Zo kies je relatiegeschenken die niet in de prullenbak belanden

Elk jaar bestellen duizenden organisaties relatiegeschenken voor klanten, relaties en medewerkers. Vaak ligt die taak bij de secretaresse of office manager. Jij vergelijkt leveranciers, bewaakt het budget en zorgt dat alles netjes op tijd geregeld is. Toch verdwijnt een verrassend groot deel van die geschenken binnen een week na ontvangst in de prullenbak.

Volgens cijfers van de Promotional Products Association International worden promotionele producten gemiddeld enkele maanden bewaard, maar dat verschilt enorm per producttype. Goedkope sleutelhangers en pennen van lage kwaliteit scoren het slechtst. Bruikbare producten zoals drinkflessen en notitieboekjes blijven juist veel langer op het bureau van de ontvanger liggen.

De verschuiving richting duurzamere opties is dan ook niet verrassend. Steeds meer organisaties zoeken naar relatiegeschenken die niet alleen nuttig zijn, maar ook iets uitstralen over maatschappelijk verantwoord ondernemen en milieubewustzijn. Een specialist als Greengiving richt zich daar volledig op: van herbruikbare drinkflessen tot notitieboekjes van gerecycled materiaal.

Wat maakt een relatiegeschenk bruikbaar?

Het verschil tussen een relatiegeschenk dat maandenlang gebruikt wordt en een cadeau dat direct wordt weggelegd, zit vaak in drie dingen:

• Functionaliteit
• Kwaliteit
• Relevantie

Een katoenen tas die stevig genoeg is voor boodschappen of dagelijks gebruik wordt bijvoorbeeld veel vaker meegenomen dan een plastic gadget zonder duidelijke functie. Toch wordt er in de praktijk nog regelmatig vooral gekeken naar de prijs per stuk.

Ook relevantie is een belangrijk, maar vaak onderschat selectiecriterium. Een accountantskantoor dat zaadzakjes cadeau doet aan klanten klinkt misschien onverwacht, maar juist dat verrassingseffect maakt het vaak memorabel. Het relatiegeschenk hoeft niet letterlijk bij de branche te passen, zolang het maar aansluit bij de waarden en uitstraling van de organisatie.

Duurzaamheid als vast onderdeel van het bestelproces

Voor secretaresses die regelmatig relatiegeschenken inkopen, kan het slim zijn om duurzaamheid standaard mee te nemen in het selectieproces. Dat begint vaak al bij het stellen van de juiste vragen aan leveranciers:

• Waar is het product gemaakt?
• Van welk materiaal is het gemaakt?
• Is het product recyclebaar of herbruikbaar?
• Welke druktechnieken worden gebruikt?

Greengiving gebruikt duurzaamheid als uitgangspunt voor het assortiment, maar ook bij andere leveranciers kun je hier gericht naar informeren. Een handige werkwijze is om zelf een klein beoordelingsformulier te maken met een paar vaste criteria. Denk bijvoorbeeld aan:

• Gerecycled of biologisch materiaal
• Productielocatie (Europa of overzeese productie)
• Duurzame bedrukking zonder schadelijke inkten
• Verwachte levensduur van het product

Zo maak je keuzes niet alleen overzichtelijker voor jezelf, maar kun je deze ook makkelijker onderbouwen richting management of opdrachtgever.

Budget bewaken zonder in te leveren op kwaliteit

De gedachte dat duurzame relatiegeschenken automatisch veel duurder zijn, klopt lang niet altijd. Een set bamboe pennen kost bij veel leveranciers tussen de €1,50 en €3 per stuk en zit daarmee vaak in dezelfde prijsklasse als reguliere alternatieven. Natuurlijk zijn er ook luxere keuzes, zoals een Dopper of Tony’s Chocolonely als relatiegeschenk. Maar dat zijn bewuste keuzes binnen een hoger segment. Stem het budget daarom vooral af op het doel van het geschenk. Voor een evenement met honderden bezoekers werken kleinere producten zoals groeipapier of zaadzakjes vaak prima, soms al vanaf €0,50 per stuk. Voor een eindejaarsgeschenk voor een kleine groep belangrijke klanten is er juist ruimte voor iets persoonlijkers of duurzamers. Door die afweging vooraf te maken voorkom je dat een groot deel van het budget opgaat aan grote aantallen producten die uiteindelijk weinig impact maken.

Levertijden en personalisatie: begin op tijd

Een veelgemaakte fout is te laat starten met bestellen, zeker wanneer relatiegeschenken bedrukt moeten worden. Veel leveranciers van duurzame relatiegeschenken rekenen gemiddeld 10 tot 15 werkdagen voor productie en levering. In drukke periodes zoals november en december loopt dat vaak verder op. Bij Greengiving ontvangen klanten vooraf een gratis digitaal voorbeeld van het bedrukte product. Dat helpt om sneller akkoord te geven én voorkomt verrassingen achteraf.

Controleer een drukproef altijd zorgvuldig op:

• Spelling
• Kleuren van het logo
• Plaatsing van de bedrukking
• Jubileumteksten of slogans

Laat bij twijfel gerust nog een collega meekijken. Een fout op een scherm lijkt soms klein, maar valt direct op wanneer er honderden producten gedrukt zijn.

Plan relatiegeschenken voor het einde van het jaar daarom het liefst al in oktober in. Voor zomergeschenken is mei vaak een slim moment om te starten.

Duurzame keuzes worden steeds normaler

Organisaties zoals het Anne Frank Huis en Swapfiets nemen duurzaamheid inmiddels mee in hun bredere inkoopbeleid. Die ontwikkeling zie je steeds vaker terug in allerlei sectoren, van onderwijs tot zakelijke dienstverlening.

Voor secretaresses die relatiegeschenken regelen, wordt duurzaamheid daardoor steeds vaker een vast onderdeel van de leveranciersselectie. En uiteindelijk draait het daarbij niet alleen om een leuk cadeau, maar vooral om de vraag: blijft iemand het ook écht gebruiken?