Hier moet je op letten bij het bestellen van relatiegeschenken

Relatiegeschenken bestellen is voor veel secretaresses een terugkerende taak. Van een kleine giveaway voor een evenement tot een luxe cadeau voor een belangrijke klant of zakenrelatie: vaak ben jij degene die ervoor zorgt dat alles perfect geregeld wordt. En dat is soms best een uitdaging. Want hoe kies je een relatiegeschenk dat professioneel overkomt, binnen het budget past én ook echt gewaardeerd wordt?

Het aanbod is tegenwoordig enorm. Denk aan praktische gadgets, duurzame producten, luxe cadeaupakketten of juist iets persoonlijks. Vaak heeft het management bepaalde voorkeuren of zijn er vaste richtlijnen vanuit de organisatie. Dat helpt natuurlijk bij het maken van een keuze, maar alsnog moet je vaak rekening houden met meerdere zaken tegelijk. Bijvoorbeeld het beschikbare budget, de aantallen, de levertijd en de gelegenheid waarvoor het relatiegeschenk bedoeld is.

Giveaways

Giveaways zijn ideaal om mee te geven aan klanten, bezoekers of gasten tijdens een evenement. Veel secretaresses regelen deze attenties bijvoorbeeld voor een beurs, congres, open dag of sponsoractiviteit. Het doel? Op een laagdrempelige manier zichtbaar blijven én zorgen dat bezoekers iets tastbaars meenemen van het bedrijf.

Klassiekers zoals pennen doen het daarbij nog altijd verrassend goed. Ze zijn praktisch, betaalbaar en makkelijk in grotere aantallen te bestellen. Maar er zijn tegenwoordig natuurlijk veel meer mogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan sleutelhangers, mini-zaklampjes met een usb-oplaadbare batterij, linnen draagtassen of handige flessenopeners. Vooral producten die mensen echt gebruiken, blijven vaak langer in beeld.

Wordt het relatiegeschenk ingezet tijdens een evenement waar ook kinderen aanwezig zijn? Dan kun je weer een heel andere richting op denken. Ballonnen, petjes of sleutelkoorden zijn vaak populair en relatief voordelig. Speelgoed kan natuurlijk ook, maar daarbij moet je iets beter nadenken over de doelgroep. Een teddybeer met een T-shirt en bedrijfslogo doet het bijvoorbeeld goed bij jonge kinderen, terwijl oudere kinderen vaak andere interesses hebben. Leeftijd en praktische bruikbaarheid spelen dus ook bij giveaways een belangrijke rol.

Waardevolle cadeaus

Soms is een standaard balpen niet passend genoeg. Denk bijvoorbeeld aan een trouwe klant, een belangrijke zakenrelatie of iemand met wie al jarenlang prettig wordt samengewerkt. In dat soort situaties kiezen secretaresses vaak voor een relatiegeschenk met een wat hogere waarde. Een digitaal fotolijstje of een luxe werktas met praktische opbergvakken voor een laptop, pennen, visitekaartjes en documenten zijn daar goede voorbeelden van. Vooral cadeaus die stijlvol én bruikbaar zijn, worden vaak gewaardeerd.

Toch is het slim om voorzichtig te zijn met relatiegeschenken met logo op duurdere relatiegeschenken. Een grote bedrukking op een luxe tas zorgt er bijvoorbeeld regelmatig voor dat iemand het cadeau minder snel gebruikt. Veel bedrijven kiezen daarom voor een subtiel logo of laten dit aan de binnenzijde verwerken. Dat oogt net wat professioneler en persoonlijker.

Daarnaast maakt ook de manier waarop je het cadeau aanbiedt veel verschil. Een luxe relatiegeschenk komt vaak sterker over wanneer je er een persoonlijke kaart of brief namens het bedrijf aan toevoegt. Daarmee laat je niet alleen waardering zien, maar benadruk je ook de samenwerking en de relatie die in de afgelopen periode is opgebouwd.

Beoordelen van de drukproef

Bestel je online relatiegeschenken met een bedrijfslogo of bedrijfsnaam? Dan ontvang je bijna altijd eerst een drukproef per e-mail. Dit is een belangrijk controlemoment, want juist hier voorkom je fouten die later veel tijd, geld en frustratie kunnen kosten. Soms kun je ook eerst een neutrale sample van het product laten opsturen. Dat is handig als je wilt beoordelen of de kwaliteit, kleur of afwerking aansluit bij wat je in gedachten hebt. Zeker bij grotere bestellingen kan dat veel twijfels wegnemen.

Krijg je de drukproef binnen? Neem dan echt even de tijd om alles goed te controleren. Kijk bijvoorbeeld naar:

• Is het logo scherp genoeg?
• Staat de bedrukking op de juiste plek?
• Kloppen de kleuren met de huisstijl?
• Zijn namen, slogans en teksten foutloos geschreven?

Vooral dat laatste wordt nog weleens onderschat. Stel dat je tassen laat bedrukken voor het 25-jarig jubileum van het bedrijf en er staat een spelfout in de slogan. Dan is dat niet iets wat je later nog eenvoudig oplost, zeker niet als er al honderden exemplaren geproduceerd zijn.

Daarom geldt eigenlijk altijd: check en dubbelcheck. Laat desnoods nog een collega meekijken, ook als je zelf denkt dat alles klopt. Een frisse blik haalt fouten er vaak alsnog uit. En eerlijk is eerlijk: liever één extra controle vooraf dan later met 500 verkeerd bedrukte tassen zitten.