijn die regelmatig oefenen met reanimeren en het aansluiten van een AED.

Oefen een situatie die echt kan voorkomen

Een grote oefening organiseren is niet altijd nodig. Een kort scenario tijdens een BHV-overleg of teamoverleg kan al duidelijk maken waar de knelpunten zitten.

Een bezoeker zakt om 08.45 uur in elkaar bij de receptie. Er is op dat moment één receptionist aanwezig en de meeste BHV’ers beginnen pas om 09.00 uur. Wie belt 112? Wie start met reanimeren? Wie haalt de AED en wie vangt de hulpdiensten op?

Je kunt ook een scenario kiezen op een hogere verdieping, in een vergaderruimte of op een afgelegen deel van het kantoor. Loop de route naar de AED eens daadwerkelijk. Zo ontdek je misschien dat een deur ’s ochtends nog gesloten is, dat de bewegwijzering ontbreekt of dat niemand weet hoe de AED-kast opengaat.

Bespreek na afloop kort wat beter kan. Houd het praktisch: één extra bordje, een aangepaste noodinstructie of een duidelijkere taakverdeling kan al veel oplossen.

Neem de AED mee in de onboarding

Nieuwe medewerkers krijgen vaak uitleg over toegangspassen, parkeerplaatsen, de koffieautomaat en de vluchtwegen. De locatie van de AED wordt daarbij nog weleens vergeten.

Voeg deze informatie daarom toe aan het welkomstrondje:

• Waar hangt de AED?
• Hoe herken je de BHV’ers?
• Welk intern alarmnummer wordt gebruikt?
• Waar komen hulpdiensten het gebouw binnen?
• Waar staat de korte noodinstructie?

Eén minuut uitleg is voldoende. Het doel is niet dat nieuwe collega’s alle noodprocedures direct uit hun hoofd kennen, maar dat zij weten waar ze moeten kijken en welke eerste stap nodig is.

Een AED aanschaffen: kijk verder dan het apparaat

Moet jouw organisatie nog een AED aanschaffen? Begin dan niet direct met het vergelijken van allerlei technische specificaties. Breng eerst de werksituatie in kaart.

Let onder andere op:

• de grootte en indeling van het gebouw;
• het aantal verdiepingen;
• de aanwezigheid van meerdere huurders;
• de openingstijden;
• de temperatuur en luchtvochtigheid op de gekozen locatie;
• de bereikbaarheid voor medewerkers en bezoekers;
• de gewenste taal of talen van de gesproken instructies;
• onderhoud, garantie en vervanging van onderdelen.

Bepaal ook vooraf wie de eigenaar en beheerder van de AED wordt. In een bedrijfsverzamelgebouw is dat niet altijd vanzelfsprekend. Maak daarom afspraken met de verhuurder, receptie, beveiliging en andere organisaties in het pand.

Wil je eerst bekijken welke mogelijkheden er zijn? Dan kun je je online oriënteren op AED kopen en verschillende apparaten, kasten en servicecontracten met elkaar vergelijken.

Kijk daarbij niet alleen naar de aanschafprijs. De kosten voor elektroden, batterijen, onderhoud en het opnieuw gebruiksklaar maken na een inzet horen ook bij de keuze.

Maak het onderhoud eenvoudig

De elektroden van een AED hebben een houdbaarheidsdatum en de batterij moet na verloop van tijd worden vervangen. De precieze onderhoudsfrequentie verschilt per apparaat. Raadpleeg daarom altijd de instructies van de fabrikant en de afspraken uit een eventueel onderhoudscontract.

Maak van de controle een eenvoudige routine. Zet bijvoorbeeld iedere eerste maandag van de maand een terugkerende taak in de agenda. Noteer na de controle:

• de datum;
• de naam van de controleur;
• de statusindicator van de AED;
• de verloopdatum van elektroden en batterij;
• eventuele beschadigingen aan de kast;
• de actie die nog moet worden uitgevoerd.

Een kort digitaal logboek is meestal voldoende. Het gaat er vooral om dat controles aantoonbaar en consequent worden uitgevoerd.

Denk ook aan registratie bij HartslagNu

Is de AED beschikbaar voor mensen buiten de eigen organisatie? Bekijk dan of het apparaat kan worden aangemeld bij HartslagNu. Via dit landelijke oproepsysteem kunnen burgerhulpverleners bij een melding naar een beschikbare AED in de buurt worden gestuurd.

Controleer bij een aangemelde AED regelmatig of de locatie, toegangsinformatie en beschikbare tijden nog kloppen. Alleen een AED ophangen is niet voldoende; het apparaat moet ook bereikbaar, inzetbaar en goed beheerd zijn.

Informeer collega’s zonder er een zwaar verhaal van te maken

Veiligheidsinformatie wordt beter onthouden wanneer deze kort, duidelijk en regelmatig wordt herhaald. Een lange e-mail met alle procedures verdwijnt al snel in een volle mailbox.

Kies liever voor kleine contactmomenten:

• wijs tijdens een rondleiding de AED aan;
• plaats duidelijke bewegwijzering;
• herhaal de locatie na een BHV-oefening;
• deel een korte noodinstructie via Teams of intranet;
• bespreek één praktijksituatie tijdens een werkoverleg.

Gebruik daarbij eenvoudige taal. Vertel niet alleen waar de AED hangt, maar ook wat iemand eerst moet doen: bel 112, start met reanimeren en laat de AED halen.

Checklist voor een AED op kantoor

• Is er een AED in het gebouw of in de directe omgeving?
• Is de exacte locatie bij medewerkers bekend?
• Is het apparaat snel bereikbaar?
• Zijn deuren, pasjes of sleutels geen onnodige hindernis?
• Is de route duidelijk aangegeven?
• Staat de AED in het BHV-plan of de noodprocedure?
• Is er een vaste beheerder én een vervanger?
• Worden batterij en elektroden op tijd vervangen?
• Is er een eenvoudig controlelogboek?
• Weten nieuwe medewerkers waar de AED hangt?
• Wordt er af en toe geoefend met een realistisch scenario?
• Kloppen de gegevens bij HartslagNu, wanneer de AED daar is aangemeld?

Je hoeft deze punten niet allemaal zelf uit te voeren. Door de juiste vragen te stellen, afspraken vast te leggen en een controle op tijd in te plannen, voorkom je wel dat een AED alleen voor de vorm aan de muur hangt. Pas wanneer mensen weten waar hij is en wat zij moeten doen, is je kantoor echt beter voorbereid.